Faktura wydrukowana z systemu - czy stanowi dowód księgowy

Pytanie: Rozliczany przeze mnie podatnik, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, doładowuje telefon firmowy w banku, w którym ma rachunek firmowy. Bank umożliwia dokonanie wydruku faktury z systemu. Faktura posiada następujące dane: nr kolejny faktury, datę wystawienia i sprzedaży, nazwę sprzedawcy, nazwę odbiorcy, opis usługi, kwotę netto, podatek VAT i kwotę brutto. Czy taka faktura może być uznana z poprawny dokument księgowy? Zaznaczam, że z takiej formy doładowania telefonu firma korzysta regularnie. Jest to bowiem wygodna i szybka forma doładowania telefonu firmowego z firmowego konta.
Odpowiedź: Faktura wydrukowana z systemu może być uznana za dowód księgowy.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

(art. 21 ust. 1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor).

Analizując treść Pani pytania można stwierdzić, że faktura wydrukowana z systemu spełnia wymagania uor.

Warto jednak zwrócić uwagę na wymagania dotyczące dokumentów księgowych, które spełniają warunki faktur VAT, a w szczególnie możliwości odliczenia VAT naliczonego. W związku z tym proponuję zapoznanie się z następującymi aktami prawnymi:

1. rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119 ze zm.).

2. rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Podstawa prawna: - art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Odpowiedź udzielona: 3 marca 2010 r.

Czytaj więcej w PortalFK.pl