Kto odbiera pisma, gdy podatnik jest na wakacjach?

Zdarza się, że osoby, wobec których toczy się postępowanie podatkowe w urzędzie skarbowym, nie zamierzają rezygnować z wakacyjnych wyjazdów. Problem w tym, że podczas gdy podatnik wypoczywa, urzędnicy mogą wysyłać mu wezwania, postanowienia, decyzje Pisma nie muszą w ogóle do niego dotrzeć, a i tak zostaną uznane za doręczone. Co zrobić, aby myśli o urzędowej korespondencji nie popsuły urlopu?
Osobisty odbiór przesyłki

Kontakt podatnika z urzędem skarbowym prowadzącym postępowanie podatkowe w znacznej mierze opiera się na wymianie korespondencji. Pisma urzędowe, takie jak: zawiadomienia, postanowienia, decyzje, na ogół przynosi listonosz. Zdarza się jednak, że zajmuje się tym pracownik urzędu skarbowego.

Priorytetem jest doręczanie pism bezpośrednio adresatowi. Zazwyczaj są one dostarczane na adres zamieszkania danej osoby. Mogą być jednak również doręczone w jest miejscu pracy lub siedzibie urzędu skarbowego. Jeśli pisma nie można dostarczyć w żaden z tych sposobów, dopuszczalne jest doręczenie go w każdym miejscu, gdzie zastanie się adresata. Ma to zastosowanie także w innych uzasadnionych przypadkach.

Pisma powinny więc trafić do rąk adresata. Nie należy jednak liczyć na to, że urzędnicy przestaną je wysyłać tylko dlatego, że podatnik spakował walizki i wyjechał na wakacje. W takiej sytuacji fiskusowi przychodzą z pomocą tzw. zastępcze sposoby doręczania pism.

Doręczenie przez osobę trzecią

To, że podatnika nie ma akurat w mieszkaniu przy dostarczeniu przesyłki z urzędu skarbowego, nie oznacza, że nie może jej odebrać osoba trzecia (domownik). Aby jednak takie doręczenie było skuteczne, muszą być spełnione określone warunki. Zostały one sprecyzowane w art. 149 Ordynacji podatkowej.

Pismo może być doręczone pełnoletniemu domownikowi. Przepisy Ordynacji podatkowej nie precyzują jednak, kogo można tak nazwać. Z orzeczeń sądów administracyjnych wynika natomiast, że status domownika ma nie tylko ten, kto pozostaje z adresatem w stosunku pokrewieństwa bądź powinowactwa, np. dorosłe dziecko czy rodzic, i razem z nim mieszka. Jak domownik traktowana jest także osoba niespokrewniona z podatnikiem, ale należąca do jego wspólnoty domowej, np. narzeczona. Domownik musi pokwitować odbiór pisma i podjąć się oddania go adresatowi.

Ten sposób doręczenia urzędowego listu sprawdza się oczywiście wtedy, gdy nie wszyscy domownicy wyjechali na wakacje. Jeśli nikogo nie ma w domu, pismo może być doręczone adresatowi za pośrednictwem sąsiada lub dozorcy domu. Osoba ta musi pokwitować odbiór przesyłki i podjąć się przekazania jej podatnikowi. Adresatowi należy przy tym zostawić zawiadomienie o doręczeniu przesyłki sąsiadowi lub dozorcy (wymogu tego nie ma w przypadku przekazania pisma domownikowi). Powinien je znaleźć w skrzynce na listy, na drzwiach mieszkania lub w widocznym miejscu przy wejściu na swoją posesję.

Pismo prawidłowo doręczone domownikowi, sąsiadowi czy dozorcy domu traktowane jest tak, jakby trafiło bezpośrednio do podatnika. Dniem jego doręczenia jest dzień oddania go jednej z tych osób.

List czekający na poczcie

Pismo nie musi w ogóle dotrzeć do podatnika, a mimo to może być uznane za doręczone. Wszystko za sprawą art. 150 Ordynacji podatkowej. Jeśli przesyłki nie można doręczyć danej osobie bezpośrednio lub za pośrednictwem pełnoletniego domownika, sąsiada czy dozorcy domu, trafia ona na 14 dni do placówki pocztowej lub urzędu gminy (miasta). W placówce pocztowej przechowywane są listy niedostarczone przez listonosza. W urzędzie gminy (miasta) znajdują się natomiast te niedoręczone przez pracownika urzędu skarbowego.

Adresata informuje się oczywiście, gdzie znajduje się skierowane do niego pismo. Jest o tym zawiadamiany dwukrotnie. Drugie awizo dostaje, jeśli nie odbierze pisma w ciągu 7 dni. Na ogół zawiadomienie zostawiane jest w skrzynce na listy. Gdy nie jest to możliwe, umieszcza się je na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję.

W ciągu tych 14 dni pismo powinno być odebrane. Co jednak, gdy podatnik wyjechał na dłuższy urlop i nie może odebrać przesyłki? Upływ terminu przechowywania przesyłki przez pocztę rodzi określone skutki. Z upływem ostatniego dnia owego 14-dniowego okresu pismo uważa się za doręczone. Jest to szczególnie ważne, gdy owym pismem jest decyzja czy postanowienie. Mimo że podatnik tak naprawdę ich nie otrzymał, zaczyna biec termin do wniesienia odwołania czy zażalenia. Nie zawsze udaje się wrócić przed jego upływem. Podatnik może więc stracić szansę na weryfikację niekorzystnego rozstrzygnięcia.

Lepiej być zapobiegliwym

Jak zapobiec niepożądanym skutkom nieodebrania pisma? Można ustanowić pełnomocnika. Niekoniecznie jednak trzeba dać mu umocowanie do poprowadzenia całej sprawy. Można upoważnić go tylko do odbioru korespondencji.

Zresztą osoba, która w trakcie postępowania podatkowego planuje dłuższy urlop za granicą, ma obowiązek ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń. Należy go wyznaczyć w przypadku wyjazdu za granicę na co najmniej 2 miesiące. Nie musi to być doradca podatkowy czy radca prawny. Pełnomocnictwa można udzielić komuś z rodziny czy znajomych. Nie trzeba tego robić, jeśli podatnik jest już reprezentowany przez pełnomocnika. Fakt ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń należy zgłosić urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawie. Jeśli podatnik nie dopełni powyższych obowiązków, pisma będą wysyłane na jego dotychczasowy adres. Będą uważane za doręczone pod tym adresem.

Można też pomyśleć o wskazaniu na czas nieobecności adresu do korespondencji. Podatnik ma w zasadzie obowiązek zawiadomić urząd skarbowy o każdej zmianie swojego adresu. Sądy administracyjne podkreślają, że nie zostało sprecyzowane, co należy rozumieć pod słowem "adres": adres zameldowania, zamieszkania czy też adres do korespondencji. Można więc wskazać adres, pod który mają być wysyłane pisma.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).