Cudza jako뜻, nasza odpowiedzialno뜻

Bezpieczna wsp車praca z zewntrznym dostawc us퀅g

Decyzja o przekazaniu cz沅ci procesw zewntrznemu dostawcy nie jest 쿪twa. Wiele organizacji obawia si utraty kontroli nad czynno턢iami, ktre do tej pory by퀉 wykonywane wewn켾rz firmy, zw쿪szcza je턫i zadania mia퀉 zwi콄ek z wgl켨em, obrbk lub przechowywaniem danych poufnych.

Sprawdzony dostawca

Eksperci przewiduj, 풽 lk przed ujawnieniem danych wra퓄iwych, czyli danych osobowych, tajemnic handlowych, informacji finansowych lub tych natury prawnej, bdzie wikszy, je턫i klient decyduje si na zlecenie wa퓆ych us퀅g zewntrznej firmie.

- Dobrym przyk쿪dem procesu zlecanego firmom zewntrznym jest obs퀅ga 턳odowiska wydruku biurowego. Po pierwsze, temat wydruku dotyczy niemal ka풼ej organizacji, bez wzgldu na bran욧 i rozmiar. Po drugie, w wikszo턢i firm odnosi si do prawie ka풼ego dzia퀅 i pracownika, a po trzecie - wydruk jest analogowym wyj턢iem z cyfrowego 턻iata IT, w ktrym przechowujemy wszystkie kluczowe, czsto poufne, dane. Coraz bardziej popularna w Polsce MPS (Managed Print Service), czyli us퀅ga zarz켨zania 턳odowiskiem wydruku, dotyka wic tych wszystkich wa퓆ych obszarw w firmie ? komentuje Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager Xerox Polska.

Bezpieczna us퀅ga

Decyduj켧 si na oddanie cz沅ci zada czy procesw zewntrznemu dostawcy firma powinna sprawdzi, czy dysponuje on odpowiednimi kompetencjami oraz zasobami, dziki ktrym mo풽 sprawnie realizowa us퀅gi na wymaganym i akceptowalnym poziomie. Co wicej, w wikszo턢i us퀅g outsourcingowych dostawcy maj dostp do r璨nego rodzaju danych (np. dane osobowe, finansowe, itp.). Wa퓆e jest, aby rozwi콄ania dostarcza퀉 mechanizmy, dziki ktrym przetwarzane dane bd ca쿸owicie bezpieczne.

Rwnie w przypadku us퀅g outsourcingowych zwi콄anych z zarz켨zaniem 턳odowiskiem wydruku (MPS) producenci urz켨ze drukuj켧ych coraz cz沅ciej dostarczaj produkty charakteryzuj켧e si nie tylko wydajno턢i, szybko턢i, 쿪two턢i obs퀅gi ale w du퓓m stopniu odpowiadaj켧e wymaganiom zwi콄anym z bezpieczestwem.

Dostpne na rynku urz켨zenia drukuj켧e coraz cz沅ciej wyposa풹ne s w szyfrowane dyski twarde z opcj ich nadpisywania. Posiadaj one rwnie mo퓄iwo뜻 autoryzowanego dostpu, ktra pozwala nie tylko na bezpieczny dostp do funkcji urz켨zenia i umo퓄iwia personalizacj dla wybranych u퓓tkownikw. Dostpne s tak풽 rozwi콄ania, takie jak integracja z Cisco TrustSec, ktry sprawia, 풽 urz켨zanie nie jest anonimowe w infrastrukturze sieciowej klienta. To funkcjonalno뜻 urz켨ze Xerox z serii Connect Key 2017. Z kolei dedykowane dla du퓓ch grup roboczych (urz켨zenia wielofunkcyjne o du풽j wydajno턢i) posiadaj zainstalowane oprogramowanie McAfee chroni켧e przed z쿽턫iwym oprogramowaniem.

Xerox w swoich rozwi콄aniach stawia na szyfrowan komunikacj pomidzy infrastruktur klienta (stacje robocze, serwery) i urz켨zeniami drukuj켧ymi. Takie podej턢ie ma zastosowania np. w instytucjach finansowych, ktre wymagaj, aby komunikacja sieciowa z urz켨zeniami by쿪 w pe쿻i bezpieczna i szyfrowana. Xerox od lat stosuje rozwi콄ania, ktre zapewniaj szyfrowanie transmisji nie tylko w zakresie wydruku, ale rwnie skanowania dokumentw oraz autoryzacji przy urz켨zeniu. Takie podej턢ie do bezpieczestwa obiegu informacji zapewnia pe쿻 realizacj najnowszych dyrektyw GDPR (RODO).젨

Najpierw biznesowe priorytety, a potem koszty

Stare biznesowe porzekad쿽 mwi, 풽 prba pogodzenia trzech priorytetw: tanio, szybko, dobrze mo풽 skoczy si spe쿻ieniem co najwy풽j dwch z nich. Je턫i us퀅ga ma by zrealizowana tanio i szybko, to z pewno턢i nie bdzie zrealizowana dobrze.

- W naszych rozwa풹niach ?dobrze? nale풹쿽by zast켺i s쿽wem ?bezpiecznie?. Ze wspomnianej zasady wynika rwnie, 풽 da si pogodzi tanio i dobrze, czyli bezpiecznie, ale trzeba po턻ici na to czas. W przypadku zlecenia zarz켨zania 턳odowiskiem wydruku zewntrznej firmie czas ten nale퓓 po턻ici na dok쿪dne zbadanie istniej켧ego 턳odowiska, z uwzgldnieniem istotnych dla firmy aspektw, a nastpnie zaprojektowanie rozwi콄ania, ktre pozytywnie wp퀉nie na te kluczowe dla biznesu obszary. Zarwno badanie (nazywane czsto audytem), jak i projekt mo퓆a zleci potencjalnemu dostawcy us퀅gi. Ju sama umiejtno뜻 przeprowadzenia audytu i przedstawienia sensownych wnioskw bdzie dobr miar profesjonalizmu dostawcy ? komentuje Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager Xerox Polska.

Obszary najcz沅ciej optymalizowane to ograniczenie ryzyka utraty poufnych danych, zwikszenie efektywno턢i codziennych zada pracownikw, ograniczenie kosztw czy zmniejszenie wp퀉wu na 턳odowisko naturalne.

Warto te pamita, 풽 najwiksze oszczdno턢i uzyskane w wyniku dobrze przeprowadzonego badania i optymalizacji 턳odowiska wydruku nie pochodz z obni퓇nej ceny urz켨ze drukuj켧ych czy tonerw (co mo풽 negatywnie wp퀉n길 na otrzyman w efekcie jako뜻 us퀅gi), ale ze zmian w procesie pracy z dokumentem, zmian struktury ilo턢iowej drukowanych dokumentw, ograniczenia stanw magazynowych klienta, zu퓓cia papieru i energii elektrycznej oraz eliminacji innych zbdnych wydatkw.

Wsplne korzy턢i

Rynek us퀅g MPS w Polsce szybko si rozwija. Korzy턢i odnosz zarwno klienci, jak i dostawcy 턻iadcz켧y us퀅gi, po턳d ktrych s znajduj si zarwno producenci tacy jak Xerox i lokalne firmy partnerskie tzw. resellerzy. Klient dziki MPS zyskuje dedykowan us퀅g dopasowan do jego potrzeb oraz dostawc, ktry dobrze zna i rozumie jego potrzeby. Dostawca us퀅gi zyskuje natomiast kilkuletni kontrakt, podczas ktrego dba o wysok satysfakcj klienta mog켧 mu zapewni kolejne lata wsp車pracy i przewidywalnych przychodw.