Cudza jako뜻, nasza odpowiedzialno뜻

Bezpieczna wsp車praca z zewntrznym dostawc us퀅g

Decyzja o przekazaniu cz沅ci procesów zewntrznemu dostawcy nie jest 쿪twa. Wiele organizacji obawia si utraty kontroli nad czynno턢iami, które do tej pory by퀉 wykonywane wewn켾rz firmy, zw쿪szcza je턫i zadania mia퀉 zwi콄ek z wgl켨em, obróbk lub przechowywaniem danych poufnych.

Sprawdzony dostawca

Eksperci przewiduj, 풽 lk przed ujawnieniem danych wra퓄iwych, czyli danych osobowych, tajemnic handlowych, informacji finansowych lub tych natury prawnej, bdzie wikszy, je턫i klient decyduje si na zlecenie wa퓆ych us퀅g zewntrznej firmie.

- Dobrym przyk쿪dem procesu zlecanego firmom zewntrznym jest obs퀅ga 턳odowiska wydruku biurowego. Po pierwsze, temat wydruku dotyczy niemal ka풼ej organizacji, bez wzgldu na bran욧 i rozmiar. Po drugie, w wikszo턢i firm odnosi si do prawie ka풼ego dzia퀅 i pracownika, a po trzecie - wydruk jest analogowym wyj턢iem z cyfrowego 턻iata IT, w którym przechowujemy wszystkie kluczowe, czsto poufne, dane. Coraz bardziej popularna w Polsce MPS (Managed Print Service), czyli us퀅ga zarz켨zania 턳odowiskiem wydruku, dotyka wic tych wszystkich wa퓆ych obszarów w firmie komentuje Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager Xerox Polska.

Bezpieczna us퀅ga

Decyduj켧 si na oddanie cz沅ci zada czy procesów zewntrznemu dostawcy firma powinna sprawdzi, czy dysponuje on odpowiednimi kompetencjami oraz zasobami, dziki którym mo풽 sprawnie realizowa us퀅gi na wymaganym i akceptowalnym poziomie. Co wicej, w wikszo턢i us퀅g outsourcingowych dostawcy maj dostp do ró퓆ego rodzaju danych (np. dane osobowe, finansowe, itp.). Wa퓆e jest, aby rozwi콄ania dostarcza퀉 mechanizmy, dziki którym przetwarzane dane bd ca쿸owicie bezpieczne.

Równie w przypadku us퀅g outsourcingowych zwi콄anych z zarz켨zaniem 턳odowiskiem wydruku (MPS) producenci urz켨ze drukuj켧ych coraz cz沅ciej dostarczaj produkty charakteryzuj켧e si nie tylko wydajno턢i, szybko턢i, 쿪two턢i obs퀅gi ale w du퓓m stopniu odpowiadaj켧e wymaganiom zwi콄anym z bezpieczestwem.

Dostpne na rynku urz켨zenia drukuj켧e coraz cz沅ciej wyposa풹ne s w  szyfrowane dyski twarde z opcj ich nadpisywania. Posiadaj one równie mo퓄iwo뜻 autoryzowanego dostpu, która pozwala nie tylko na bezpieczny dostp do funkcji urz켨zenia i umo퓄iwia personalizacj dla wybranych u퓓tkowników. Dostpne s tak풽 rozwi콄ania, takie jak integracja z Cisco TrustSec, który sprawia, 풽 urz켨zanie nie jest anonimowe w infrastrukturze sieciowej klienta. To funkcjonalno뜻 urz켨ze Xerox z serii Connect Key 2017. Z kolei dedykowane dla du퓓ch grup roboczych (urz켨zenia wielofunkcyjne o du풽j wydajno턢i) posiadaj zainstalowane oprogramowanie McAfee chroni켧e przed z쿽턫iwym oprogramowaniem.

Xerox w swoich rozwi콄aniach stawia na szyfrowan komunikacj pomidzy infrastruktur klienta (stacje robocze, serwery) i urz켨zeniami drukuj켧ymi. Takie podej턢ie ma zastosowania np. w instytucjach finansowych, które wymagaj, aby komunikacja sieciowa z urz켨zeniami by쿪 w pe쿻i bezpieczna i szyfrowana. Xerox od lat stosuje rozwi콄ania, które zapewniaj szyfrowanie transmisji nie tylko w zakresie wydruku, ale równie skanowania dokumentów oraz autoryzacji przy urz켨zeniu. Takie podej턢ie do bezpieczestwa obiegu informacji zapewnia pe쿻 realizacj najnowszych dyrektyw GDPR (RODO).  

Najpierw biznesowe priorytety, a potem koszty

Stare biznesowe porzekad쿽 mówi, 풽 próba pogodzenia trzech priorytetów: tanio, szybko, dobrze mo풽 skoczy si spe쿻ieniem co najwy풽j dwóch z nich. Je턫i us퀅ga ma by zrealizowana tanio i szybko, to z pewno턢i nie bdzie zrealizowana dobrze.  

- W naszych rozwa풹niach „dobrze” nale풹쿽by zast켺i s쿽wem „bezpiecznie”. Ze wspomnianej zasady wynika równie, 풽 da si pogodzi tanio i dobrze, czyli bezpiecznie, ale trzeba po턻ici na to czas. W przypadku zlecenia zarz켨zania 턳odowiskiem wydruku zewntrznej firmie czas ten nale퓓 po턻ici na dok쿪dne zbadanie istniej켧ego 턳odowiska, z uwzgldnieniem istotnych dla firmy aspektów, a nastpnie zaprojektowanie rozwi콄ania, które pozytywnie wp퀉nie na te kluczowe dla biznesu obszary. Zarówno badanie (nazywane czsto audytem), jak i projekt mo퓆a zleci potencjalnemu dostawcy us퀅gi. Ju sama umiejtno뜻 przeprowadzenia audytu i przedstawienia sensownych wniosków bdzie dobr miar profesjonalizmu dostawcy – komentuje Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager Xerox Polska.

Obszary najcz沅ciej optymalizowane to ograniczenie ryzyka utraty poufnych danych, zwikszenie efektywno턢i codziennych zada pracowników, ograniczenie kosztów czy zmniejszenie wp퀉wu na 턳odowisko naturalne.

Warto te pamita, 풽 najwiksze oszczdno턢i uzyskane w wyniku dobrze przeprowadzonego badania i optymalizacji 턳odowiska wydruku nie pochodz z obni퓇nej ceny urz켨ze drukuj켧ych czy tonerów (co mo풽 negatywnie wp퀉n길 na otrzyman w efekcie jako뜻 us퀅gi), ale ze zmian w procesie pracy z dokumentem, zmian struktury ilo턢iowej drukowanych dokumentów, ograniczenia stanów magazynowych klienta, zu퓓cia papieru i energii elektrycznej oraz eliminacji innych zbdnych wydatków.

Wspólne korzy턢i

Rynek us퀅g MPS w Polsce szybko si rozwija. Korzy턢i odnosz zarówno klienci, jak i dostawcy 턻iadcz켧y us퀅gi, po턳ód których s znajduj si zarówno producenci tacy jak Xerox i lokalne firmy partnerskie tzw. resellerzy. Klient dziki MPS zyskuje dedykowan us퀅g dopasowan do jego potrzeb oraz dostawc, który dobrze zna i rozumie jego potrzeby. Dostawca us퀅gi zyskuje natomiast kilkuletni kontrakt, podczas którego dba o wysok satysfakcj klienta mog켧 mu zapewni kolejne lata wspó쿾racy i przewidywalnych przychodów.



Skomentuj:
Cudza jako뜻, nasza odpowiedzialno뜻
Zaloguj si

Aby oceni zaloguj si lub zarejestrujX