Jak dobrze wypaść w roli gospodarza spotkania biznesowego

Spotkania na stałe wpisały się w nasz rytm dnia. Większość z nas skupia się na ich merytorycznej części, tymczasem to, w jaki sposób powitamy gościa, może odegrać kluczowe znaczenie.

W relacjach biznesowych nieuchronnie i zawsze pojawia się moment, w którym nasz potencjalny klient zjawi się na spotkaniu, którego będziemy gospodarzem. Bardzo wiele zależy od tego, jak w takim momencie wypadniemy, bo przecież oferta konkurencji może być równie dobra. W takich sytuacjach warto pamiętać o kilku zasadach, które sprawią, że klient poczuje się doceniony i szanowany. W opanowaniu nerwów przed pierwszym spotkaniem pomogą na pewno zasady etykiety biznesu, które wywodzą się z tego, co dawniej nazywano savoir-vivre.

Pierwsze wrażenie

Pamiętaj, że możesz je zrobić tylko raz. I po tym stresującym początku, przejdźmy do rzeczy.
W zależności od rozmiaru firmy zaproszony gość zostanie zaanonsowany przez recepcję lub przez osobę znajdującą się najbliżej wejścia. Zdarza się, że to właśnie recepcjonistka (lub recepcjonista) odprowadza gościa na miejsce spotkania, jednak znacznie częściej inicjatywę przejmuje osoba, która go zaprosiła. W tym momencie pojawia się pierwszy trudny moment – powitanie.

Teoretycznie pierwszeństwo w podaniu ręki ma gospodarz, ale etykieta biznesu podpowiada, że to klient pierwszy powinien wyciągnąć dłoń do powitania. Etykieta precyzuje też (i to już są zasady starego dobrego savoir-vivre), że pierwszeństwo zależy od rangi, wieku, płci (kobieta zawsze podaje pierwsza dłoń mężczyźnie) i tak dalej. Sprawę komplikuje fakt, że są osoby, które nie życzą sobie podawania dłoni z różnych względów. Ważne jest tu zwracanie uwagi na zachowanie gościa. Najlepiej zacząć od zwykłego „dzień dobry” i odczekać chwilę – większość osób sama wyciągnie dłoń.

Uścisk dłoni

Powinien być zdecydowany, ale nie za mocny. Kiedy kilka lat temu po firmach rozeszła się wieść, że silny uścisk budzi respekt, wiele osób na dowód swojej pozycji zaczęło niemal miażdżyć dłonie witanych osób. Efekt jest odwrotny od zamierzonego, zaufajcie nam.

Co zrobić z płaszczem

Powitanie, to przełamanie pierwszych lodów, ale schody dopiero się zaczęły. Jeżeli mamy chłodniejszą porę roku, wypada zaproponować gościowi pozostawienie płaszcza czy kurtki. Oczywiście, o ile mamy w firmie taką możliwość, bo może się zdarzyć, że wieszak będzie dopiero w sali, w której mamy spotkanie. Pamiętajmy, że nie każdy życzy sobie rozstawać się z płaszczem (wiele osób nosi np. kluczyki od samochodu w kieszeni). Dlatego raczej zapytajmy, czy gość ma na to ochotę, zamiast stawiać go przed faktem, że właśnie w tym momencie ma się pożegnać z okryciem.

Kawa, herbata, ciasteczko

Kolejnym krokiem jest zaproponowanie czegoś do picia. Pamiętaj, że należy tu ograniczyć wybór do tego, co jest dostępne w firmie. Na szczęście, sprawę załatwia zazwyczaj proste pytanie „Kawy? Herbaty, a może wody?”. Zamawiając dla gościa, zamów też dla siebie – gość może czuć się skrępowany pijąc sam. Nie musisz pić – wystarczy, że coś będzie przed tobą stało.

Długa droga do sali

Wiele osób lekceważy następny krok – czyli prowadzenie gościa na miejsce spotkanie. Tymczasem spotkanie już, tak naprawdę trwa, a więc i budowanie relacji. Ważne tu jest nie tylko to, jak gościa prowadzimy (po swojej prawej stronie, jeżeli to możliwe, a nigdy nie puszczamy gościa przodem, by kierować nim zza pleców), ale i to jak się do tego zabieramy „Pozwoli pani/pan, że zaprowadzę” brzmi przy tym zdecydowanie lepiej, niż „Proszę za mną”. Dbaj o to, by klient czuł się komfortowo.

Droga do właściwego miejsca spotkania, to świetna okazja, by nawiązać tzw. small talk, czyli niezobowiązującą pogawędkę, która daje duże szanse na wprowadzenie dobrej atmosfery. Trzeba być jednak wyczulonym, bo nie każdy to lubi, więc ciągnięcie na siłę może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego. Poza tym, trzeba też uważać na poruszane tematy. Możemy zapytać, jak minęła podróż, czy np., opowiedzieć o biurze, firmie itp. Ale już zdecydowanie nie warto rozwodzić się na temat zdrowia, religii, polityki i tym podobnych tematów. Nie powinniśmy, nawet zaczepiani, mówić o nieobecnych (o konkurencji również nie wypada), bo może być to test ze strony gościa, który sprawdza naszą szczerość i intencje. Taka pogawędka w drodze to, tak naprawdę, przysłowiowa rozmowa o pogodzie.

Spotkanie to nie kabaret

Uważaj! Pułapką small talku mogą być anegdoty i dowcipy – niekiedy doradza się je, bo mogą przyczynić się do rozluźnienia atmosfery. Jednak równie dobrze mogą prowadzić do urażenia gościa, więc lepiej ich unikać. Jeżeli spotykasz się z obcokrajowcem to unikaj krytyki obyczajów albo sytuacji politycznej jego ojczyzny.
Pamiętaj też, że pogawędka nie kończy się z chwilą wejścia do miejsca spotkania i zamknięcie drzwi nie oznacza, że natychmiast trzeba przejść do meritum spotkania. Chyba, że gość wyraźnie da do zrozumienia, że tak chce.

Pożegnanie

Odprowadzając gościa po spotkaniu i żegnając się z nim, pamiętaj o tych samych zasadach, co przy powitaniu i pamiętaj o podtrzymywaniu rozmowy na niezobowiązujące tematy lub te poruszane przez klienta, który może mieć jeszcze pytania o firmę, biuro i podobne rzeczy. Spotkanie kończy się bowiem w momencie, w którym gość wyjdzie z twojej firmy, nie wcześniej.