6 najważniejszych faktów o zarządzaniu dokumentami, które każdy pracownik biura powinien znać

Czy zastanawiasz się czasami, jaki wpływ na Twoje codzienne życie ma przetwarzanie dokumentów? Zagubione dokumenty i błędy w ważnych umowach spędzają sen z powiek urzędnikom na całym świecie. Firmy muszą borykać się z licznymi trudnościami. Poniżej znajduje się opis niektórych z nich.

xx x

 
1)    Połowę czasu pracownicy spędzają na tworzeniu i przygotowywaniu dokumentów.

Dlatego właśnie tak ważne jest wdrożenie efektywnych procesów zarządzania dokumentami. Wszystkie dokumenty — papierowe, skany i pliki PDF — powinny być uporządkowane, dostępne do przeszukiwania i gotowe do użycia w każdej chwili.

2)    Ponad 54% pracowników dużych organizacji nie ma możliwości korzystania z edytora plików PDF.

To oznacza, że kiedy chcą edytować lub przekonwertować dokument PDF, muszą marnować czas na szukanie narzędzi w internecie albo stosować rozwiązania zastępcze. Niewykluczone, że w wyniku tego…

3)    … 46% pracowników biurowych ma problemy z edytowaniem dokumentów PDF.

Format PDF jest powszechnie wykorzystywany, więc nietrudno sobie wyobrazić, jak duże straty powoduje ta rutynowa czynność, której wykonywanie przy użyciu odpowiednich narzędzi nie nastręcza najmniejszych trudności.

4)    77% pracowników biurowych ręcznie przepisuje tekst z dokumentów papierowych przynajmniej kilka razy w miesiącu.

Jest to najbardziej nieproduktywne i demotywujące z wszystkich zadań i kropka.

5)    4 na 10 pracowników musi porównywać różne wersje dokumentów tekstowych.

Wszelkie kopie umów, zaświadczeń, raportów itp. dokumentów należy kontrolować i porównywać z oryginałem. Jednak żmudne sprawdzanie tekstu linijka po linijce jest bardzo nieefektywne i łatwo przy tym popełnić błąd.

6)    Czas zmarnowany na zmaganie się z dokumentami kosztuje różne organizacje przynajmniej 100 000 PLN rocznie.

Jest to porażająca liczba dla wielu menadżerów i zaopatrzeniowców z branży IT. Krótkowzroczna polityka redukcji kosztów mści się późniejszymi zwiększonymi wydatkami.

Przytoczone dane statystyczne wskazują, jak wielkim ułatwieniem w codziennej pracy może być możliwość korzystania z programów typu ABBYY FineReader 14. Jest to rozbudowane rozwiązanie służące do kompleksowego przetwarzania dokumentów.

           •  Edytor plików PDF: m.in. umożliwia edytowanie tekstu i obrazów, scalanie i dzielenie stron, dodawanie komentarzy i tworzenie dokumentów PDF z dowolnych plików.
           •    Dostępne są narzędzia do edycji skanów dokumentów i obrazów oraz konwersji ich na formaty Word, Excel, PowerPoint, PDF z możliwością przeszukiwania i wiele innych.
           • Porównywanie dokumentów: program oznacza istotne różnice w tekście między dwiema wersjami dokumentu, nawet jeśli występują w różnych formatach (np. PDF i skan).

Pobierz darmową wersję próbną programu FineReader 14, aby już dziś usprawnić pracę swojego biura. Więcej informacji znajduje się na stronie Finereader.pl lub ABBYY.COM/PL-PL.

Komentarze (1)
6 najważniejszych faktów o zarządzaniu dokumentami, które każdy pracownik biura powinien znać
Zaloguj się
  • atomik2

    0

    Artykul to reklama FR14.
    Z grubsza to samo oferują w sumie PDF-XChange oraz Open/Libre Office lub WPSOffice.

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX