5 sposobów na praktyczne oszczędności w firmie. Podnieś efektywność bez wysiłku

Prowadzenie firmy - i małej, i dużej - wymaga dbałości o finanse. Tymczasem nawet niewielkie oszczędności mogą przynieść całkiem sporo korzyści. Warto poznać takie rozwiązania, zwłaszcza te łatwe do wprowadzenia.

Zapanowanie nad pracą w biurze, bez względu na jego wielkość, często wymaga wysiłku. Wszędzie tam, gdzie jest wiele osób, urządzeń, pomieszczeń, zawsze znaleźć można sposób na oszczędności i usprawnienia. W jaki sposób zrobić to z głową i bez większego wysiłku? Oto kilka cennych rad.

1. Poszukaj prostych rozwiązań

Najprostszym rozwiązaniem pozwalającym na wprowadzenie oszczędności w biurze jest wybór odpowiednich urządzeń. Wśród tych, które potrafią generować spore koszty, znajdują się oczywiście drukarki. Tym bardziej, że na rynku są dostępne urządzenia z pozoru tanie, które później okazują się jednak kosztowne. Niektórzy producenci zastawiają bowiem na klientów swego rodzaju “pułapkę”, rekompensując sobie niskie koszty urządzenia drogim tonerem.

DCP-1623WEDCP-1623WE Brother

Tymczasem urządzenia Brother z serii TonerBenefit pozwalają zapomnieć o problemie drogich tonerów. Za kwotę wynoszącą zaledwie 99 zł otrzymujemy nie tylko wydajny toner, ale i gwarancję odpowiedniej jakości druku i pewność, że dbamy o sprzęt, jak należy. Czasami zdarza się bowiem, że tanie zamienniki prowadzić mogą do kosztownych przestojów i awarii. Chcąc zatem zapewnić płynną pracę w swoim biurze, warto zdecydować się na urządzenie, które w tym pomoże.

2. Oszczędzaj czas – panuj nad zadaniami

Jednym z najprostszych sposobów, które pozwalają wprowadzić spore oszczędności, jest zapanowanie nad zadaniami, które wykonać ma firma i poszczególni pracownicy. Na rynku są dostępne darmowe aplikacje, które ułatwiają zarządzanie poszczególnymi zadaniami.

Jedną z najpopularniejszych jest Trello. System work-flow pozwala na przypisanie zadań do konkretnych osób i sprawdzanie, jaki jest postęp prac. Raportowanie postępów pozwala na szybką ocenę efektywności.

embed

Dzięki narzędziu takiemu jak Trello, możemy mieć pewność, że wszyscy w firmie robią to, co do nich należy - nawet w sytuacji, kiedy są to pracownicy zdalni, zewnętrzni czy tymczasowi.

Aplikacja jest bardzo prosta i intuicyjna. Na początku tworzymy tablicę zawierającą spis poszczególnych zadań. W następnym kroku tworzymy listy opisujące kolejne etapy prac, działy etc. W każdej liście stworzyć możemy kartę reprezentującą zadanie do wykonania. Do niej przypisać możemy poszczególne osoby.

Poszczególne karty “wędrują” w miarę postępu prac pomiędzy listami. Jedno spojrzenie na tablice pozwala ocenić: kto zajmuje się danym zadaniem, na jakim jest etapie, co jeszcze pozostaje do zrobienia. Każde zadanie można też “cofnąć”, jeśli jest taka potrzeba, opisać, skomentować, dodać do niego załącznik, wysłać powiadomienie do użytkownika, zadać pytanie.

3. Dziel się dokumentami i używaj plików online

Warto też korzystać z rozwiązań, które podsuwają producenci urządzeń biurowych. Brother ma na przykład w swojej ofercie drukarki, które znacząco ułatwiają pracę biurową. Dzięki bezpłatnej i mobilnej aplikacji iPrint&Scan drukowanie i skanowanie dokumentu możliwe jest z poziomu smartfona.

iPrint&ScaniPrint&Scan Business IT/Brother

Równie rozsądne jest korzystanie z pakietów biurowych, które umożliwiają edycję dokumentów przez kilka osób. Zamiast przesyłać załącznik do każdego zainteresowanego, czekać, aż wprowadzi swoje poprawki, ponownie zapisać plik, o wiele łatwiej jest się podzielić plikiem.

Tym bardziej, że każda zmiana może być skomentowana i poprawiona na bieżąco. To znacząco usprawnia obieg dokumentów w firmie, pozwala więc zaoszczędzić czas.

4. Rozmawiaj tanio i nowocześnie

Oszczędności w firmie możemy uzyskać też redukując koszt rozmów telefonicznych.  Jeden z najprostszych sposobów to wykorzystanie komunikatorów. Pozwalają one na prowadzenie grupowych rozmów - zarówno tekstowych jak i głosowych, a nawet wideo. Wśród najbardziej oczywistych rozwiązań znajduje się Messenger, który w łatwy sposób pozwala na tworzenie grup.

Google DuoGoogle Duo Fot. Google

Google Duo umożliwia łatwy wybór pomiędzy rozmową tekstową, głosową i wideo. To sprawia, że możemy zorganizować szybko “minikonferencję” i wyjaśnić wszystkie wątpliwości, niemal rozmawiając twarzą w twarz.

5. Kontroluj urządzenia zdalnie

Prostym sposobem, który pozwala na uzyskanie oszczędności jest dbanie o to, by wszystkie urządzenia elektryczne były odłączone od prądu, kiedy nie są potrzebne. Światłami, komputerami i innymi urządzeniami elektrycznymi można dziś zarządzać zdalnie. Przez smartfon - z dowolnego miejsca.

Sterowniki urządzeń możemy nie tylko aktywować zdalnie, ale ustalać harmonogram pracy poszczególnych urządzeń. Oświetlenie przed biurem samoczynnie może zapalić się tuż przed godzinami otwarcia i wyłączyć zaraz po zamknięciu.

Wprowadzenie oszczędności w firmie nie wymaga wysiłku. Czasami wystarczy wybrać odpowiednie urządzenie i przełamać stereotypowe myślenie.

Komentarze (7)
5 sposobów na praktyczne oszczędności w firmie. Podnieś efektywność bez wysiłku
Zaloguj się
  • ww

    Oceniono 9 razy 5

    Dlaczego przy takich artykułach nie pojawia się informacja 'Artykuł sponsorowany'?

    W ten sposób GW regularnie obniża swoją wiarygodność... Uczciwie mówiąc otwieram gazeta.pl wyłącznie dla komentarzy, które często są trafniejsze (i rzetelniejsze) niż artykuły. Resztę znajdę na innych portalach... Szkoda patrzeć na upadek GW :(

  • dvla

    Oceniono 3 razy 3

    Bardzo dobry artykuł sponsorowany! kup HP albo Brother - po zakupie wyciągamy oryginalny toner i jedziemy na zamiennikach za 35pln - jeśli drukarka się zepsuje ( nie nie zamiennik nie zepsuje ) aby serwis nie odmówił naprawy wkładamy ten oryginał, w Brother mamy 3 lata gwarancji ! - po rejestracji na stronie

  • fafarafafafa

    Oceniono 1 raz 1

    "Najprostszym rozwiązaniem pozwalającym na wprowadzenie oszczędności w biurze jest wybór odpowiednich urządzeń". W szczególności - od jakiegoś innego producenta niż Brother. No, chyba że Brother dorobił się wreszcie czegoś rzeczywiście nadającego się do zastosowań biznesowych. Na przykład czegoś klasy podobnej do Ricoh SP8400DN.

  • panna.mela.konfacela

    Oceniono 3 razy 1

    Prostackie naganianie klientów i wmawianie potrzeb, których normalna firma nie ma. Połowę z tych rzeczy załatwiam na kartce w mgnieniu oka. Do reszty wystarczy być średnio rozgarniętym i robić "w rozumie" albo "na rozum". Ale pokolenie młodych rzutkich specjalistów od gadżetów niestety z najprostszymi rzeczami jak widać ma kłopot i bez bystrzaka-smyraka w ręce nie potrafi nawet wody spuścić.

  • LCB SOL

    0

    A są też i polskie programy dla biznesu w cloud np. Firmao.pl

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX