Odpowiedź: W pytaniu porusza Pani kilka kwestii, odpowiem po kolei na Pani pytania.
Jakie dokumenty mogą być podstawą księgowania przychodów ze szkolenia?
Zasady sporządzania dokumentów stanowiących podstawę zapisu w KPiR wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm., dalej: rozporządzenie w sprawie KPiR). Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza Pani (§12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie KPiR) faktury VAT lub inne dowody, jak na przykład: dzienne zestawienia faktur sprzedaży, noty księgowe, dowody opłat bankowych itd.
Do dowodów księgowych może Pani zaliczyć inne dowody opłat lub dokumenty zawierające określone dane.
Zgodnie z rozporządzeniem sprawie KPiR wszystkie dowody księgowe muszą zawierać co najmniej:
Jeżeli zatem dokument zawiera wymagane dane może go Pani uznać za dowód księgowy.
W sytuacji, gdy uczestnicy kursów nie zażądają faktur VAT, a Pani firma nie musi ewidencjonować obrotu z zastosowaniem kas rejestrujących, podstawą ujęcia w księdze podatkowej może być dowód wewnętrzny (§ 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR).
Dowód ten powinna Pani sporządzić na koniec dnia, zapisując łączną wartość przychodów nieudokumentowanych fakturami w danym dniu. Choć nie wynika to wprost z przepisów, dowód ten powinien zawierać również datę i podpisy osób, które dokonują zapisu w księdze.
Uwaga!
Nie ma potrzeby sporządzania dowodu wewnętrznego w przypadku, gdy dla potrzeb rozliczeń z tytułu VAT, prowadzi Pani ewidencję sprzedaży, w której ujmuje się wartość sprzedaży bezrachunkowej w danym dniu.
Dołączanie wyciągów bankowych nie jest obowiązkowe, ponieważ w KPiR i w rejestrze sprzedaży VAT wykazuje Pani kwoty zbiorcze (z całego dnia).
Kiedy należy ująć przychód ze sprzedaży usług w KPiR, jeżeli uczestnik szkolenia wpłacił należność z góry lub w ratach miesięcznych?
Moment ujęcia przez Panią przychodów z tytułu szkolenia wynika z art. 14 ust. 1c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm., dalej: updof).
Za datę powstania przychodu ze świadczenia usług uznaje się dzień całkowitego lub częściowego wykonania usługi nie później niż dzień:
1) wystawienia faktury,
2) wpłaty należności.
Proszę przeanalizować krótki przykład.
Przykład
Szkolenie trwa od listopada 2008 r. do lutego 2009 r. Jeden z uczestników (p. J. Kasiasty) dokonał wpłaty przelewem za cały kurs z góry (2.000 zł) w dniu 3 listopada 2008 r. Drugi, p. K. Ratalny, wpłacał gotówką należność za kurs w 4 ratach po 500 zł do 10. dnia każdego miesiąca. Obaj uczestnicy nie zażądali wystawienia faktury.
W wypadku p. J. Kasiastego przychód w kol. 7 KPiR należy ująć w listopadzie, natomiast w odniesieniu do p. K. Ratalnego przychód należy zapisywać w księdze co miesiąc po otrzymaniu należności.
Proszę zauważyć, że w przypadku szkoleń wykonanie usługi następuje zazwyczaj po zakończeniu zajęć. Pewnym wyjątkiem mogą być szkolenia modułowe, w przypadku których można wydzielić etapy realizacji usług. Dyskusyjne jest natomiast, czy prowadzenie szkoleń należy traktować jak świadczenie usług ciągłych i wykazywać przychód zgodnie z art. 14 ust. 1e updof, czyli ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Argumentem przeciw takiemu podejściu może być stwierdzenie, że usługa o charakterze ciągłym to taka, której okres trwania jest długotrwały, a często nieokreślony. Szkolenie trwające 4 miesiące trudno uznać za długotrwałe.
Płatności w trakcie trwania szkolenia nie należy również traktować jak zaliczki na poczet przyszłych świadczeń.
W jaki sposób dokumentować i księgować przychody ze szkolenia, gdy uczestnik nie wpłacił całości lub części należności?
Jak już wspomniałem, przychód w KPiR ujmie Pani wówczas, gdy:
Zakładam, że z każdym uczestnikiem szkolenia zostaje zawarta umowa określająca prawa i obowiązki stron. Niewątpliwie obowiązkiem uczestnika szkolenia jest spełnienie określonych wymagań (uczestnictwo w zajęciach, poziom wiedzy z poszczególnych zagadnień) oraz dokonywanie wpłat w ustalonych terminach.
Dlatego, moim zdaniem, jeżeli wpłata nie została dokonana, uczestnik szkolenia nie wywiązał się zawartej umowy i w związku z tym nie otrzyma faktury VAT. Jest mało prawdopodobne, aby uczestnik, który nie wpłacił ani jednej raty uczestniczył do końca w zajęciach. Tym bardziej, taka osoba nie będzie żądała wystawienia faktury, ponieważ w jej wypadku trudno uznać usługę za wykonaną.
Uwaga!
W przypadku 4-miesięcznego szkolenia, przychody ze sprzedaży usług ujmie Pani wówczas, gdy otrzyma Pani całość lub część należności.
Podstawa prawna:
- art. 14 ust. 1 c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- § 12 ust. 3, § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Odpowiedź udzielona: 10 września 2008 r.
