IFS ENKAM - nowatorskie rozwiązanie dla norweskiego sektora energetycznego

W warszawskim hotelu Sofitel Victoria odbyła się zorganizowana przez redakcję CIO Debata ?Rozwiązania IT dla energetyki?. Było to spotkanie przedstawicieli polskiego sektora energetycznego, którego celem była dyskusja o kluczowych problemach dla tej branży oraz zaprezentowanie rozwiązań dla niej dedykowanych.

Z ogromnym zainteresowaniem uczestników Debaty spotkała się prezentacja Leszka Dembińskiego, z IFS, który od 3 lat pracuje w IFS Scandinavia. Prezentacja dotyczyła nowatorskiego projektu IFS ENKAM zrealizowanego w Norwegii, w którym aktywnie uczestniczył Leszek Dembiński.

IFS ENKAM to wersja systemu IFS opracowana dla sektora energetycznego w Norwegii. Rozwiązanie to zostało wdrożone w październiku i listopadzie 2007 roku jednocześnie u trzech klientów. Były to firmy: Statnett SF (operator norweskiego systemu elektroenergetycznego), Energiselskapet Buskerud AS (koncern energetyczny w południowej Norwegii) oraz Hafslund ASA (największy norweski koncern energetyczny).

 

Nowatorstwo tego projektu wynika z faktu, że po raz pierwszy trzech klientów zdecydowało się na jednoczesne wdrożenie tego samego systemu. Firmy uczestniczące w projekcie doszły do wniosku, że wykorzystując swoje dotychczasowe doświadczenia będą mogły stworzyć rozwiązanie, które będzie odpowiadało wymaganiom całego sektora energetycznego. Okazało się, że współpraca kilku przedsiębiorstw energetycznych przy wdrażaniu systemu ERP może przynieść większe korzyści dla klientów, niż gdyby każdy z nich wdrażał system oddzielnie. Wszystkie firmy zaangażowane w projekt miały wpływ na zakres i kierunki rozwoju rozwiązania.

Realizacja projektu poprzedzona została powołaniem wspólnego zespołu, w skład którego weszli przedstawiciele trzech firm objętych wdrożeniem. Jego zadaniem było opracowanie szczegółowej koncepcji wdrożenia i zakresu funkcjonalnego. Na początku dokonano analizy funkcjonalnej, na podstawie której podjęto decyzję które modyfikacje systemu opracowane w poszczególnych przedsiębiorstwach zostaną przeniesione do wdrażanego rozwiązania. Równie ważnym elementem było opracowanie testów, wykonywanych potem na rzeczywistych bazach klienckich. Stworzono kopię bazy produkcyjnej i na niej wykonywano testy przy pełnym obciążeniu, z rzeczywistą ilością danych.

Równie istotną sprawą było opracowanie procedury zgłaszania zmian. Pracując z trzema klientami jednocześnie, zmiana zgłoszona przez jednego z nich musiała być wdrożona i przetestowana we wszystkich trzech firmach. Należało opracować dokładne procedury weryfikowania i wprowadzania zmian.

 

Umowa o opracowaniu i wdrożeniu IFS ENKAM została podpisana w grudniu 2006 r. W kwietniu 2007 roku system był gotowy do testów u klientów. Testy i wdrożenie odbyło się jednocześnie we wszystkich trzech firmach od kwietnia do listopada 2007 roku. Start produkcyjny systemu nastąpił w Hafslund w październiku, natomiast w Energiselskapet Buskerud i Statnett w listopadzie 2007.

W skład Rozwiązania IFS ENKAM weszły następujące moduły IFS Applications - IFS Finanse, IFS Dystrybucja, IFS Remonty, IFS Projekt, IFS Zarządzanie Dokumentami, IFS Portale oraz IFS Zarządzanie Zasobami Ludzkimi.

Zakres funkcjonalny wdrożenia jest bardzo szeroki. W segmencie logistycznym zautomatyzowany został cały proces zakupów. Dzięki temu po złożeniu w systemie zapotrzebowania na konkretny zakup, cała jego realizacja, od zatwierdzenia przez przełożonego, przesłanie zamówienia do dostawcy, realizację, dostarczenie materiału w określone miejsce, przesłanie faktury rozliczenie i jej zaksięgowanie odbywa się automatycznie. Ten proces jest zintegrowany z procesami utrzymania ruchu i jednostkami zajmującymi się usługami remontowymi.

W ramach IFS ENKAM procesy fakturowania obsługiwane są przez elektroniczny transfer faktur. Ten sposób komunikacji został opracowany zgodnie ze standardem stosowanym przez norweski sektor energetyczny. Faktury są przesyłane albo w postaci dokumentów w formacie PDF albo w postaci plików tekstowych, następnie są rejestrowane w systemie IFS Finanse i w module zarządzania dokumentami, jako dokumenty do fizycznego podglądu. Rozwiązanie IFS ENKAM wprowadziło całkowitą automatyzację procesów utrzymania ruchu, zarządzania dokumentacją i procesów sprzedaży wewnętrznej. Obsługa wszelkich dokumentów we wszystkich trzech firmach odbywa się w środowisku webowym.

Wszystkie firmy objęte wdrożeniem rozwiązania IFS ENKAM mają możliwość wpływu na jego rozwój. IFS Scandinavia prowadzi dialog z klientami, w jaki sposób rozwijać funkcjonalność, aby jak najlepiej wspomagać procesy zachodzące w firmach. Każdy moduł systemu posiada własną grupę merytoryczną, która ocenia wszelkie zmiany dokonywane w systemie. Grupy te odbywają regularne spotkania, podczas których odbywają się prace nad optymalizacją procesów gospodarczych i ich mapowaniem w IFS Applications, dotyczy to szczególnie zakupów elektronicznych i procesu elektronicznego transferu faktur oraz zarządzania dokumentacją i portali B2B.