Ostatnią przeszkodą w telepracy jest psychologia

Praca zdalna. Marzenie wielu. Co stoi na przeszkodzie, żeby świat zaoszczędził miliony litrów benzyny, miliony godzin straconych w korkach, nerwy, stres i pot?

Jest tyle przyjemniejszych miejsc, w których można spędzać czas, niż biuro. Telepraca miała być przyszłością. Kolejnym krokiem na drodze do pełnego wyzwolenia, które obiecał nam Marks.

Kiedy w końcu ludzkość wymyśli technologię, która pozwoli nam spokojnie pracować z domu i utrzymać rodzinę?

Fakty są takie, że już wymyśliła!

Jeśli jesteś: programistą, przedsiębiorcą, grafikiem, księgową, artystą, analitykiem, sprzedawcą, marketingowcem, adminem lub innego rodzaju ekspertem najprawdopodobniej nie musisz spędzać w biurze ani godziny. No chyba, że chcesz. Technologia już tu jest. Laptopy, telefony, Skype, oprogramowanie w chmurze sprawiają, że swoją pracę możesz wykonywać praktycznie z każdego miejsca na ziemi. Dlaczego w 99% przypadków nadal tym miejscem jest biuro?

Kilka tygodni temu, krótko po rozpoczęciu pracy dla klienta w Berlinie, wybraliśmy się na pierwsze cykliczne "scrum meeting", czyli planowanie kolejnych 3 tygodni pracy. Klient nalegał, żebyśmy pojawili się osobiście. No cóż, Poznań - Berlin, to w końcu tylko 300 km; wsiedliśmy w samochód i wyruszyliśmy. 12 godzin później - w tym: 9,5 godziny w samochodzie, godzinne czekanie na wolną salę konferencyjną i 1,5 godziny spotkania - wróciliśmy to domu. Nigdy więcej! Kolejne spotkanie odbyło się już via Skype. 2 sale konferencyjne, 7 osób, video czat, wspólnie otwarte narzędzie do planowania, 1,5 godziny i można wrócić do pracy.

Podliczmy. 10,5 godziny to dzień pracy z kawałkiem. W tym wypadku 3 osób. Mamy więc koszt na poziomie 3x10,5 - to prawie tydzień pracy! Plus benzyna i zmęczenie po podróży. Kogo na to stać?

Spotkania twarzą w twarz są drogie - warto być pewnym, że inwestycja się "opłaci".

Nie chodzi o to, że unikamy się nawzajem i nie komunikujemy. Po prostu nie robimy tego siedząc w jednym pokoju. Na spotkanie "zdalne" dużo łatwiej się umówić i dużo taniej się je organizuje.

Zastanówmy się co tak naprawdę sprawia, że w wielu firmach nadal wymaga się obecności na miejscu?

Po pierwsze na pewno jest to złudzenie większej kontroli, jeśli pracownik siedzi przy biurku obok, ale jak pokazują badania, mimo tej "kontroli" Internet do celów prywatnych wykorzystuje w pracy ponad 93% Polaków. Zachowanie kontroli jest zatem pozorne.

Po drugie, faktem jest, że komunikacja, czyli proces, który szczególnie w większych firmach jest jednym z największych wąskich gardeł organizacji, dużo sprawniej przebiega twarzą w twarz. Mało która firma wykształciła jednak kulturę efektywnych spotkań, faktycznie odbijających się pozytywnie na wynikach zespołu. Z reguły spotkania są dla jednych (szefów) uspokajaczem, a dla innych (pracowników) marnowaniem czasu.

Po trzecie: atencja. Uwaga, jaką przywiązujemy do słów rozmówcy, jest jednym z dóbr rzadkich w dobie multitaskingu, rozpraszaczy w postaci telefonów komórkowych, komunikatorów i "back channels" typu Twitter. Siedząc twarzą w twarz, rzeczywiście zwiększamy szansę na bycie wysłuchanym. Pytanie, czy wideokonferencja i wspólne robienie notatek nie upodabnia tego w sposób bliski ideałowi?

To nie są zasadnicze problemy. Jednak gdy firma nie ma siedziby tylko w jednym budynku, trzeba dużo bardziej proaktywnie zająć się wspomnianymi procesami. Głównym celem komunikacji jest to, żeby obie strony rozumiały co do siebie mówią i potrafiły działać w oparciu o pozyskane informacje. Komunikacja zdalna obudowana dobrymi praktykami, takimi jak sporządzanie notatek, czytelne opisywanie problemów, posługiwanie się spójnym słownikiem pojęciowym, może być wielokrotnie bardziej efektywna niż komunikacja twarzą twarz bez tych zasad.

Bo tak naprawdę praca w jednym miejscu to bardziej integrowanie się w przerwach pomiędzy zadaniami i możliwość szybszego naprawiania błędów, niż rzeczywiście skuteczna komunikacja.

To, co będąc w biurze, można było załatwić rozmawiając przy przysłowiowym "ekspresie do kawy", trzeba rozwiązać poprzez firmowe czaty, regularne wideokonferencje czy imprezy integracyjne.

Niesamowicie trudno jednak załatać potrzebę bycia z kimś fizycznie, aby zdobyć do niego zaufanie. Dlatego z naszego doświadczenia wynika, że najlepiej praca zdalna sprawdza się po około 2-3 miesiącach "znajomości" live.

Kuba Filipowski - od roku mieszka w Warszawie i zdalnie zarządza zespołem sprzedażowym i nadzoruje rozwój produktu w poznańskiej firmie Humanway.

Wiktor Schmidt - w lipcu wyjeżdza do Dublina, aby stamtąd poprzez Skype i inne nowoczesne wynalazki zarządzać zespołem developerów w firmach Netguru i Humanway.

Więcej o: