Zanim przyjrzymy się konkretnym rozwiązaniom, warto dobrze zastanowić się, jakiego urządzenia potrzebujemy. Nieduże firmy mają inne potrzeby niż duże korporacje, ale też są bardziej wymagające niż przeciętny użytkownik domowy. Zastanówmy się więc, co przy wyborze drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, ważne jest dla niewielkiej firmy.
Analiza potrzeb
Na dobry początek warto ogarnąć fachowym spojrzeniem firmową sieć komputerową, posiadany sprzęt i jego użytkowników.
Zacznijmy od sieci. Przy wyborze drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego warto wiedzieć, czy wszystkie osoby potrzebujące dostępu do tego sprzętu są w zasięgu sieci LAN. Jeżeli tak, to nasz wybór zwiększa się o wszystkie urządzenia drukujące posiadające złącze sieciowe. Jeżeli nie, to pozostaje nam któryś model z bezprzewodową kartą WiFi. Rozwiązanie to stosowane jest coraz częściej w coraz tańszym sprzęcie, więc warto o nim pomyśleć także na zapas. Proponowane w dalszej części tekstu modele staraliśmy się dobrać tak, by posiadały kartę WiFi/LAN.
Przyjrzenie się pracownikom w firmie powie nam, jakie mają potrzeby dotyczące drukowania, skanowania i kopiowania. Będą drukowali wiele dokumentów w kolorze, a może głównie czarno-białe? Ile stron każdy z nich będzie (szacunkowo) "przepuszczał" przez drukarkę miesięcznie? Mając te dane możemy precyzyjniej oszacować koszty użytkowania, które ważne są przy wyborze urządzenia.
Ilość miejsca
Wbrew pozorom jest to bardzo ważna kwestia. Jeżeli mamy odpowiednio wiele miejsca to jednym z rozwiązań bardziej ekonomicznych i niezawodnych jest zestaw składający się z sieciowej drukarki laserowej i dodatkowy skaner. Pracując osobno będą bardziej niezawodne, a awaria jednego z nich nie pozbawi nas możliwości pracy z dokumentami. Poszczególne urządzenia zestawu prawdopodobnie będą też lepszej klasy niż w modelu wielofunkcyjnym w podobnej cenie.
Gdy miejsca jest niewiele lub potrzeby firmy nie są duże, wystarczać może urządzenie wielofunkcyjne. Może być laserowe, ale droższe modele atramentowe (biznesowej klasy) oferują już podobną jakość i - przede wszystkim - cenę druku.
Pojemność podajnika
Rzecz trywialna, ale potrafiąca uprzykrzyć życie. Droższe modele interesujących nas urządzeń mają zwykle 250 lub więcej (optymalnie 500) stron pojemności, co gwarantuje, że nie będziemy co chwilę biegać do nich z papierem.
Koszty zakupu i użytkowania
Wiążą się ze sobą tak nierozłącznie, że można opisać je wspólnie. Zasada jest bowiem prosta - im wyższe koszty zakupu, tym tańsze użytkowanie. I odwrotnie - im mniej wydamy na sprzęt, tym kosztowniejsza będzie jego eksploatacja. Producenci na różne sposoby "odbijają" sobie niski koszt zakupu urządzenia: przez mniejsze pojemności kartridży i tonerów, droższe części czy niższą jakość wykonania zapewniającą ruch w firmowym serwisie.
Wydrukowanie kilkudziesięciu czy kilkuset stron oczywiście nie zrujnuje firmy nawet w przypadku tańszych urządzeń. Jeżeli zakładamy jednak, że nasz sprzęt będzie mocno eksploatowany, to bardziej opłaca się kupić droższe urządzenie. Będzie ono lepiej przygotowane do "walki na biurowym polu bitwy" niż modele tańsze. Różnicę odczujemy m.in. w cenie tuszów lub tonerów i rzadszych wizytach w serwisie.
Tusz i toner
Niezależnie czy kupimy drukarkę atramentową czy laserową, na pewno czekają nas wydatki związane z wymianą tuszu lub tonera. Przed zakupem (szczególnie tańszego) urządzenia, warto znaleźć ceny materiałów eksploatacyjnych do niego. Może okazać się bowiem, że komplet oryginalnych tonerów do drukarki laserowej lub tuszu do "atramentówki" to niemal koszt nowego urządzenia. Dlatego powinniśmy przyjrzeć się pojemności i cenie pojemników z tuszem lub tonerem oraz sprawdzić na wydrukowanie ilu stron pozwalają. W ten sposób oszacujemy koszt druku strony - zwykle jest on tym wyższy, im tańsze urządzenie kupiliśmy.
Jeżeli chodzi o atramentowe drukarki albo urządzenia wielofunkcyjne to warto poszukać urządzenia z osobnymi kartridżami atramentu dla każdego koloru. Dzięki temu można wymienić tylko ten, który się zużył.
Zamienniki
... czyli tusze i tonery innego producenta (lub regenerowane) to popularny sposób na obniżenie kosztów druku. Nie wszystkie firmy decydują się jednak na sięgnięcie po nieoryginalne materiały eksploatacyjne. Dlaczego? Powodów może być kilka:
- chęć uzyskania optymalnej i powtarzalnej jakości wydruków
- większe zaufanie do oryginalnych pojemników
- brak zaufania do nieznanych producentów
- obawa o utratę gwarancji
Istnieją jednak firmy, które chętnie sięgają albo chciałyby sięgać po zamienniki. Warto więc wiedzieć, że do urządzeń niektórych producentów znajdziemy duży wybór nieoryginalnych tuszy i tonerów. Modele innych producentów gorzej tolerują zamienniki, a czasami ich znalezienie jest niemożliwe albo nieopłacalne.
Xerox Corporation
Druk dwustronny (duplex)
Rzecz przydatna w firmowej drukarce, choć obecna tylko w droższych modelach. Duplex może być automatyczny i ręczny. W pierwszym przypadku urządzenie samo zmienia drukowaną stronę, a my po chwili otrzymujemy zapisaną po obu stronach kartkę. Gdy duplex nie jest automatyczny, druk obustronny obsługiwany jest programowo, a strony zmieniamy ręcznie.
Cenna funkcja, choć dla części użytkowników może być nieprzydatna. Polecając w dalszej części tekstu modele staraliśmy się wybrać posiadające automatyczny lub przynajmniej ręczny duplex.
Rozdzielczość druku i skanowania
Rozdzielczość to parametr może nie podstawowy dla naszych potrzeb, ale trudny do przeoczenia w opisach urządzeń. Przyjrzyjmy się więc popularnym parametrom drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych
Podstawową wartością jest od dawna 600x600 dpi i jest to rozdzielczość zupełnie wystarczająca do przygotowania ładnych wydruków tekstu i tabel. Gdy jednak w planach mamy drukowanie fotografii albo bardziej precyzyjnych obrazków, warto rozejrzeć się za drukarką z wyższą rozdzielczością - 1200x600 dpi, 1200x1200 dpi lub więcej. Dla druku kolorowego niezłe parametry to np. 1200x4800 dpi.
A co ze skanowaniem, gdy decydujemy się na urządzenie wielofunkcyjne? Podstawowa rozdzielczość skanera powinna wynosić co najmniej 600 dpi, głębia koloru zaś - 48 bit.
Posiadając tę wiedzę, możemy wybrać się na zakupy. Do małej firmy możemy kupić kilka rodzajów urządzeń i zestawów, zależnie od naszych potrzeb. Co mamy do wyboru?
- drukarkę laserową monochromatyczną
- drukarkę laserową kolorową
- drukarkę atramentową
- urządzenie wielofunkcyjne (laserowe lub atramentowe)
W pierwszych trzech przypadkach zestaw będziemy musieli uzupełnić o skaner, bo zwykle przydaje się on w małej firmie - w biurze jest niezbędny.
Drukarka laserowa
Minęły już na szczęście czasy, w których drukarka laserowa była budzącym pożądanie sprzętem, o wiele trwalszym i ładniej drukującym, ale za to dużo droższym i zaawansowanym technicznie od modeli atramentowych. Dziś, zazwyczaj jest od nich niewiele droższa, a technologia rozpylania atramentu na kartkach dogoniła druk laserowy pod względem jakości i opłacalności. Nietrudno więc znaleźć laserowe (monochromatyczne) drukarki dobrej jakości, za stosunkowo niewielkie pieniądze, radzące sobie bez problemu z ciężką biurową pracą i oferujące naprawdę tanie i ładne wydruki.
Kiedy powinniśmy wybrać akurat takie urządzenie? Gdy nie potrzebujemy kolorowych wydruków, za to chcemy drukować szybko i dużo. Żywiołem "lasera" są teksty, wykresy i diagramy. Sprawdza się doskonale przy dużej liczbie codziennych wydruków, a dzięki pojemnym tonerom może zapełnić więcej stron niż "atramentówki".
Pomijając najtańsze domowe modele oraz zwracając uwagę na jakość wykonania i pojemność tonera, jesteśmy w stanie za 500 zł znaleźć wydajną i trwałą monochromatyczną drukarkę laserową.
Polecane modele w cenie 800-1200 złotych
HP LaserJet P2055dn
Brother HL-5350DN
Epson AcuLaser M2400DN
Konica Minolta PagePro 4650EN
Lexmark E360dn
OKI B431dn
Samsung ML-3471ND
Kolorowy laser
Tego typu drukarka posiada zalety monochromatycznej, ale ma też kilka wad. Mocne strony? Kolorowy, szybki i trwały druk i odporność na duże obciążenia oraz pojemność tonerów. Wady? Wysoka cena, zarówno zakupu, jak i barwnego druku. Do tego do naprawdę wysokiej jakości kolorowych wydruków polecić należy urządzenia atramentowe (np. termosublimacyjne). Niemniej jednak kolorowe drukarki laserowe coraz częściej pojawiają się zarówno w firmach, jak i sklepach, a ich ceny regularnie spadają.
Polecane modele w cenie 1000-2000 złotych
Brother HL-4040CN
Xerox Phaser 6280DN
Canon i-SENSYS LBP7200Cdn
Epson AcuLaser C2800DN
Konica Minolta MagiColor 1650END
OKI C330dn
Atramentowy klasyk
Kiedy nasza firma potrzebuje drukarki atramentowej? Gdy większe znaczenie mają dla nas kolorowe ilustracje i fotografie, niż jakość tekstu i szybkość pracy urządzenia. A także, gdy bardziej liczy się niska cena zakupu niż koszty eksploatacji, a przy okazji nie drukujemy wiele.
Z powodu niskiej ceny, drukarki atramentowe wciąż są chętnie wybieranym biurowym sprzętem, choć kojarzą się głównie z zastosowaniami domowymi. Nic dziwnego - "atramentówki" przy dużej liczbie wydruków są mniej ekonomiczne od urządzeń laserowych, a tusze mniej pojemne od tonerów i trzeba je częściej wymieniać. Niebagatelne znaczenie ma też mniejsza szybkość druku oraz jego gorsza trwałość. Nie da się pominąć także mniejszej wytrzymałości tego typu urządzeń, szczególnie przy dużym firmowym obciążeniu, a przez to - większej awaryjności.
Postęp technologiczny zmienia jednak podejście użytkowników firmowych do atramentowych drukarek. Na rynku coraz mocniejszą pozycję zdobywa tego typu sprzęt z linii biznesowych, nie ustępujący parametrami i zaletami technologii laserowej. Na szczególną uwagę zasługują drukarki z osobnymi kartridżami o dużej wydajności, potrafiące wydrukować bez wymiany tuszu wiele tysięcy stron, robiąc to niemal tak szybko jak laserowe i oferując niższe koszty eksploatacji. Kosztują co prawda tyle, co operująca laserem konkurencja, ale dla firmy to zdecydowanie sprzęt godny uwagi.
Polecane modele w cenie 500-2000 złotych
HP OfficeJet Pro 8000 WiFi
HP OfficeJet Pro 6000
Canon PIXMA IX6550
Epson Stylus Office B1100
Urządzenia wielofunkcyjne
W przypadku opisywanych wcześniej drukarek niezbędnym uzupełnieniem firmowego zestawu jest skaner. Czasami jednak takie rozwiązanie jest mało wygodne, szczególnie, gdy zamierzamy sporo kopiować lub dysponujemy niewielką ilością miejsca. Wtedy idealnym rozwiązaniem staje się urządzenie wielofunkcyjne, łączące w jednej obudowie drukarkę, skaner, faks i kopiarkę. W tego typu sprzęcie spotykamy dwa, znane nam już rodzaje drukarek - atramentowe i laserowe. Znamy już ich wady i zalety, dlatego możemy przyjrzeć się atutom i słabościom wielofunkcyjnych kombajnów.
Plusy są oczywiste - wiele urządzeń w jednym zgrabnym pudełku, zajmującym niewiele miejsca. Do tego dochodzi cena niższa, niż gdybyśmy chcieli wszystkie urządzenia kupować osobno. Uniwersalność to jednak także wada. Elementy wchodzące w skład urządzenia wielofunkcyjnego zwykle mają niższe parametry niż wyspecjalizowane drukarki, skanery i faksy. Gdy zepsuje się jeden z nich, na przykład podajnik do papieru, do serwisu wędruje całe urządzenie, pozbawiając firmę możliwości korzystania z innych funkcji.
W poszukiwaniu większej niezawodności możemy zdecydować się na urządzenie wielofunkcyjne z drukarką laserową. Na rynku dominują modele potrafiące drukować na czarno, zaś kolorowe to już wyższa półka cenowa.
I na koniec - wybierając urządzenie wielofunkcyjne warto rozejrzeć się za takim, które skanując dokumenty potrafi automatycznie konwertować je do formatu PDF i zapisywać na pamięci USB lub przenośnym twardym dysku. To wygodne rozwiązanie, nie wymagające uruchamiania komputera i specjalnego oprogramowania. Warto też zwrócić uwagę na dołączone oprogramowanie OCR, pozwalające zapisać w pliku tekstowym skanowany tekst.
Polecane modele
Atramentowe wielofunkcyjne w cenie 450-900 złotych
Epson Stylus Photo PX820FWD
HP OfficeJet Pro 8500A Plus
Lexmark Pro 705 Prevail
Canon Pixma MG6150
Laserowe wielofunkcyjne monochromatyczne w cenie 1000-2000 złotych
Canon i-SENSYS MF4380DN
Epson AcuLaser MX20DNF
OKI MB470 MFP
Xerox WorkCentre 3220
Laserowe wielofunkcyjne kolorowe w cenie 1000-3000 złotych
Brother MFC-9320CW
Samsung CLX-3185FW
Canon i-SENSYS MF8050CN
HP Color LaserJet CM2320nf
Konica Minolta Magicolor 4695MF
OKI MFP MC350
Podsumowanie
Nietrudno zauważyć, że proponowane urządzenia to nie najtańsze modele. Powód jest oczywisty i omówiliśmy go wcześniej - ten sprzęt jest bardziej wydajny i trwały oraz tańszy w eksploatacji.
Niemal każdy producent ma w ofercie interesujące urządzenia wszystkich typów. Wybór jest duży, parametry podobne, więc zaczyna decydować to, czego nie widać na sklepowej półce - koszty eksploatacji. Warto więc poczytać opinie dotyczące interesujących nas modeli, sprawdzić ile kosztuje tusz albo toner i dowiedzieć się, jak sprawnie działa serwis. Wszystko to decydować będzie o komforcie i ostatecznym koszcie użytkowania sprzętu. Wiadomo bowiem, że drukarka lubi się zepsuć (a toner skończyć), gdy natychmiast musimy coś wydrukować. Może istnieje nawet jakieś prawo Murphy'ego dotyczące tego zjawiska? Im lepszy sprzęt kupimy, tym większa szansa na złamanie tego prawa.
