Ostatnią przeszkodą w telepracy jest psychologia

Praca zdalna. Marzenie wielu. Co stoi na przeszkodzie, żeby świat zaoszczędził miliony litrów benzyny, miliony godzin straconych w korkach, nerwy, stres i pot?

Jest tyle przyjemniejszych miejsc, w których można spędzać czas, niż biuro. Telepraca miała być przyszłością. Kolejnym krokiem na drodze do pełnego wyzwolenia, które obiecał nam Marks.

Kiedy w końcu ludzkość wymyśli technologię, która pozwoli nam spokojnie pracować z domu i utrzymać rodzinę?

Fakty są takie, że już wymyśliła!

Jeśli jesteś: programistą, przedsiębiorcą, grafikiem, księgową, artystą, analitykiem, sprzedawcą, marketingowcem, adminem lub innego rodzaju ekspertem najprawdopodobniej nie musisz spędzać w biurze ani godziny. No chyba, że chcesz. Technologia już tu jest. Laptopy, telefony, Skype, oprogramowanie w chmurze sprawiają, że swoją pracę możesz wykonywać praktycznie z każdego miejsca na ziemi. Dlaczego w 99% przypadków nadal tym miejscem jest biuro?

Kilka tygodni temu, krótko po rozpoczęciu pracy dla klienta w Berlinie, wybraliśmy się na pierwsze cykliczne "scrum meeting", czyli planowanie kolejnych 3 tygodni pracy. Klient nalegał, żebyśmy pojawili się osobiście. No cóż, Poznań - Berlin, to w końcu tylko 300 km; wsiedliśmy w samochód i wyruszyliśmy. 12 godzin później - w tym: 9,5 godziny w samochodzie, godzinne czekanie na wolną salę konferencyjną i 1,5 godziny spotkania - wróciliśmy to domu. Nigdy więcej! Kolejne spotkanie odbyło się już via Skype. 2 sale konferencyjne, 7 osób, video czat, wspólnie otwarte narzędzie do planowania, 1,5 godziny i można wrócić do pracy.

Podliczmy . 10,5 godziny to dzień pracy z kawałkiem. W tym wypadku 3 osób. Mamy więc koszt na poziomie 3x10,5 - to prawie tydzień pracy! Plus benzyna i zmęczenie po podróży. Kogo na to stać?

Spotkania twarzą w twarz są drogie - warto być pewnym, że inwestycja się "opłaci".

Nie chodzi o to, że unikamy się nawzajem i nie komunikujemy. Po prostu nie robimy tego siedząc w jednym pokoju. Na spotkanie "zdalne" dużo łatwiej się umówić i dużo taniej się je organizuje.

Zastanówmy się co tak naprawdę sprawia, że w wielu firmach nadal wymaga się obecności na miejscu?

Po pierwsze na pewno jest to złudzenie większej kontroli , jeśli pracownik siedzi przy biurku obok, ale jak pokazują badania, mimo tej "kontroli" Internet do celów prywatnych wykorzystuje w pracy ponad 93% Polaków. Zachowanie kontroli jest zatem pozorne.

Po drugie, faktem jest, że komunikacja , czyli proces, który szczególnie w większych firmach jest jednym z największych wąskich gardeł organizacji, dużo sprawniej przebiega twarzą w twarz . Mało która firma wykształciła jednak kulturę efektywnych spotkań, faktycznie odbijających się pozytywnie na wynikach zespołu. Z reguły spotkania są dla jednych (szefów) uspokajaczem, a dla innych (pracowników) marnowaniem czasu.

Po trzecie: atencja . Uwaga, jaką przywiązujemy do słów rozmówcy, jest jednym z dóbr rzadkich w dobie multitaskingu, rozpraszaczy w postaci telefonów komórkowych, komunikatorów i "back channels" typu Twitter. Siedząc twarzą w twarz, rzeczywiście zwiększamy szansę na bycie wysłuchanym. Pytanie, czy wideokonferencja i wspólne robienie notatek nie upodabnia tego w sposób bliski ideałowi?

To nie są zasadnicze problemy. Jednak gdy firma nie ma siedziby tylko w jednym budynku, trzeba dużo bardziej proaktywnie zająć się wspomnianymi procesami. Głównym celem komunikacji jest to, żeby obie strony rozumiały co do siebie mówią i potrafiły działać w oparciu o pozyskane informacje. Komunikacja zdalna obudowana dobrymi praktykami , takimi jak sporządzanie notatek, czytelne opisywanie problemów, posługiwanie się spójnym słownikiem pojęciowym, może być wielokrotnie bardziej efektywna niż komunikacja twarzą twarz bez tych zasad.

Bo tak naprawdę praca w jednym miejscu to bardziej integrowanie się w przerwach pomiędzy zadaniami i możliwość szybszego naprawiania błędów, niż rzeczywiście skuteczna komunikacja.

To, co będąc w biurze, można było załatwić rozmawiając przy przysłowiowym "ekspresie do kawy", trzeba rozwiązać poprzez firmowe czaty, regularne wideokonferencje czy imprezy integracyjne.

Niesamowicie trudno jednak załatać potrzebę bycia z kimś fizycznie, aby zdobyć do niego zaufanie. Dlatego z naszego doświadczenia wynika, że najlepiej praca zdalna sprawdza się po około 2-3 miesiącach "znajomości" live.

Kuba Filipowski - od roku mieszka w Warszawie i zdalnie zarządza zespołem sprzedażowym i nadzoruje rozwój produktu w poznańskiej firmie Humanway.

Wiktor Schmidt - w lipcu wyjeżdza do Dublina, aby stamtąd poprzez Skype i inne nowoczesne wynalazki zarządzać zespołem developerów w firmach Netguru i Humanway.

Więcej o: