Jakiś czas temu firma Roland Berger policzyła, że produkcja faktur i rachunków średniej wielkości firmę telekomunikacyjną (około 2 mln abonentów) kosztuje rocznie około 38 mln zł. Koszt wydruku i wysyłki jednego dokumentu oszacowała na 1,5 zł. Zamiana papieru na PDF nawet o połowę skróciłaby czas potrzebny na przetwarzanie danych, drukowanie faktur, kopertowanie, transport, dystrybucję, realizację i dostarczenie płatności. Po kilku latach od przejścia z papieru na PDF przykładowa firma telekomunikacyjna mogłyby zaoszczędzić ponad 10 mln zł - szacowali eksperci RB.
Firmy mają więc spory interes w rozpowszechnianiu e-faktur. Dlatego próbują namawiać swoich klientów, by zrezygnowali z otrzymywania faktur papierowych na rzecz wysyłanych mailem. Jak? Oferują np. zniżki na usługi, zachęcają promocjami, inne przypominają o ekologii, a jeszcze inne wprowadzają kary, np. dodatkowe opłaty za wysłanie faktury papierowej.
Na rynku powstają też rozwiązania, które mają nas zachęcić do e-faktur. Np. Krajowa Izba Rozliczeniowa, która jest m.in. operatorem najpopularniejszego w Polsce systemu przelewów, oferuje dostawcom usług system invoobill (dawniej Bilix). To połączenie elektronicznej faktury z bankowym systemem przelewów. W efekcie klient np. firmy telekomunikacyjnej otrzymuje fakturę, która trafia bezpośrednio do systemu bankowości elektronicznej. Dane z faktury automatycznie przepisują się do formatki przelewu. Wystarczy tylko zaakceptować płatność.
Papierowa faktura rządzi
E-faktury zyskują na popularności, ale do pełnego wyeliminowania papieru jeszcze daleka droga - pokazują badania przeprowadzone przez pracownię Millward Brown na zlecenie firmy BillBird. W styczniu 2013 r. o sposoby opłacania faktur zapytano 667 osób (w ankiecie wzięły osoby, które opłacają faktury).
Gros faktur - średnio 82 proc. - wystawianych jest w formie papierowej. Najwięcej elektronicznych dokumentów (27 proc.) dostajemy za usługi internetowe, 22 proc. za telefon komórkowy, a 20 proc. za telewizję kablową. Najmniej e-faktur wysyłają firmy dostarczające gaz (7 proc.) i prąd (8 proc.).
Dzisiaj tylko co piąty badany zmieniłby fakturę papierową na elektroniczną, a więc wysyłaną e-mailem. Gotowi na zmianę wskazują przede wszystkim na wygodę przechowywania faktury elektronicznej. Ich zdaniem trudniej też taką fakturę zgubić. Za co trzecim przemawiają argumenty proekologiczne. Dla reszty zachętą może być zniżka na usługi lub wprowadzenie opłaty za wysyłanie faktur papierowych.
Faktury elektroniczne wolą otrzymywać osoby młodsze i lepiej wykształcone.
Jakie są zalety faktur papierowych? 35 proc. osób niekorzystających z e-dokumentów przyznaje, że dzięki papierowej fakturze pamiętają o dacie płatności, a 27 proc. po prostu jest przyzwyczajonych do tej formy. Co czwarty nie umie sprawnie obsługiwać komputera, dlatego skazany jest na tradycyjny rachunek.
Co drugi chodzi na pocztę
Najpopularniejszym miejscem opłacania faktur nadal jest poczta. Z fakturami przychodzi tam 47 proc. badanych, choć w 2003 r. przyznawało się do tego 71 proc. W ciągu dekady to właśnie Poczta Polska straciła najwięcej - podkreślają autorzy raportu.
Z okienek pocztowych przesiedliśmy się do internetu. Dzisiaj - w zależności od rodzaju usługi - przelewem internetowym płaci od 23 proc. (prąd, abonament rtv) do 45 proc. (faktura z internetu) gospodarstw domowych.
Ale mimo wzrostu popularności płatności przez internet, gotówka trzyma się mocno - tylko mniej więcej co trzeci płatnik opłaca jakiś rachunek przez internet, reszta to różnego rodzaju transakcje gotówkowe: płatność na poczcie, w biurze obsługi klienta danego usługodawcy czy w punktach kasowych, np. w sklepach czy na stacjach benzynowych.
Co ciekawe, co czwarty badany płaci rachunki gotówką w banku, co jest zazwyczaj jedną z najdroższych opcji (prowizje za przelewy bankowe zlecone w oddziale są wyższe niż na poczcie).
Świadome opóźnienia
Blisko 40 proc. badanych przyznaje, że świadomie nie płaci rachunków w terminie, a 8 proc. robi to praktycznie co miesiąc. Najczęściej celowo opóźniamy się z płaceniem faktur za prąd (37 proc.), telefon komórkowy oraz czynsz (po 23 proc.).
Z jakich usług rezygnują Polacy, żeby zmniejszyć wydatki? W ciągu ostatnich dwóch lat aż 29 proc. ankietowanych odłączyło jakąś usługę. W pierwszej kolejności rezygnujemy z telefonów stacjonarnych, telewizji kablowej i internetu.
