Jak wygląda kontrola skarbowa? Jakie są prawa i obowiązki przedsiębiorcy?

Jak wygląda kontrola skarbowa? Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz to wiedzieć. Przeczytaj, jakie prawa i obowiązki ma przedsiębiorca, aby czynności sprawdzające - dokonywane przez pracowników urzędu skarbowego - nie spędzały ci snu z powiek.

Kontrola skarbowa. Jak urząd skarbowy zawiadamia o kontroli?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, powinien być świadomy, iż może zostać poddany kontroli skarbowej. Należy jednak pamiętać o tym, że aby kontrola mogła być wszczęta, co do zasady urząd powinien zawiadomić podatnika o tym fakcie w określonym ustawowo terminie. Urząd skarbowy uprzedza o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej poprzez doręczane zawiadomienia na formularzu ZAW-K. Określa w nim m.in. zakres kontroli, rodzaj sprawdzanego podatku, okres objęty weryfikacją. Kontrola podatkowa może zacząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia podatnikowi zawiadomienia. Jej wszczęcie może nastąpić w dowolnym momencie we wskazanym przedziale czasowym.

Urząd skarbowy nie ma obowiązku podać konkretnej daty rozpoczęcia kontroli podatkowej w zawiadomieniu o zamiarze jej wszczęcia. Warto wiedzieć również o tym, że kontrola może zostać wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jednak wymagana jest wówczas pisemna lub ustna zgoda podatnika bądź jego wniosek w tej sprawie. 

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno zawierać:

• oznaczenie organu 
• miejsce i datę wystawienia
• oznaczenie przedsiębiorcy
• zakres kontroli
• imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji

Trzeba także zdawać sobie sprawę z tego, że istnieją okoliczności, w których kontrola skarbowa może zostać przeprowadzona bez uprzedniego zawiadomienia o niej. Kiedy zatem urząd skarbowy nie musi informować o zamiarze skontrolowania przedsiębiorcy? W takich sytuacjach, gdy m.in:

1. Przedsiębiorca nie posiada adresu zamieszkania lub adresu firmy bądź w sytuacji, kiedy dostarczane - pod wskazane adresy - zawiadomienia były nieskuteczne lub utrudnione.
2. Istnieje uzasadnione podejrzenie zagrożenia zdrowia bądź życia.
3. Kontrola może się przyczynić do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.
4. Kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej lub przepisów prawa Unii Europejskiej.
5. Kontrola zostanie przeprowadzona na podstawie odrębnych przepisów.

Zakres kontroli skarbowej

Zakres kontroli skarbowej nie może wykraczać poza ten, który został wskazany w upoważnieniu do jej prowadzenia - o czym mówi art. 283 § 5 Ordynacji podatkowej. Warto jednak pamiętać o tym, że jej celem jest  sprawdzenie rzetelności prowadzonych ksiąg oraz poprawności rozliczeń podatkowych, czyli to czy kontrolowany podmiot wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. 

• Zobacz też: Drugi próg podatkowy. Jak go obliczyć?

Kontrola skarbowa. Jaką dokumentację przygotować?

Jak już wiemy, zawiadomienie z urzędu skarbowego o wszczęciu planowanej kontroli powinno zawierać, m.in określenie zakresu przedmiotowego, którego będzie dotyczyło sprawdzenie. Do czasu przybycia osoby weryfikującej, przedsiębiorca powinien przygotować wymagane dokumenty. O czym zatem wato pamiętać?

• podatnik ma możliwość ponownego zweryfikowania dokumentacji księgowej i dokonania ewentualnych korekt w Księdze Przychodów i Rozchodów oraz deklaracji podatkowej
• posiadanie, przez przedsiębiorcę, faktur wystawionych w języku obcym może się wiązać z ich przetłumaczeniem na język polski
• jeśli podatnik prowadzi księgowość za pomocą programów komputerowych, należałoby udostępnić organowi kontrolującemu dostęp do księgi podatkowej oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na nośniku danych
• kontrolujący może zażądać od przedsiębiorcy dokumentów jedynie za okres, który został wskazany w zawiadomieniu o wszczęciu działań weryfikacyjnych. Jeśli będą one dotyczyły innego czasu, podatnik ma prawo odmówić ich wydania. Żądanie udostępnienia dokumentacji za inny okres, musi zostać poprzedzone pisemnie - dopiero wówczas trzeba ją przekazać.

Kogo sprawdza urząd skarbowy?

Mimo, iż kontroli skarbowej może się spodziewać każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, istnieją jednak pewne działania podatników, które znacznie częściej narażają na kontrolę fiskusa. Kogo zatem sprawdza urząd skarbowy?

1. Podatnika generującego małe dochody, a ponoszącego wysokie wydatki. Dla urzędu skarbowego podatnik, który nie zarabia lub zarabia niewiele, a kupuje np. mieszkanie przykuwa uwagę i może zostać poddany kontroli podatkowej. Podobnie rzecz się ma z przedsiębiorcami, którzy generują duże straty - rodzi się wówczas pytanie: w jaki sposób funkcjonuje firma, która przynosi wyłącznie straty, nie posiadając zysków?
2. Urząd skarbowy zainteresuje się przedsiębiorcą, którego zwrot VAT-u jest bardzo wysoki lub wyróżnia się od zwrotów z poprzednich lat jego działalności. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca rozpoczyna działalność i po raz pierwszy złożył wniosek o zwrot VAT-u – w takiej sytuacji kontroli można się spodziewać niemalże w 100%.
3. Podatników prowadzących działalność zarobkową w Internecie. Zarabianie za pośrednictwem Internetu wymaga opodatkowania i opłacania podatków i o tym trzeba pamiętać, zajmując się tego rodzaju aktywnością. 

• Zobacz też: Ulga dla młodych. Komu przysługuje i na czym polega zerowy PIT?

Jak często może się odbywać kontrola skarbowa?

Rozpatrując częstotliwość kontroli skarbowej, warto pamiętać o tym, że poza sytuacjami wyjątkowymi, takimi jak np. bezpośrednie zagrożenie zdrowia, życia lub środowiska naturalnego, lub kontrole UOKiK, firmę może kontrolować tylko jeden organ. Jeśli w danym przedsiębiorstwie ma miejsce kontrola, inny organ chcący ją "prześwietlić" musi się umówić na inny termin. Zastanawiasz się jak długo mogą łącznie trwać wszystkie kontrole w przeciągu jednego roku? Wszystko zależy od wielkości Twojej firmy, i tak:

• dla mikro przedsiębiorców, a więc firm zatrudniających do 10 osób i o rocznych obrotach do 2 mln euro - maksymalnie 12 dni
• w małych firmach - do 50 pracowników i obrotach do 10 mln euro jest to 18 dni
• w średnich przedsiębiorstwach, zatrudniających 50-250 pracowników o obroty do 50 mln euro - 24 dni
• w dużych firmach - maksymalnie 48 dni roboczych

Dodatkowo, ważne jest również to, że organy podatkowe muszą się zastosować do zasady jednej kontroli w jednej sprawie – urząd nie może zatem kilkukrotnie kontrolować przedsiębiorcy w tej samej sprawie.