Kiedy na świecie rozpoczęła się pandemia COVID-19 wiele firm przeszło z pracy stacjonarnej na zdalną, niejednokrotnie pod wpływem presji pracowników. Wcześniej często traktowano ją jak "zło konieczne", a Home Office bardziej kojarzył się z urlopem niż pracą. Pandemia zmieniała to postrzeganie, ale do idealnego wprowadzenia tego typu modelów pracy w Polsce jeszcze daleko.
Pandemia i praca hybrydowa. "Większość firm jest na drugim z pięciu poziomów"
- Pandemia dała zarówno firmom, jak i pracownikom motywację, żeby pracować zdalnie i pokazać, że da się w tym modelu utrzymać produktywność i dobre wyniki. Kiedy okazało się, że rzeczywiście model zdalny czy hybrydowy mogą działać, zarządzający poczuli się bardzo kompetentni. Problem w tym, że w większości polskie firmy dopiero raczkują jeśli chodzi o zarządzanie pracą zdalną i hybrydową. Większość z nich jest dopiero na drugim z pięciu poziomów dojrzałości modelu hybrydowego, a menedżerowie nie mają świadomości, że jest coś dalej i że można lepiej, mądrzej - tłumaczy nam Zuzanna Przybyła, założycielka firmy World is Your Office.
Przybyła zawodowo doradza i szkoli firmy z pracy zdalnej od pięciu lat. Pamięta więc czasy sprzed pandemii, gdy praca zdalna nie była wcale traktowana jak normalna praca. Realizuje też projekty jako zewnętrzny konsultant w roli Head Of Remote. Jej głównym zadaniem w tej roli jest wsparcie firmy we wdrożeniu zdalnego lub hybrydowego modelu pracy w taki sposób, by działał on optymalnie i był spójny z potrzebami różnych stron, to jest - pracowników, szefów i zarządu.
- Oczywiście, jeśli mamy ambicje, żeby firma jedynie nie upadała podczas pracy hybrydowej - to to się uda, ale jeśli chcemy, żeby działała dobrze dzięki modelowi hybrydowemu, a nie pomimo jego wdrożenia, to jest już wyższa szkoła jazdy. Trzeba dopasować wszystkie procesy, wymyślić hybrydy. I ktoś musi być za to odpowiedzialny. Stąd potrzeba nowego stanowiska - tłumaczy ekspertka.
Praca hybrydowa i jej bolączki. Czym jest efekt czystej ekspozycji?
Hybryda jest przede wszystkim pojęciem nieostrym. Czy pracownicy będą przychodzić w określone dni tygodnia, czy wtedy, gdy poczują taką potrzebę? A może według określonych limitów? Szczegółowe zaplanowanie tego typu mechanizmów leży właśnie po stronie HoR.
Oprócz trudności z rozplanowaniem technicznego przejścia na pracę hybrydową taka zmiana może wiązać się z problemami interpersonalnymi wewnątrz organizacji. Podczas pracy hybrydowej może dojść do zaobserwowania tzw. efektu czystej ekspozycji. To zjawisko, w którym pracownicy, którzy częściej pojawiają się w biurze, są później lepiej oceniani przez menadżerów tylko dlatego, że ci częściej ich widzą. Należy również pilnować kwestii komunikacji, aby pracujący w biurze byli tak samo poinformowani, jak pracujący zdalnie.
- Kwestii, których ten model dotyka, jest bardzo dużo. Większość firm przerzuca odpowiedzialność na pracownika i uważa, że jeśli każdy pracuje efektywnie, to i model będzie efektywny. Rezultatem jest jednak brak odpowiedzialności spoczywającej na kimkolwiek. Dlatego na zachodzie wymyślono stanowisko, które to spina - w zależności od firmy i organizacji jego kompetencje nieco się różnią - opowiada ekspertka.
Head of Remote - jak to działa?
Rola Head of Remote w firmach zależy od wielu czynników, ale można wyróżnić trzy główne sposoby współpracy. Pierwszy, najbardziej nowatorski, to tworzenie osobnego etatu w firmie dla osoby, która koordynować będzie pracę zdalną czy hybrydową. Takie rozwiązania stosuje m.in. Facebook czy GitLab. W Polsce niewiele firm decyduje się na tworzenie takiego etatu.
Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej Gazeta.pl.
Dużo popularniejsze są inne rozwiązania. Wiele przedsiębiorstw wynajmuje specjalistę, który kilka godzin w tygodniu, jako zewnętrzny konsultant, zarządza procesem i diagnozuje największe bolączki przedsiębiorstwa. Jeszcze bardziej powszechną opcją jest jednak przydzielenie obowiązków HoR pracownikowi zatrudnionemu na innym etacie. Na przykład: osoba z działu HR zauważa problem podczas pracy zdalnej lub hybrydowej i sama skupia się na jego rozwiązywaniu, przy okazji rozwijając w tym kierunku firmę.
Head of Remote - czym się zajmuje?
Gdy już firma zdecyduje się skorzystać z usług HoR, ten zajmuje się zebraniem i uspójnieniem informacji z całego przedsiębiorstwa. Spojrzenie z zewnątrz pomaga. Gdy w jednym dziale hybryda działa świetnie, HoR przerzuca wypracowane w nim sposoby działania na inne działy, które z pracą zdalną lub hybrydową radzą sobie gorzej. Jego zadaniem jest stworzenie jednolitych praktyk dla całego przedsiębiorstwa. Później HoR odpowiedzialny jest za kontrolowanie wdrożonych standardów pracy hybrydowej.
- Hybryda to spektrum. Nie można mówić, czy działa, czy nie działa. Można być w raczkującym, a można być w zaawansowanym stadium i działać lepiej niż wiele stacjonarnych organizacji. Hybryda ma to do siebie, że jeżeli się ją mądrze wdroży, zarządzi, skontroluje, to można mieć maksymalne korzyści zarówno z pracy stacjonarnej, jak i hybrydowej - opowiada Przybyła.
Każdy tryb pracy ma swoje plusy. Praca zdalna w modelu hybrydowym najlepiej sprawdza się podczas tzw. pracy głębokiej, gdy najważniejsze jest skupienie, a więc zadań indywidualnych i kreatywnych. Z kolei praca biurowa w hybrydzie to świetna okazja do budowania relacji z kolegami, spotkań i zespołowego rozwiązywania problemów. Według założycielki World is Your Office obecnie źle zarządza się tymi korzyściami.
"Zmiana trybu pracy to trudne decyzje. Ludzie, którzy dostali wolność, strasznie się buntują"
- Są takie dni, że ludzie przychodzą do biura i siedzą osiem godzin na spotkaniach online. Po co w takim razie przychodzą? Albo kiedy są w domu i mogą wykorzystać to, że mogą się skupić i mają spokój, spędzają dzień na odpowiadaniu na powiadomienia, chodzą na spotkaniu i nie mają czasu na pracę głęboką - tłumaczy.
Zadaniem HoR jest właśnie wypracowanie odpowiednich praktyk, które nie tylko podniosą efektywność, lecz także zadowolenie pracowników. Dlatego to stanowisko wymaga słuchania. Wyciągania informacji od pracowników oraz zarządu, a później szukania kompromisów. Głównym zadaniem HoR jest więc doradzenie i pomaganie.
- Zmiana trybu pracy to trudne decyzje. Ludzie, którzy dostali wolność, strasznie się buntują, gdy jest im zabierana. Są firmy, w których ludzie od dwóch lat nie byli w biurze i to też nie jest dobre. Zapomina się, że w pracy może też być fajnie - tłumaczy specjalistka.
Head of Reomote - zawód przyszłości? "W USA obserwuje się tzw. great resignation"
Zmiana postrzegania pracy zdalnej jako szansy, a nie konieczności, nie jest łatwa. Zuzanna Przybyła, podkreśla, że jest to właściwie praca u podstaw. Żeby zmienić świadomość Polaków dot. pracy zdalnej, organizuje szkolenia czy webinary, które uczą pracowników efektywności osobistej podczas pracy w domu, a menadżerów - budowania zaufania z pracownikami.
- W USA obserwuje się tzw. great resignation, czyli masowe odejścia z pracy. Trudno teraz utrzymać pracownika, a żeby być konkurencyjnym, potrzebne jest świadome zarządzanie. Mam przekonanie, że projektowanie doświadczenia pracownika i kandydata w kontekście modelu pracy, w jakim organizacja funkcjonuje, może stać się kluczowe dla wielu firm - przewiduje założycielka WIYO.
