Od piątku 7 kwietnia obowiązuje znowelizowany Kodeks Pracy, w którym uregulowano zasady pracy zdalnej i hybrydowej. Co się zmienia?
Części osób pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej (wniosek pracownika będzie dla pracodawcy wiążący!). Chodzi przede wszystkim o pracowniczki w ciąży, osoby z dzieckiem do 4. roku życia oraz opiekujące się członkami najbliższej rodziny z niepełnosprawnościami.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, wniosek o pracę zdalną od takiej osoby jest wiążący "chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika". Trudno wyobrazić sobie pracę zdalną np. hutnika albo górnika.
O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną pracodawca będzie musiał poinformować pracownika papierowo lub elektronicznie w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
W przypadku innych osób zgoda na pracę zdalną nie będzie obligatoryjna (o ile taka praca jest oczywiście możliwa).
Praca zdalna wprowadzona kodeksem pracy nie jest obowiązkowa, ani też nie ma automatycznego zastosowania do pracowników. Pracodawca sam decyduje, czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup
- komentuje Anna Zielińska, prawniczka w ClickMeeting.
Praca zdalna z dowolnego krańca Polski lub świata? To nie takie proste!
Zdalna forma pracy będzie mogła być ustalona - oczywiście na warunkach, na jakie obie strony się zgodzą - zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i później, w formie zmiany warunków pracy. Różnica jest taka, że w tym pierwszym przypadku pracodawca co do zasady nie ma możliwości cofnięcia zgody. W drugim pracodawca będzie mógł to zrobić - z terminem powrotu pracownika do pracy stacjonarnej w ciągu maksymalnie 30 dni.
Formalnie przepisy nie dają pracownikowi całkowitej swobody wyboru miejsca pracy - każdorazowo musi ono być uzgodnione z pracodawcą. Na pierwszy rzut oka może wydawać się to złośliwością ze strony pracodawcy - dlaczego trzeba go prosić, żeby raz popracować nie z domu, ale np. od teściów. Ale Anna Zielińska wyjaśnia, że jest w tym logika, bo praca zdalna z nieuzgodnionego miejsca może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji.
Po pierwsze, w razie wypadku przy pracy, wypadek taki raczej nie zostanie uznany przez ZUS za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu. Po drugie, w przypadku pracy z zagranicy pracownik może wpaść w inny porządek prawny dot. podatków, w tym w podwójne opodatkowanie. Obowiązki podatkowe związane z taką sytuacją obciążają pracownika. Po trzecie, w przypadku wykonywania pracy spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego [kraje UE plus Norwegia, Islandia i Liechtenstein - red.] może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych poza EOG. RODO w takiej sytuacji nakłada na administratora, czyli pracodawcę m.in. obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Pracodawca będzie także odpowiadał za wszelkie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych w takich sytuacjach
- wyjaśnia Anna Zielińska i dodaje, że praca zdalna z nieuzgodnionego z pracodawcą miejsca w niektórych wypadkach zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego.
W niektórych przypadkach pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej (o ile pracownik złoży oświadczenie, że posiada ku temu warunki lokalowe i techniczne). Będzie to możliwe w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu), a także kiedy praca stacjonarna nie będzie przez jakiś czas możliwa (bo np. w biurowcu był pożar).
Kluczowe porozumienie między pracownikami a pracodawcą. Chodzi m.in. o pieniądze!
Nowe przepisy regulują część kwestii i dają pracownikom pewne prawa (np. praca zdalna rodziców małych dzieci), ale generalnie szczegółowe i specyficzne dla danego miejsca pracy reguły pracy zdalnej i hybrydowej ma określać regulamin danej firmy/instytucji lub porozumienie zakładowe. Jeśli takiego dokumentu nie ma, te zasady regulować powinno indywidualne porozumienie z pracownikiem.
Można powiedzieć, że w znacznej części odpowiedzialność za funkcjonowanie tej formy pracy przypada pracodawcom, którzy muszą zaproponować wewnętrzne regulaminy normujące jej funkcjonowanie
- komentuje Anna Barbachowska, dyrektorka HR w ADP Polska.
To właśnie w tych dokumentach powinny znaleźć się m.in. regulacje dotyczące pokrywania się pracodawcę kosztów pracy zdalnej.
Jak wyjaśnia resort rodziny i polityki społecznej, obowiązkowe pokrycie kosztów mediów dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwrot np. za zużytą wodę za biurko i krzesło albo za korzystanie z prywatnego komputera (strony mogą tak ustalić, choć generalnie pracodawca powinien zapewnić pracownikowi komputer) nie jest obowiązkowy, jego kwota (ryczałt, ekwiwalent) zależy od regulaminu danej firmy czy porozumienia zakładowego.
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Pozostałe koszty jedynie mogą być pokrywane. Niestety ustawodawca nie podpowiedział, według jakich zasad należy wyliczać te koszty i każdy pracodawca musi sam wymyślić sposób na ich wyliczenie. Praktyka pokazuje, że jest wiele różnych sposób wyliczenia takich kosztów, a ich wysokość jest naprawdę zróżnicowana, gdyż potrafi wynosić od ok. 2,50 zł za 1 dzień, do ok. 100-150 zł za miesiąc. Pracodawca na wypadek ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego lub ZUS powinien zachować wyliczenia wysokości takiego dodatku za pracę zdalną wraz ze źródłami, na których się opierał takich jak oferty dostawców Internetu
- mówi Anna Zielińska.
Praca zdalna będzie podlegać kontroli!
Oczywiście pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika - np. w zakresie higieny pracy czy ochrony informacji.
Zasady przeprowadzania takich kontroli zostaną określone w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie, a w przypadku ich braku - w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem
- wyjaśniła ministerka rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg w rozmowie z "Dziennikiem Gazetą Prawną". Takie kontrole będą odbywały się w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach pracy i przede wszystkim zdalnie, np. przez telefon, e-maila czy komunikator.
Praca zdalna tylko okazjonalnie? Tak, do 24 dni w ciągu roku
Nowe przepisy dają też pracownikowi możliwość wnioskowania o okazjonalną pracę zdalną (np. gdy musi zająć się chorym dzieckiem). Chodzi o maksymalnie 24 dni w ciągu roku. Co jednak ważne, pracodawca będzie miał prawo nieuwzględnienia takiego wniosku.
Pracownik, który uzgodni z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze np. 3 dni w każdym tygodniu pracy (czyli tzw. pracę hybrydową), może dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną, aby np. w danym tygodniu pracować z domu 5 dni
- podkreśla Anna Zielińska.
Te 24 dni na okazjonalną pracę zdalną będą przypisane do pracownika - przy zmianie pracy w ciągu roku w świadectwie pracy znajdzie się zapis, ile z tego limitu już wykorzystał.
Praca zdalna pod wpływem alkoholu? Pracodawcy trudno będzie to sprawdzić
Dużo emocji budzi także pytanie, czy pracodawca będzie mógł sprawdzać trzeźwość pracownika podczas pracy zdalnej. Odpowiedź brzmi: teoretycznie tak. W praktyce jednak trudno sobie wyobrazić, żeby pracodawcy masowo biegali po naszych domach z alkomatami (inna sprawa, że prawnicy mają trochę wątpliwości np. w zakresie kwestii poszanowania godności i prywatności pracownika).
Generalnie przepisy stanowią, że kontrolę można przeprowadzić, gdy jest ona "niezbędna do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia".
Co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia
- komentuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.
Formalnie pozytywny wynik badania na obecność alkoholu będzie grozić nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.
26 kwietnia kolejne zmiany w Kodeksie Pracy
W kwietniu czeka nas jeszcze jeden pakiet zmian w Kodeksie Pracy. 26 kwietnia w życie wejdą przepisy prowadzające do polskiego porządku prawnego postanowień dwóch dyrektyw unijnych - tzw. dyrektywy rodzicielskiej oraz work-life balance. Poniżej opisujemy tylko część ze zmian.
Nowe prawo wprowadzi m.in. dodatkowych dziewięć tygodni urlopu rodzicielskiego dla drugiego rodzica. W praktyce mówi się o tym jako o "urlopie dla ojców", bo obecnie w Polsce tylko ok. 1 proc. z nich korzysta z tej możliwości. Teraz, jeśli nie wykorzystają tych dodatkowych dziewięciu tygodni, to one przepadną (matka dziecka z nich nie skorzysta).
Przepisy od 26 kwietnia wprowadzą też bezpłatny urlop opiekuńczy (5 dni w roku) - gdy konieczna jest np. opieka nad dzieckiem albo rodzicem - oraz zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, np. w pilnych sprawach rodzinnych. Takie zwolnienie będzie mieć wymiar dwóch dni roboczych (lub 16 godzin) na rok i będzie za nie przysługiwać połowa wynagrodzenia.
Zmiany w Kodeksie Pracy od 26 kwietnia mają także zapewnić pracownikowi (z przynajmniej półrocznym stażem pracy w danej firmie/instytucji) do wystąpienia o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Wprowadzi także zakaz zabraniania pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą.
***
Studia Biznes i Zielonego Poranka możecie słuchać też w wersji audio w serwisach streamingowych, np. tu:
