Bartosz Sendrowicz: „Open space” nie różni się od kurzej fermy - to pana słowa. O co panu chodzi?
Bogusz Parzyszek: Od strony aranżacji przestrzeni „open space” jednoznacznie przypomina kurzą fermę, nie można się tam poczuć kimś ważnym, jest głośno i niepraktycznie. Różne badania i moje własne doświadczenia pokazują, że najlepiej pracuje się, gdy dookoła jest nie więcej niż 7-8 osób, a najbardziej efektywne zespoły to te liczące między 4 a 7 osób. W takich okolicznościach czujemy się komfortowo i jesteśmy produktywni.
To jaki jest wzór na dobre biuro?
- Są trzy złote zasady projektowania biur. Pierwsza - biuro musi odpowiadać potrzebom pracy, czyli musi być funkcjonalne. Proszę zwrócić uwagę, że sam proces pracy bardzo mocno się zmienił. Zaczynaliśmy od pracy fabrycznej. Potem fabryczne wzorce i zasady zostały przeniesione do pracy biurowej. W początkowej fazie praca taka miała więc charakter procesowy - „papiery” po prostu przechodziły przez kolejne biurka. Zupełnie jak w fabryce. Ale dziś praca jest projektowa, nie procesowa.
Fot. GoldenLine Biuro GoldenLine
...czyli?
- Ma zmienny charakter: raz się koncentrujemy, więc musimy pracować w ciszy, potem się spotykamy w większej grupie, a jeszcze innym razem bierzemy udział w burzy mózgów. Ważne jest więc by mieć dostęp do przestrzeni, która pozwala nam wykonywać pracę zgodną z bieżącymi potrzebami. Raz „produkt” tworzymy indywidualnie, a raz wspólnie i to w różnej długości cyklach.
Ważne jest też, żeby być blisko ludzi, którzy pomogą nam zrealizować pomysły, bo cechą dzisiejszej pracy jest także to, że wiedza, nie jest skupiona w rękach jednej osoby, czy działu. Jest rozproszona po całej organizacji - żeby doprowadzić projekt do końca musimy często korzystać z doświadczenia i umiejętności pracowników innych działów, czy nawet osób spoza organizacji. Gdy tę wiedzę zbieramy i przetwarzamy nie możemy tkwić w jednej przestrzeni. Bo to wymaga np. telekonferencji, ale też poufnych rozmów, spotkań z podwykonawcami, rozmaitych narad, i szybkich spotkań, takich jak np. SCRUM. Wyzwaniom takiej pracy musi być podporządkowane biuro. To pierwsza zasada projektowania.
b Biuro GoldenLine
A druga?
- Biuro powinno pobudzać emocje, wspierać ekspresję zatrudnionych. Można to zrobić w naprawdę prosty sposób. Kiedyś wykonywaliśmy projekt dla dużej firmy z branży finansowej, która przenosiła swoją siedzibę. Na miesiąc centrala rozłączyła się z call-center. Musieliśmy gdzieś przechować wszystkie rośliny z centrali, więc wstawiliśmy je właśnie do call-center. Powstała prawdziwa dżungla. Szybko okazało się, że ludzie w niej byli bardziej zadowoleni niż w nowym biurze. Widać, że natura jest nam potrzebna, także w pracy. A dziś biura są nudne i tworzone pod dyktando księgowych - byle jak najtaniej.
Przecież coraz więcej firm ma np. pokoje relaksu - z hamakami, rozmaitymi fotelami, czy nawet leżankami. Prysznice, kolorowe ściany, przestronne kuchnie, pokoje zabaw z konsolami. Długo by wymieniać...
- I bardzo dobrze, bo nie pracuje się tylko dla pieniędzy. Mamy określone zadania do wykonania, ale chcemy je wykonywać wśród fajnych ludzi i w ciekawej przestrzeni. Praca to większa część naszego dnia i w ogóle życia. Dlatego liczy się w niej nie tylko „czynnik ekonomiczny”.
Spójrzmy np. na młodych, jest wiele badań, z których wynika, że tzw. milennialsi (czyli przedstawiciele pokolenia „igrek”) chcą być bogaci. Ale jak sięgniemy do nich głębiej to chodzi im przede wszystkim o dobre relacje, o to, by ich „praca miała sens”, by firma działała etycznie. To wszystko sprowadza się do maksymy: - Rób to, co lubisz, z tym kogo lubisz.
Firma musi być więc miejscem, które się po prostu lubi. Dobrze zaprojektowane przestrzenie przyciągają dobrych pracowników, zmniejszają rotacje, sprzyjają dobrej współpracy i korzystnym relacjom w zespole. No i komunikują wartości firmy, bo informacje o tym w jakich warunkach się pracuje szybko rozchodzą się pocztą pantoflową.
b Biuro mBanku
Brakuje nam jeszcze trzeciej zasady projektowania
- Przestrzeń musi być „elastyczna”. Produkt żyje coraz krócej, szybko zmienia się liczebność zespołów, firmy mają różnych klientów i różnych podwykonawców. Musi być możliwość dostosowania przestrzeni biurowej do tych zmian, oczywiście z poszanowaniem dwóch poprzednich zasad.
Te zasady mogą wdrożyć korporacje, ale nasza gospodarka to przed wszystkim firmy mikro, małe i średnie. Stać je na stworzenie takich uniwersalnych przestrzeni?
- Tak, przecież to mogą być bardzo proste zabiegi - np. wstawienie większej liczby roślin, ustawienie biurek bliżej źródła światła dziennego, stworzenie komfortowej przestrzeni wspólnej, choćby kuchni. Ale tego się nie robi. Wiem, bo zbadałem ponad sto małych i średnich firm, i okazuje się, że wykorzystują one swoją przestrzeń w 50 proc. To znaczy, że np. mają za duże sale. 70 proc. spotkań w przedsiębiorstwach to spotkania co najwyżej czteroosobowe, a firmy tworzą wielkie sale konferencyjne, czy gabinety, które potem stoją puste.
W korporacjach nie jest wcale lepiej. W dużych firmach z sektora finansowego poziom wykorzystania przestrzeni wynosi 45 proc., w sektorze usług prawnych w 39 proc. w mediach - bo to pewnie pana interesuje - niespełna 42 proc. Ponad 50 proc. osiągnęły tylko firmy outsourcingowe.
b Biuro GoldenLine
Ale tam wszystkie biurka są „przechodnie”, pracownicy czują się jak na taśmie produkcyjnej
- Bo większość biur jest nieatrakcyjna i wybrakowana funkcjonalnie wobec potrzeb. W życiu nie ma nic na skróty. Trzeba do tematu podejść porządnie. Transformacja przestrzeni biurowej powinna obejmować też zmianę mentalności pracowników. Wszyscy musimy zrozumieć, jak zmienił się charakter pracy. Przychodzi nam to z trudem, bo mamy pewien problem kulturowy - jesteśmy przywiązani do posiadania. Mieć oznacza być. Dlatego wydaje nam się, że jesteśmy lepszymi pracownikami, gdy mamy własne biurko, a kierownicy pilnują swoich gabinetów jak źrenicy oka. Na zachód od Polski jest raczej tendencja do dzielenia się przestrzenią biurową.
Rok temu projektowaliśmy biuro, ale menedżerowie uparli się, że muszą zaaranżować swoje działy zgodnie z własną wizją. Obowiązkowo z gabinetami. Korzystniej było myśleć w ujęciu całej organizacji, bo zbyt często zmienia się jej struktura. Ostatecznie zgodnie z wolą menedżerów zaprojektowaliśmy całe biuro. Dosłownie miesiąc później ważny klient odszedł i na nowo zaczęła się łamigłówka: - jak przearanżować przestrzeń, aby sprostać nowym realiom. A wystarczyło zaufać drugiej zasadzie - przestrzeń ma być „elastyczna”. Bez tego i bez otwartych na zmiany pracowników firma wcześniej czy później będzie miała kłopoty.
b Biuro Provident
Na zachodzie kierownicy mniej pilnują swoich gabinetów?
- Tak, no może z wyjątkiem Francji. Holenderski psycholog Geert Hofstede stworzył pojęcie dystansu władzy, które określa relacje pomiędzy szefami i podwładnymi. W Polsce ten dystans jest większy niż u większości Europejczyków, w tym u bardziej zaawansowanych gospodarczo Niemców, czy Holendrów. Dlatego dla naszych kierowników gabinet jest symbolem władzy, a na zachód od Polski „akwaria” pod nieobecność kierowników służą jako zwykłe sale spotkań. W Polsce są wykorzystane ledwie w 20 proc. A do niektórych szefów, trzeba się umawiać jak na audiencję. Zostało nam to po poprzednim ustroju.
Która branża ma najlepiej zaprojektowane biura?
- Zdecydowanie IT - ma młodych menedżerów, wychowanych na pracy projektowej. Pracownicy są bardzo drodzy, więc firmy starają się im zapewnić jak najlepsze warunki. Dobra wiadomość jest taka, że firmy z tej branży stały się największymi najemcami powierzchni biurowych w centrach miast. To będzie sprzyjać popularyzacji dobrych przestrzeni.
b Biuro Reiffeisen
Jakieś biura zrobiły na panu szczególne wrażenie?
- Oczywiście Google, ale też np. nasze Allegro. Dużo jest ciekawych biur w centrum Warszawy. U pana, w Agorze jest, hmm...przyzwoicie.
Czyli gorzej niż lepiej?
- Za dużo jest otwartych przestrzeni, nie ma miejsc do pracy cichej ze stałym dostępem światła dziennego, pokojów relaksu. Ale sam budynek jest świetnie skomunikowany pionowo i poziomo, ma sporo zielni i dobre tarasy.
A gdzie są najgorsze biura?
- W „Mordorze” [chodzi o zagłębie biurowców na warszawskim Mokotowie] – wielu płakało po pierwszym dniu pracy.
Przyszłość biur wygląda ciekawie?
- Bardzo! Przez 10-20 najbliższych lat będzie się umacniał trend uelastycznienia przestrzeni i coraz większą rolę będą odgrywały nowe technologie. Niedługo będziemy mogli za pomocą smartfona zmieniać temperaturę, czy oświetlenie wokół nas. Projektowane jest też urządzenie, które wygląda jak szyba, a w zasadzie jest wielkim ekranem do komunikacji, pozwalającym np. na rozmowę, czy przesyłanie plików. Można też na nim pisać. Na razie brzmi to jak science-fiction, ale już dziś takie „szyby” są testowane przez niektóre firmy np. w kuchni, by pracownicy mogli porozmawiać w niezobowiązującej atmosferze.
Bogusz Parzyszek będzie jednym z mówców podczas TEDx Warsaw - konferencji, która odbędzie się w Warszawie 31 marca.
