Open space - jak tu pracować i nie zwariować

Niewielu ludzi kocha przestrzenie open space. Jednak jeśli nie ma wyjścia i w firmie nie przewidziano zamkniętych pomieszczeń, pozostaje albo zmiana pracy, albo dostosowanie się do warunków. Nie jest to trudne – można na tyle opanować funkcjonowanie w open space, żeby być produktywnym a nawet kreatywnym. Trzeba tylko znać sposoby

Pierwsze biuro open space powstało na początku XX wieku w Buffalo. Był to Larkin Building - biurowiec z ogromną przestrzenią, gdzie ustawiono w bardzo bliskiej odległości setki biurek. Pracownicy siedzieli twarzą w twarz, aby móc się łatwiej komunikować między sobą i przekazywać informacje finansowe. Celem projektantów było zorganizowanie przestrzeni, gdzie praca będzie wykonywana bardzo szybko, płynnie i rutynowo. Pracownicy nie mieli czasu na obijanie się, ponieważ kierownicy spacerowali wokół i tępili każdy przejaw lenistwa. Dodatkowo taki model przestrzeni generował mniej kosztów niż budowa wielu pomieszczeń.

Czytaj też: Open space przypomina kurzą fermę, po pierwszym dniu w warszawskim "Mordorze" wiele osób płakało

Model open space rozprzestrzenił się na cały świat. Potem zaczęto dzielić pracowników ściankami i tworzyć boksy, które po kolejnych latach znowu demontowano, aby stworzyć przestrzeń otwartą. Ma ona kilka plusów (koszty, komunikacja), ale znacznie więcej minusów, o czym świadczą badania naukowe. Eksperci z Uniwersytetu w Sydney przepytali 42 tys. pracowników z ponad 300 biur o jakość ich pracy. Ankietowani narzekali głównie na hałas, trudności w koncentracji, zbyt małą przestrzeń osobistą, brak prywatności i duży stres.

Ponadto przyznali, że open space działa negatywnie na ich wydajność, co z punktu widzenia pracodawcy przekłada się bezpośrednio na pieniądze. Pracownicy w open space również częściej chorują – o 20 proc. w stosunku do osób pracujących w innych warunkach. Biorą zwolnienia lekarskie i nie przychodzą do pracy. To też ma odzwierciedlenie, jeśli idzie o produktywność i koszty.

Niestety, nie zawsze możemy sobie wybrać przestrzeń do pracy, więc jeśli już przyjdzie nam pracować w open space, warto zastosować kilka sposobów na to, aby się skoncentrować i efektywnie pracować. Elizabeth Grace Saunders przygotowała 7 sztuczek na pracę w open space.

1. Zaplanuj swoje interakcje

To, że twoi koledzy cały czas cię widzą nie oznacza, że musicie się cały czas kontaktować. Jeśli zespół oczekuje od menadżera częstych konsultacji, warto wyznaczyć konkretne pory na krótkie spotkania czy rozmowy, np. rano i po lunchu. To jest sensowne wyjście, bo w przeciwnym razie odpowiadanie na dziesięć pytań na godzinę skutecznie zdezorganizuje pracę. Ta strategia jest szczególnie przydatna, jeśli menadżer siedzi obok członków swojego zespołu.

2. Zgoda na nieprzeszkadzanie sobie

Rozwiązanie, które sprawdzi się dobrze szczególnie w małych biurach. Warto ustalić z pracownikami krótkie okresy, np. dwugodzinne, podczas których nikt nie wchodzi nikomu w drogę.

3. Naucz się skupiać od nowa

Chodzi tutaj o wypracowanie nawyku, dzięki któremu można szybko się skoncentrować na nowo. Saunders radzi, aby to była jakaś aktywność, którą można przywołać za każdym razem, jeśli się rozkojarzymy, albo komuś uda się przerwać naszą pracę. Może to być wyjście do łazienki, czy zaparzenie herbaty. Chodzi o to, aby na chwilę oderwać się od tego, co robimy i na nowo odzyskać ostrość.

4. Zorganizuj dzień pracy

Nie chodzi tu o precyzyjną listę rzeczy do zrobienia, ale rozpoczęcie dnia z wizją ogólnego celu tego, co mamy dzisiaj zrobić. Wtedy nawet jeśli odbiegniemy gdzieś od meritum, to będzie wiadomo, do czego wrócić.

5. Zainwestuj w dobre słuchawki

Nie ma lepszego rozwiązania dla osób, które nie mogą się skupić w chaosie pracy w open space, niż założenie słuchawek, które idealnie wyciszą dźwięki z zewnątrz. Dlatego warto zainwestować w dobrej jakości sprzęt, który może pomóc już sam w sobie, bez odtwarzania muzyki. A jeśli komuś nie przeszkadzają dźwięki, to tym lepiej – nie ma nic przyjemniejszego niż praca w rytm ulubionej muzyki.

6. Rozłóż godziny pracy

Przychodząc wcześniej do pracy przed innymi, wychodź wcześniej z biura, podobnie jak przychodząc później, zostawaj dłużej. Unikaj łączenia obu tych zasad, czyli przychodzenia wcześniej i wychodzenia później. Osoby, które mają problem z wyrobieniem się w czasie pracy ze względu na niesprzyjające warunki, powinny pomyśleć nad jeszcze innym rozwiązaniem – rozpoczynać pracę wcześniej w domu, a następnie w pracy wykonywać zadania niewymagające ekstremalnego skupienia.

7. Ucieczka

Nie chodzi tu o zmianę pracy, tylko o zmianę miejsca wykonywania pracy. Jeśli komuś open space przeszkadza w realizacji danego zadania, może opuścić to miejsce i udać się do restauracji w biurowcu, kawiarni, pomieszczenia socjalnego, a nawet w ekstremalnych sytuacjach – łazienki. Oczywiście lepiej nie nadużywać takich ucieczek, ale jeden dzień w tygodniu poza biurkiem będzie miało tylko pozytywny wpływ na efekty.