Drukarka HP
Polskie firmy nie mogą obejść się bez generowania papierowych dokumentów. Mało tego, 31% z nich zauważa co roku wzrost ilości zużywanego papieru, co najczęściej przekłada się na coraz większą ilość drukowanej dokumentacji. Warto podkreślić, że koszty drukowania mogą wynieść nawet 5% rocznego obrotu firmy. Tymczasem analitycy Gartner wyliczyli, że wdrożenie optymalizacji procesu drukowania pozwala zaoszczędzić przedsiębiorcom nawet 30% kosztów związanych z wydrukiem, co stanowi czasami nawet 5% przychodu firmy. Oto kilka wskazówek, w jaki sposób można skutecznie ograniczyć wydatki na drukowanie.
1. Dobranie odpowiednich drukarek
Optymalizację kosztów drukowania warto rozpocząć od zakupu odpowiednich urządzeń drukujących. Każda firma ma inną specyfikę funkcjonowania, inne potrzeby będzie miało duże przedsiębiorstwo, a inne na przykład osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub freelancer. Ogromny wybór urządzeń drukujących na rynku pozwala na dobór modelu dostosowanego do wymagań nawet najmniejszego przedsiębiorstwa. Jest to szczególnie istotne również wtedy, gdy firma drukuje bardzo dużo dokumentów. Przy okazji warto dodać, że podobnymi kryteriami powinna się kierować także osoba, która wykonuje dużo wydruków w domu. Warto wówczas zwracać uwagę na koszty w przeliczeniu na stronę oraz liczbę stron możliwych do wydrukowania przy użyciu jednego pojemnika z tuszem. Przykładem wydajnego urządzenia jest HP DeskJet GT 5820 z wyświetlaczem LCD, które zostało wyposażone w specjalne zestawy butelek z atramentem kolorowym (pozwalają one na wydrukowanie do 8 tys. stron) i czarnym (można tu powielić nawet 5 tys. stron), dzięki czemu można szybko, łatwo i nie brudząc rąk, uzupełnić zbiornik atramentu, gdy jego poziom będzie niski. Dodatkowo model ten pozwala na szybkie drukowanie (8 stron na minutę w czerni i 5 stron na minutę w kolorze), co nie jest bez znaczenia, gdy trzeba błyskawicznie wydrukować ważne, firmowe dokumenty. HP DeskJet GT 5820 to urządzenie wielofunkcyjne, a zatem jest ono dobrym rozwiązaniem również dla tych firm, których pracownicy, oprócz drukowania dokumentów, często także je skanują i wykonują kserokopie. Wszystkie te funkcje zamknięte w jednym urządzeniu pozwalają na ograniczenie liczby sprzętów w biurze, a tym samym umożliwiają lepsze gospodarowanie przestrzenią. To istotne także w warunkach domowych. Dodatkowo otrzymujemy możliwość bezpośredniego drukowania ze smartfonów i tabletów. Jednak zakup odpowiedniego urządzenia to dopiero początek procesu optymalizowania kosztów druku.
2. Drukowanie tylko niezbędnych dokumentów
Niezawodnym sposobem na ograniczenie wydatków związanych z procesem drukowania jest zmniejszenie liczby powielanych dokumentów. Przed rozpoczęciem ich drukowania warto dokładnie zastanowić się, czy rzeczywiście musimy wygenerować je w formie papierowej. Być może wystarczy wersja elektroniczna dokumentu. Badania firmy analitycznej IDC pokazują, że jeden dokument, bez żadnego racjonalnego uzasadnienia, jest powielany w przedsiębiorstwach nawet 19 razy. Warto również dodać, że w ponad połowie naszych rodzimych firm nadal większość procedur administracyjno-biurowych realizowanych jest nie w formie cyfrowej, ale na papierze. Takie podejście nie ma nic wspólnego z oszczędnością.
3. Druk dwustronny zamiast jednostronnego
W polskich firmach zużywa się rocznie nawet 68 mld kartek, z czego duża część jest po prostu marnowana, na co wpływ mają, niestety, przyzwyczajenia pracowników. Okazuje się, że ponad połowa z nich korzysta jedynie z wydruków jednostronnych. Tymczasem w 40% przypadków można używać bez problemu wydruków dwustronnych. Zmiana mentalności osób zatrudnionych w zakładzie, freelancerów i właścicieli firm może być więc także ważnym czynnikiem wspierającym optymalizację kosztów drukowania.
4. Zakup oryginalnych materiałów eksploatacyjnych
Często słyszy się, że na drukowaniu firmy mogą zaoszczędzić, rezygnując z oryginalnych tuszów na rzecz zamienników i podróbek. Pomijając już wątpliwą etycznie stronę takiego działania, warto zauważyć, że taka oszczędność jest często pozorna. Co z tego, że przedsiębiorca czy freelancer wyda mniej pieniędzy na zakup atramentu, skoro za pomocą nieoryginalnego tuszu najczęściej wydrukuje mniejszą liczbę kartek? Badania Buyers Laboratory potwierdziły, że za pomocą oryginalnych materiałów eksploatacyjnych można wydrukować o 54,6% więcej stron, niż używając ich zamienników.
5. Zmiana czcionki i opcji drukowania
Na koniec warto zwrócić uwagę, że nawet zmiana niektórych opcji drukowania może się przyczynić do ograniczenia kosztów. Już sama zmiana czcionki może przynieść korzyści. Amerykańskie badania pokazały, że rezygnując z Times New Roman na rzecz takich czcionek jak Garamond, można zmniejszyć zużycie tuszu nawet o 24%. Objętość wydruku można także ograniczyć, zmniejszając marginesy, drukując na jednym arkuszu co najmniej 2 strony oraz częściej wykorzystując druk czarno-biały.
Zapewne przedsiębiorstwa jeszcze przez wiele lat będą drukowały dokumenty, pomimo rosnącej cyfryzacji w biznesie. W takiej sytuacji warto dokładnie przeanalizować wydatki związane z drukowaniem i poszukać w tym sektorze oszczędności, tym bardziej że nie zawsze wiąże się to z rewolucją w funkcjonowaniu biura. Czasami wystarczy dokonanie drobnych zmian, które mogą jednak przełożyć się na niższe koszty drukowania. Ważne jest, aby wszelkie działania optymalizacyjne nie utrudniły funkcjonowania firmy.
