Zdalna współpraca z biurem księgowym - jak to robić (dobrze)?

Dużo podróżujesz, chcesz oszczędzić czas, a może zależy Ci na tym, by w czasie pandemii maksymalnie ograniczyć wyjścia z domu? Zrezygnuj z wizyt w biurze księgowym! W artykule zdradzamy sprawdzone (i skuteczne) sposoby na wygodną współpracę zdalną.

Ambitny i dokładny księgowy to dla firmy prawdziwy skarb. Trudno się dziwić. Często to właśnie on jest prawą ręką przedsiębiorcy. Pomocną nie tylko przy wyliczaniu podatków, ale również przy tworzeniu najlepszej dla firmy strategii czy szukaniu skutecznych sposobów optymalizacji podatkowej. Wprawny specjalista z zegarmistrzowską precyzją dopilnuje terminów, będzie reprezentował podmiot przed fiskusem i ZUS-em i… zadba o jego finanse tak samo dokładnie, jak o własne.

Księgowi oczami przedsiębiorców

Jak wynika z raportu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce Autoportret Księgowych, przedsiębiorcy, pracodawcy, kontrahenci najczęściej określają swoich księgowym mianem zaufanego doradcy. Taką odpowiedź wskazało aż 44,9% badanych. Drugie miejsce zajęło określenie strażnik finansów (44,6%), a trzecie — wysokiej klasy specjalista (42%). Takie odpowiedzi jasno wskazują, że przedsiębiorcy postrzegają księgowych jednoznacznie pozytywnie.

Księgowi… o sobie

Jak postrzegają swoją pracę sami księgowi? Czy są z niej zadowoleni? Autorzy badania Autoportret Księgowych zapytali respondentów o to, w jakim stopniu praca w zawodzie księgowego dostarcza im satysfakcji. Badani udzielali odpowiedzi, wskazując cyfrę w skali od 1 do 5. Co się okazało? Aż 35,2% z nich oceniło swoją satysfakcję na 5, a 42,6% na 4. Cyfrę 1 wybrało tylko 1,5% osób.

Ciekawych danych dostarczają także wyniki ankiety przeprowadzonej wśród księgowych biorących udział w VII edycji konkursu Lider Księgowości . Na pytanie Jakie są dla Pani/Pana największe wyzwania związane z pracą księgowego , 79,66% wskazało na częste zmiany przepisów, 62,25% na niejasność przepisów, a 52,12% na ogrom przepisów spoza rachunkowości. Tylko 8,05% badanych zadeklarowało, że są to ograniczone zasoby zespołu księgowych a 6,78% — problemy z komunikacją w obcym języku.

Powyższe wnioski nie pozostawiają wątpliwości. Księgowi bardzo lubią swoją pracę i są doceniani przez klientów. Ogrom wyzwań w tym zawodzie może być jednak wielką niespodzianką. Zwłaszcza dla osób, które postrzegają tę profesję jako nudną i mało interesującą.

Praca księgowych w czasie pandemii

Pomoc w wypełnianiu dokumentów dotyczących tarczy antykryzysowej, wskazanie najlepszych rozwiązań, które pozwolą firmie utrzymać się na powierzchni, regularne informowanie o zmianach w przepisach — na skutek pandemii koronawirusa na pracowników biur księgowych spadły kolejne sprawdziany. Choć kompetencje, zaangażowanie i kreatywność specjalistów są niezwykle ważne, nie gwarantują jednak wygranej. Dziś niezwykle ważne są także rozwiązania, które pozwolą utrzymać owocną współpracę w trybie zdalnym.

Zdalna współpraca z biurem księgowym — o czym warto pamiętać?

Podstawą owocnej współpracy zdalnej z biurem księgowym jest funkcjonalna platforma służąca do wystawiania dokumentów księgowych online, która pozwoli zachować porządek dokumentacji, dobry przepływ informacji i wygodę pracy. Najlepiej taka, która oprócz podstawowych funkcji posiada także dodatkowe, przydatne przedsiębiorcom i księgowym udogodnienia.

Świetnym przykładem takiego narzędzia jest prosta w obsłudze platforma od Fakturowni — jednego z liderów polskiego rynku usług wystawiania dokumentów. Cechą charakterystyczną oferowanego przez Fakturownię narzędzia jest niezwykle

prosty interfejs, intuicyjna struktura i ogromna łatwość obsługi. Z użytkowaniem platformy z powodzeniem poradzi sobie każdy, nawet początkujący przedsiębiorca.

Dzięki programowi do wystawiania faktur online od Fakturowni :

  • wystawisz fakturę z każdego miejsca na ziemi, w dowolnym czasie. Aby tego dokonać potrzebny Ci będzie jedynie komputer (lub urządzenie mobilne) z dostępem do Internetu;
  • bez problemu wystawisz dokument księgowy w obcym języku i zagranicznej walucie. Konieczność zafakturowania usługi dla zagranicznego kontrahenta przestanie być już źródłem stresu;
  • w ciągu zaledwie trzech sekund dodasz zdjęcia faktur kosztowych (przy pomocy aplikacji). Koniec z desperackim poszukiwaniem dokumentów przed wizytą w biurze księgowym. Dzięki Fakturowni wszystkie faktury kosztowe będziesz przechowywał w chmurze;
  • będziesz mógł szybko i bezpiecznie przekazywać dokumenty swojemu księgowemu, dając mu dostęp do swojego panelu w Fakturowni. Dzięki szerokiemu modułowi ról w systemie, Twój księgowy zyska wgląd jedynie do wskazanych przez Ciebie obszarów;

Platforma od Fakturowni — korzyści dla księgowych

Wybierając platformę od Fakturowni, ułatwisz pracę nie tylko sobie, ale również swojemu księgowemu. Dzięki temu prostemu w obsłudze narzędziu, Twój księgowy:

  • zyska dostęp do zgromadzonych w chmurze dokumentów. A to pozwoli mu na systematyczną pracę bez obaw o terminy;
  • nie będzie musiał ręcznie wprowadzać danych z Twoich faktur. W ciągu kilku sekund wyeksportuje je do programów księgowych;
  • będzie mógł wygenerować i wysłać bezpośrednio z Fakturowni niektóre deklaracje i pliki JPK ;
  • uczyni swój system pracy bardziej elastycznym i podobnie jak Ty — zaoszczędzi sporo czasu. A to zwłaszcza podczas okresów wzmożonej aktywności jest ogromnie ważne.

Nie tylko platforma — co jeszcze może ułatwić zdalną współpracę z biurem księgowym?

Poza wygodną platformą do wystawiania dokumentów księgowych, w owocnej współpracy zdalnej z księgowym pomogą Ci także:

  • kalendarz. Zwłaszcza początkujący przedsiębiorcy powinni zapisywać w nim comiesięczne terminy płatności zobowiązań podatkowych, np. składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy czy podatku VAT. Dlaczego to ważne? Jeśli księgowy ma wyliczyć kwoty należnych podatków, musi otrzymać elektroniczne faktury co najmniej kilka dni przed terminem. Notka w kalendarzu sprawi, że na pewno o tym nie zapomnisz. Pamiętaj jednak, że jeśli wybierzesz platformę od Fakturowni, możesz dać swojemu księgowemu dostęp do dokumentacji. Nie będziesz musiał więc pamiętać o terminach i wysyłać dokumentów e-mailem;
  • ustalenie preferowanego dla obu stron sposobu kontaktu. Jeśli nie będziesz spotykał się ze swoim księgowym osobiście, ustalcie dogodny dla obu stron sposób kontaktu. Może być to telefon, e-mail czy internetowy komunikator;
  • sumienność w dopełnianiu własnych obowiązków. Nawet najlepszy system nie wystarczy, jeśli nie będziesz terminowo wykonywał swoich obowiązków. Kupiłeś drukarkę i wziąłeś fakturę? Jeśli to możliwe, od razu ją zeskanuj i umieść w chmurze. Klient prosi o wystawienie faktury? Nie zwlekaj z tym zbyt długo! Nie odkładając takich czynności na później, wyrobisz w sobie zdrowy nawyk, który ułatwi życie nie tylko Tobie, ale również osobom w Twoim otoczeniu.

Dzięki Fakturowni będziesz mógł korzystać z usług dowolnego biura księgowego, także tego zlokalizowanego na drugim końcu miasta lub… kraju. Funkcjonalna platforma zapewni owocną, bezproblemową współpracę na każdym etapie. Pozwoli zaoszczędzić czas, pieniądze oraz zminimalizować stres, wynikający z prowadzenia własnej firmy.