Jak chronić firmę przed zatorami płatniczymi w trudnych czasach? Ważne porady finansowych ekspertów

Przedsiębiorcy są przyzwyczajeni do zmieniających się warunków działania. Koniunktura ma swoje cykle - gospodarka raz przyspiesza, raz zwalnia. Zdarzają się jednak sytuacje drastyczne, których nie da się przewidzieć. Przerywają one łańcuchy dostaw, z dnia na dzień zmieniają reguły gry. Na taki szok nie można się przygotować, ale można złagodzić jego skutki. Co radzą eksperci, którzy na co dzień pomagają przedsiębiorcom ograniczać ryzyko utraty płynności?

Przebojowe i doświadczone firmy potrafią kryzys przekuć w sukces, na przykład szybko odpowiadając na nowe potrzeby pojawiające się w zmienionej rzeczywistości. Większość przedsiębiorców stara się jednak po prostu przetrwać, zachowując płynność. Eksperci radzą, aby w obliczu turbulencji przede wszystkim zachować spokój i wdrażać typowe dla czasów kryzysu mechanizmy ochronne: rutynowe sprawdzanie kontrahentów, stałe monitorowanie ich kondycji płatniczej, pilnowanie należności i odzyskiwanie długów, jeśli już się zdarzą.

Efekty nie zawsze zgodne z oczekiwaniami

Marzeniem chyba każdego przedsiębiorcy jest to, aby wszyscy jego kontrahenci byli rzetelni, słowni i wypłacalni. Doświadczenie pokazuje jednak, że bez względu na to, w jakiej fazie cyklu znajduje się gospodarka – czy akurat przyspiesza, czy zwalnia – zdarzają się sytuacje, w których nasi biznesowi partnerzy mają problemy z dotrzymaniem słowa i realizowaniem płatności w umówionym terminie. To z kolei może prowadzić do sytuacji, w których także nasza firma utraci płynność finansową i będzie miała problemy z regulowaniem swoich należności. Tak rodzą się zatory płatnicze, które teraz, gdy gospodarka ostro hamuje, stają się jeszcze większym problemem przedsiębiorców niż zazwyczaj. 

Z badania „Skaner MSP, wśród mikro, małych i średnich firm”, przeprowadzonego przez BIG InfoMonitor w III kw. ubiegłego roku wynika, że także we względnie spokojnych czasach około 50% firm doświadcza opóźnień w płatnościach dłuższych niż 60 dni. Odzyskiwanie należności jest coraz bardziej kłopotliwe dla firm handlowych i transportowych. W pierwszym wypadku odsetek podmiotów zgłaszających zaleganie z fakturami wynosi 63%, w drugim 55%. Firmy zajmujące się budownictwem i usługami są na kłopoty narażone znacznie mniej. Wśród tych pierwszych odsetek borykających się z przeterminowanymi fakturami sięga 33%, wśród drugich niespełna 40%. Badanie, którym objęto 500 mikro, małych i średnich firm potwierdza, że na problemy skarży się niemal połowa ankietowanych podmiotów – 49%.

Jak tłumaczą się firmy, które zalegają z płatnościami? 58% deklaruje, że same nie otrzymują płatności, więc nie mają z czego płacić swoim kontrahentom. Ale niemal 40% stosuje politykę kredytowania się kosztem podmiotów, z którymi współpracuje. Co ciekawe, kontrahenci, którzy nie spłacają swoich zobowiązań, na koniec III kw. ubiegłego roku mieli zaległości na kwotę blisko 32,6 mld zł. Najwięcej, bo 7,6 mld zł, przypadło na handel. Opóźnienia w przemyśle sięgały 5,6 mld, a w budownictwie – 5 mld zł. Zaległości dużo mniejszej branży transportowej doszły do 2 mld zł. Hotelarze oraz restauratorzy, a także branża zajmująca się obsługą nieruchomości nie zapłacili w terminie lub wcale kontrahentom i bankom po ponad 1,7 mld zł. 

Wszystko wskazuje na to, że skala problemów się pogłębia, bo badanie przeprowadzone po wybuchu epidemii koronawirusa pokazuje, że już 57% przedsiębiorców twierdzi, że prawdopodobnie będzie zmuszona przestać płacić kontrahentom, by ratować sytuację swojej firmy. Wśród usługodawców co trzeci jest zdania, że sytuacja, w której będą zmuszeni do niepłacenia kontrahentom, jest bardzo prawdopodobna. 71% firm przewiduje, że będzie miało problemy z utrzymaniem płynności finansowej. Trudności mogą dotyczyć szczególnie przedsiębiorstw zatrudniających do 9 pracowników (65% tej grupy). Najbardziej narażone na ryzyko zatorów płatniczych są branże transportowa, budownictwo, handel oraz wszelkiego rodzaju usługi.

Bądź wyrozumiały, ale bez przesady

Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z tego, że najbliższy okres będzie trudniejszy dla ich biznesu, ale mimo to spora część z nich zamierza wykazać się empatią w stosunku do swoich kontrahentów. Jak wynika z raportu BIG InfoMonitor, 34% ankietowanych firm zamierza być bardziej wyrozumiałym w upominaniu się o swoje należności. Jedynie 16% na spowolnienie chce zareagować większym rygorem. Połowa badanych spodziewa się, że problemy wynikające z kryzysu mogą przeciągnąć się nawet do czerwca. 

Eksperci pytani o to, co robić w obecnej sytuacji, najczęściej odpowiadają: zachować spokój i być cierpliwym. Wskazują też, że należy dostosować się do sytuacji i kontynuować działalność korzystając z pomocy, którą oferuje państwo. Jednak wszyscy podkreślają, że w relacjach z kontrahentami wyrozumiałość i cierpliwość powinny mieć swoje granice. Droga do odzyskiwania należności może być rozciągnięta w czasie i mieć kilka etapów - od polubownych, takich jak telefon, e-mail czy sms z przypomnieniem o płatności, po wezwanie do zapłaty. Czasami skuteczniejsze może okazać się np. pismo wysłane w imieniu wierzyciela przez taką firmę jak BIG. To nie tylko wezwanie do zapłaty, ale też ostrzeżenie, że brak płatności może skutkować wpisaniem dłużnika do Rejestru Dłużników. Najważniejsze jednak to nie dopuścić do sytuacji, w której inny przedsiębiorca finansuje swoją działalność naszym kosztem.

Dzięki BIG InfoMonitor działania windykacyjne nie wymagają angażowania kosztownej obsługi prawnej, poświęcania czasu na wyjścia z domu czy biura. Wszystkie usługi dostępne są online, a nad sprawami klienta czuwa stały opiekun.

Wielu przedsiębiorców tego typu rozwiązania docenia i stosuje na co dzień. Radosław Bączyński, dyrektor sprzedaży grupy zakupowej BiznesGrupy, przyznaje, że część klientów jego firmy odczuwa niepewność. – Nie wiedzą, czy będą mogli sobie pozwolić na zakupy w przyszłości. Ci, którzy działają w specyficznych branżach, najbardziej dotkniętych przez epidemię, proszą o odroczenie płatności. W takich sytuacjach, gdy opóźnione należności nie są bardzo duże, dotyczą stałych i zaufanych klientów, będziemy skłonni poczekać na płatność. Wykażemy się empatią – wyjaśnia. – Zamierzamy również uważniej weryfikować nowych kontrahentów, a w sytuacjach wątpliwych – stosować przedpłaty. W większości przypadków będziemy skracać terminy płatności, bo one i tak się wydłużą, a w przypadku uporczywych dłużników będziemy stosować kilka działań – wezwanie do zapłaty, wpis do Rejestru Dłużników, a na końcu działania windykacyjne – dodaje.

Jak chronić firmę przed zatorami płatniczymi w trudnych czasach?

W okresie spowolnienia osłony mniejszym przedsiębiorcom zapewnia państwo – cały szereg rozwiązań ma na celu złagodzenie efektów epidemii. Polski rząd podjął działania zakrojone na szeroką skalę – mikro i mali przedsiębiorcy mogą liczyć nawet na przejęcie opłacania składek na ZUS, więksi na ich odroczenie. Instrumentów, po które mogą sięgać właściciele firm, jest więcej – jak chociażby ułatwienia w dostępach do kredytów dla małych i dużych podmiotów. Przedsiębiorcy obawiają się jednak, że żadna siła nie zmusi niektórych płatników do terminowego opłacania zobowiązań, nawet jeśli ich sytuacja finansowa będzie na to pozwalała.

Eksperci radzą, by uważniej przyglądać się nowym klientom i kontrahentom. Sławomir Grzelczak, prezes BIG InfoMonitor zaleca, aby przed przyjęciem zlecenia przejrzeć wpis danego przedsiębiorstwa w bazie CEIDG czy KRS. Warto wejść na stronę internetową i sprawdzić, czy są na niej wszystkie dane firmy. Tego typu samodzielny monitoring w różnych źródłach może jednak zabrać dużo czasu i okazać się niewystarczający. Warto zatem korzystać z instrumentów, które automatyzują i rozszerzają ten proces o wiele innych baz, do których trafiają informacje o przedsiębiorcach. 

BIG InfoMonitor dysponuje jednymi z najszerszych na rynku informacjami o podmiotach, które zalegają z płatnościami wobec firm i instytucji finansowych. W jego bazie jest aktualnie ponad 84 mln informacji o zobowiązaniach (zarówno tych negatywnych, jak i pozytywnych, płaconych terminowo bądź z opóźnieniem nieprzekraczającym 30 dni). To sprawia, że ten rejestr należy do najczęściej wykorzystywanych przez banki i inne firmy z sektora finansowego. 

Narzędzia dostępne za pośrednictwem BIG InfoMonitor pomogą „prześwietlić” przedsiębiorcę i upewnić się, czy nie widnieje on w Rejestrze Dłużników. Dane, do których przedsiębiorcy mogą uzyskać dostęp, jedynie współpracując z BIG InfoMonitor, pochodzą również z Biura Informacji Kredytowej i rejestru bankowych dłużników prowadzonego przez Związek Banków Polskich. Dodatkowo raport o przedsiębiorcy można uzupełnić danymi z wywiadowni gospodarczej współpracującej z BIG. Informacje o zaległościach płatniczych czy kredytowych można traktować jako wygodną i szybką formę oceny wiarygodności kontrahenta. Warto podkreślić, że BIG InfoMonitor daje dostęp do informacji, którymi inne firmy oferujące monitoring podmiotów gospodarczych po prostu nie dysponują. A to właśnie potrzeba sprawdzenia kontrahenta jest główną przyczyną podejmowania współpracy z BIG. Taką przyczynę wskazuje 70% przedsiębiorstw. Warto dodać, że w Europie takie „prześwietlanie” jest rutyną, która nie budzi żadnego oporu u partnerów biznesowych.

Narzędziem szczególnie przydatnym w czasie kryzysu jest również stałe monitorowanie kontrahentów. Firmy współpracujące z BIG mogą zgłosić niektórych lub wszystkich swoich partnerów biznesowych do monitorowania i otrzymywać alert na maila za każdym razem, gdy obserwowana firma znajdzie się w Rejestrze Dłużników. To daje stałą kontrolę sytuacji. 

Sławomir Grzelczak podkreśla, że liczba raportów, sprawdzających wiarygodność płatniczą klientów, pobieranych z bazy BIG InfoMonitor rośnie z roku na rok. W 2019 roku firma udostępniła ponad 24 miliony raportów o przedsiębiorstwach i konsumentach. – Paraliż, jaki dotknął gospodarkę w wyniku pandemii, wyraźnie ograniczył działanie biznesu i od połowy marca liczba raportów sprawdzających spada. Zdajemy sobie jednak sprawę, że sytuacja jest dynamiczna, poziom wzajemnego zaufania w wielu branżach spadnie, liczba zapytań weryfikujących solidność płatniczą znów pójdzie w górę – ocenia.

Daj do zrozumienia, że ktoś dba o twoje finanse

Dokładne sprawdzenie kontrahenta jest najlepszym narzędziem prewencyjnym, ale nie jedynym. BIG umożliwia też inne działania – jednym z nich jest tzw. pieczęć ostrzegawcza, która informuje kontrahentów o ewentualnych skutkach niepłacenia należności. Czerwona pieczęć widniejąca na każdej fakturze jest rozwiązaniem prostym w zastosowaniu i niektórzy przedsiębiorcy używają jej cały czas, niezależnie od koniunktury czy stażu współpracy z danym kontrahentem. W dobie spowolnienia to właśnie dokumenty opatrzone taką klauzulą mogą być traktowane jako priorytetowe do rozliczenia. –  A w warunkach napięć płynnościowych firma korzystająca z profesjonalnych narzędzi wspierania prawidłowej obsługi należności, jakimi są pieczęć prewencyjna i wezwania do zapłaty wysyłane przez BIG, zyskuje przewagę. Dłużnik decydujący, którą fakturę zapłacić, wybierze zapewne tę z pieczęcią Rejestru Dłużników BIG – dodaje Grzelczak.

Wezwanie do zapłaty wysłane w imieniu wierzyciela przez BIG InfoMonitor to usługa, której koszt dla klientów abonamentowych waha się w okolicach ceny znaczka pocztowego. Co więcej, jest w pełni zdalna, co w dobie koronawirusa jest bardzo ważne. Najistotniejsze jednak jest, że w wielu przypadkach takie rozwiązanie jest skuteczne. Eksperci z BIG InfoMonitor podkreślają, że przed wybuchem epidemii koronawirusa większość klientów odzyskała 60% należności w ciągu roku od wysłania wezwania do zapłaty. Nawet jeśli w nowej sytuacji ten odsetek spadnie, to – biorąc pod uwagę niewielki wysiłek i koszt – taka metoda wydaje się niezbędna.

Pokaż swoją wiarygodność 

BIG pomaga nie tylko w sprawdzaniu kontrahentów – umożliwia też uzyskanie Certyfikatu Firmy Wiarygodnej Finansowo, który potwierdza rzetelność płatniczą przedsiębiorcy. Firma wiarygodna finansowo, która nie ma zaległości odnotowanych w Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor, BIK i ZBP może informować o tym potencjalnych kontrahentów. Istotną wiadomością jest również to, że aktualność certyfikatu można sprawdzić online, w czasie rzeczywistym. Jeśli firma zostaje wpisana jako dłużnik, certyfikat traci ważność niezależnie od tego, czy firma jest klientem BIG. 

W dobie spowolnienia kontrahenci z pewnością będą cenić współpracę przede wszystkim z tymi partnerami, które mogą w jakiś sposób wykazać się wiarygodnością finansową. Dlatego firmy spełniające surowe kryteria certyfikatu, chętnie się nim chwalą na swoich stronach internetowych, w stopkach maili czy po prostu wieszając certyfikat w siedzibie firmy.