Wyjazd samochodem służbowym za granicę - o czym należy pamiętać?

Każda zagraniczna podróż samochodem wymaga odpowiednich przygotowań - ale szczególną uwagę powinni na jej planowanie poświęcić kierowcy planujący wyjazd w dalsze trasy samochodem służbowym. Powód jest prozaiczny - odpowiada się wówczas za czyjeś mienie, a wszelkiego rodzaju wykroczenia (lub, co gorsza, wypadki) mogą mieć wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jak odpowiednio przygotować się do podróży zagranicznej samochodem służbowym?
Cel podróży ma znaczenie

Sytuacja jest względnie prosta w przypadku wyjazdu do państw Unii Europejskiej - stopniowe ujednolicanie przepisów i łatwość w uzyskaniu informacji pozwalają na komfortowe zaplanowanie podróży. Nieco inaczej wygląda kwestia wyjazdu na wschód (szczególnie na obszar Rosji i Białorusi) oraz południe - zarówno z powodu odmiennych przepisów, dużej swobody ich interpretacji oraz słabszej infrastruktury wyjazd taki stanowi poważne wyzwanie.

Musimy pamiętać, że w zależności od miejsca docelowego (oraz krajów tranzytowych) zmieniają się nie tylko wymagania co do wyposażenia samochodu oraz obowiązujące limity prędkości - inna będzie także podstawa do obliczania stawki ubezpieczenia.

Zadbaj o odpowiednie dokumenty

Niezależnie od kraju przeznaczenia zdrową zasadą jest zabranie maksymalnej dostępnej ilości dokumentów - w przypadku kontroli drogowej lub innych problemów mogą okazać się pomocne.

Na pewno powinniśmy zaopatrzyć się w komplet dokumentów samochodu - a więc m.in. dowód rejestracyjny, ale też upoważnienie do użytkowania pojazdu (wystawione przez właściciela firmy lub firmę leasingową) - uwaga: w niektórych państwach konieczne będzie notarialne poświadczenie!

Niezbędne będzie także zaopatrzenie się w dokumenty związane z obowiązkowymi ubezpieczeniami oraz wszelkiego rodzaju winiety lub poświadczenia wniesienia opłaty za przejazd płatnymi drogami.

Podróż służbowa umożliwia uzyskanie odpisów podatkowych - podstawą będą tutaj dokumenty poświadczające na przykład zakup paliwa (paragony) oraz wszelkiego rodzaju rachunki za przejazd czy parkowanie.

Wybierz odpowiednie ubezpieczenie samochodu

Zawarcie w Polsce umowy ubezpieczenia OC samochodu pozwala nam bez przeszkód poruszać się po większości państw Europy (będą to: Andora, Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Islandia, Litwa, Łotwa, Malta, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, Szwajcaria, Szwecja, Słowacja, Słowenia, Wielka Brytania, Włochy, Węgry, a od 1 stycznia 2012 r. także Serbia). Na teren Kosowa wjedziemy wyłącznie po wykupieniu ubezpieczenia na granicy - a dla pozostałych państw regionu (a więc: Albanii, Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Czarnogóry, Iranu, Izraela, Macedonii, Maroka, Mołdawii, Rosji, Tunezji, Turcji i Ukrainy) konieczne będzie wykupienie tak zwanej Zielonej Karty - pod tą nazwą kryje się Międzynarodowy Certyfikat Ubezpieczeniowy. Wiele Towarzystw Ubezpieczeniowych dodaje Zieloną Kartę w formie gratisu do ubezpieczenia OC, nie ma również problemu, by wykupić ją na terenie Polski lub na granicy.

Jednak obowiązkowe ubezpieczenie OC to nie wszystko - aby zapewnić sobie lub swojemu pracownikowi możliwie najlepszą ochronę warto wykupić zarówno ubezpieczenie AC, jak i Assistance oraz NNW. Pamiętajmy, że koszty leczenia lub naprawy pojazdu mogą znacznie przewyższać polskie - dla przykładu średni koszt jednego dnia pobytu w szwajcarskim szpitalu to 800 CHF (ponad 3 tysiące złotych) - oczywiście w wielu wypadkach pomoże EKUZ, ale nie możemy zawsze na to liczyć.

Wykupując ubezpieczenie AC powinniśmy wziąć pod uwagę zarówno sumę ubezpieczenia (a więc przewidywane ryzyko), jak i to, jak bardzo istotna dla firmy jest podróż. W wielu wypadkach opłacalne będzie wykupienie pakietu droższego, ale zapewniającego natychmiastową i kompleksową pomoc (wraz z samochodem zastępczym), dzięki czemu uniknie się zbędnych przestojów i opóźnień. Zawsze bierzmy też pod uwagę lokalną specyfikę - na przykład wysoki poziom przestępczości lub fatalne drogi mogą stanowić przesłankę do wyboru odpowiednich rozszerzeń zakresu ochrony.

Upewnij się, że samochód jest odpowiednio wyposażony

Przepisy dotyczące obowiązkowego wyposażenia samochodu różnią się nawet na terenie Unii Europejskiej - dlatego też warto jeszcze przed rozpoczęciem podróży upewnić się co do przepisów.

Na terenie Słowacji na przykład obowiązkowe są:
  • Trójkąt ostrzegawczy, lina holownicza, sprawny podnośnik i koło zapasowe.
  • Komplet zapasowych bezpieczników i żarówek (po 1 z każdego rodzaju).
  • Apteczka oraz kamizelki odblaskowe.
W Niemczech do obowiązkowego wyposażenia należą:
  • Kamizelki odblaskowe i apteczka.
  • Trójkąt ostrzegawczy lub lampy (zależy od masy pojazdu). .
Niezależnie od powyższych warto posiadać również gaśnicę oraz jednorazowe alkomaty - a w zimie zestaw do odśnieżania szyb.

Uwaga: w związku ze zróżnicowaniem przepisów w apteczce nie powinniśmy przewozić żadnych leków - te, które musimy zażywać (wraz z odpowiednim zaświadczeniem) przewozimy osobno. Bezpiecznym wyborem będzie apteczka zgodna z normą DIN 13164 - z łatwością zakupimy ją w Polsce.

Oprócz wyposażenia obowiązkowego dobrze jest także wiedzieć, jakiego wyposażenia nie wolno przewozić. Na przykład w Austrii - na nieświadomego kierowcę, który używa wideorejestratora czeka 10 tysięcy złotych kary, we Francji zakazane jest używanie nawigacji ostrzegającej przed kontrolą radarową, a w wielu państwach CB Radio nie spełniające miejscowych norm naraża nas na mandat.

Skąd czerpać wiedzę o przepisach obowiązujących w danym kraju?

Podstawą powinny być strony: Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz Polskiego Związku Motorowego. MSZ prowadzi poradnik Polak za granicą - znajdziemy tam aktualizowane na bieżąco informacje o danym państwie, w tym interesujące nas informacje dla kierowców. PZM z kolei - na portalu PZM Travel - prezentuje bardziej szczegółowe informacje o przepisach oraz normach. Niestety, dostęp do części informacji może być płatny.