UWAGI OGÓLNE
Planowaną przez nas inwestycję opisujemy we wniosku aplikacyjnym za pomocą narzędzia zwanego "generatorem wniosków". Znajduje się on na stronach Ministerstwa Finansów lub na stronie www.funduszestrukturalne.gov.pl. Jest to program komputerowy, który musimy ściągnąć i uruchomić na własnym komputerze.
Generator Wniosków wyposażony jest w funkcję "Pomoc - Instrukcja wypełniania". Przy każdym punkcie Generatora Wniosku widoczny jest czerwony znak zapytania na żółtym tle, po jego naciśnięciu wyświetla się krótka instrukcja dotycząca danego punktu.
W Generatorze Wniosków można korzystać z funkcji "Walidacji", która sprawdza za nas poprawność wypełnienia wniosku. Należy jednak pamiętać, że nie weryfikuje ona wszystkich pól we wniosku a jedynie pola obowiązkowe, w związku z powyższym należy po wydrukowaniu wniosku sprawdzić dokładanie czy wypełnione są wszystkie pola. Generator nadaje wnioskowi przy każdym jego zapisie sumę kontrolną (ciąg liczb i liter). Musi ona być na wszystkich stronach wydrukowanego wniosku identyczna, jak również identyczna musi być suma kontrolna widniejąca na wydruku jak i w wersji elektronicznej. W związku z tym wymogiem w celu uniknięcia pomyłki najlepiej drukować wniosek, który został nagrany na płytę CD. Różnice w sumie kontrolnej powodują odrzucenie wniosku.
Trzeba zwrócić szczególną uwagę na zachowanie spójności pomiędzy wnioskiem, a Biznesplanem, czyli upewnić się, że podane dane, założenia itp. są identyczne w obu dokumentach. Rozbieżności wynikają najczęściej z faktu, że przy przygotowywaniu wniosku i biznesplanu pracuje kilka osób.
Przygotowując aplikację, należy unikać sformułowań specjalistycznych, technicznych. Stosujmy prosty, zrozumiały język. Pamiętajmy, że oceniający nie są ekspertami w naszej branży, ale umieją czytać biznesplany. Nie mają też zbyt wiele czasu na "wgłębianie się" w zawiłości tego, co napisaliśmy. Dlatego narracja we wniosku i biznesplanie powinna być przejrzysta i skrótowa. Chodzi nie tyle o dostarczenie szczegółowej wiedzy o wszystkich aspektach działania naszej firmy, ile o przekonanie oceniających, że planowana przez nas inwestycja ma sens (jest rzeczywiście potrzebna, wynika ze zdefiniowanych problemów) i da firmie spodziewane efekty. Cenne wskazówki do przygotowywania aplikacji o dotację zawiera lista najczęściej popełnianych błędów, którą znajdziemy na stronie:
http://www.zporr.gov.pl/Dokumenty/Wytyczne/Wytyczne+do+Dzialania+34/
UWAGI SZCZEGÓŁOWE:
Pkt. 1 - Tytuł Projektu
Projektem nazywamy zestaw działań które zamierzamy podjąć z pomocą środków unijnych. Tytuł "projektu" powinien syntetycznie (max 10 wyrazów) opisać to co chcemy zrobić np. wdrożenie, zakup itp. Jeżeli projekt jest etapem większej inwestycji powinniśmy to także ująć w tytule.
Pkt. 6 - Zgodność Projektu z polityką równych szans (mężczyzn i kobiet)
Mamy do wyboru jedną z trzech opcji: wpływ negatywny, neutralny lub pozytywny. W polityce "równości szans" chodzi głównie o umożliwienie kobietom znalezienia pracy przez likwidację dodatkowych (w stosunku do mężczyzn) barier w dostępie do zatrudnienia (np. ułatwienia dla pań, które po urodzeniu i "odchowaniu" dzieci chcą wrócić do aktywności zawodowej). Warto pamiętać, że żaden projekt współfinansowany ze środków UE nie może ograniczać dostępu do pracy ze względu na płeć. Dlatego bez względu na rodzaj naszej inwestycji, we wniosku powinniśmy zaznaczyć jedną z dwóch opcji: "neutralny" lub "pozytywny". Wpływ neutralny jest wtedy, gdy nie zwiększamy zatrudnienia. Wpływ pozytywny możemy zadeklarować jeśli przewidujemy przyjęcie do pracy nowych osób, w tym co najmniej 50% stanowią kobiety.
Pkt. 7 - Zgodność projektu z polityką społeczeństwa informacyjnego
Punkt ten opisuje nasze zamierzenia w kontekście rozwoju nowoczesnych technologii informacyjnych i technologicznych. Generator pozwala wybrać jedną z trzech opcji: wpływ negatywny, neutralny lub pozytywny. Jeśli wdrażamy system informatyczny, wprowadzamy sklep internetowy lub kupujemy komputery, wtedy oczywiście powinniśmy zadeklarować "wpływ pozytywny". W innych przypadkach (np. zakup maszyn) wpisujemy "neutralny". Nigdy "negatywny"!
Pkt. 9 - co zrobimy jeśli nasz projekt nie zostanie zakwalifikowany do współfinansowania ze środków ZPORR.
Musimy przekonać czytającego, że inwestycja opisywana we wniosku jest niezbędna dla naszej firmy. Dlatego wsparcie finansowe nie może być jedynym warunkiem jej wykonania. Napiszmy więc, że jeśli go nie dostaniemy, ograniczymy skalę inwestycji (np. kupimy mniej sprzętu), a planowane wdrożenia rozłożymy w czasie. Natomiast dotacja pozwoli zrobić wszystko szybko, kompleksowo i sprawnie, co z pewnością da lepszy efekt ekonomiczny.
Pkt. 17 - Cel planowanego projektu
Powszechny błąd to wpisywanie w tym miejscu formuły, że celem projektu jest przeprowadzenie zakupu lub wdrożenia. Musimy pamiętać, że to co chcemy zrobić za europejskie pieniądze jest tylko środkiem, a nie celem samym w sobie. Dla każdego przedsiębiorcy cel będzie ewidentny: inwestujemy aby osiągnąć rozwój firmy, wzrost jej konkurencyjności na rynku, wyrażający się poprzez wzrost obrotów i zysku. I właśnie takiej deklaracji oczekuje od nas instytucja przyznająca unijne dotacje. W tym miejscu powinniśmy dodatkowo opisać, jaki wpływ na funkcjonowanie naszej firmy będzie miała planowana inwestycja w krótkim i długim okresie. Warto wyrazić to za pomocą wskaźników z punktu 22 wniosku.
Pkt. 18 - Opis planowanego projektu
Skoro "planowany projekt" to przygotowywana przez nas inwestycja, musimy jasno wytłumaczyć oceniającym co dokładnie chcemy zrobić (kupić, wdrożyć). Dobrze jest podzielić całość zadań na etapy, opisać w jaki sposób przeprowadzimy cały projekt, ile to będzie trwało i kto na tym skorzysta (oprócz samej firmy), np. pracownicy, klienci itp.
Pkt. 19 - Uzasadnienie Projektu
Najlepszym uzasadnieniem jest krótki opis problemów z jakimi aktualnie się borykamy: np. długi czas obsługi klienta, słaby marketingu, niewykorzystanie zasobów firmy. Musimy pokazać oceniającym, że nasz projekt (inwestycja) jest odpowiedzią na te właśnie "bolączki". Jeśli go zrealizujemy, poprawimy naszą sytuację, co doprowadzi do lepszych wyników finansowych firmy.
Pkt. 22 - Wskaźniki
Znajdujemy tu dwa pojęcia: "wskaźniki produktu" i "wskaźniki rezultatu". Nie wolno ich mylić. "Produktem" jest przede wszystkim to, co kupujemy (np. komputer, skaner, laptop, monitor itp.) lub wdrażamy (np. system do zarządzania obiegiem dokumentów, sklep internetowy) a jego wskaźnik wyraża się najczęściej w sztukach (np. laptopy - 3 sztuki). "Produktem" może być także ilość nowo zatrudnionych osób, jeśli wykonywana inwestycja wymaga bezpośrednio zwiększenia zatrudnienia (np. 4 osoby do obsługi nowotworzonego call center). "Rezultatem" naszego projektu (inwestycji) jest natomiast to, co osiągniemy w wyniku jej przeprowadzenia, a więc efekt (np. wprowadzenie nowej/ zmodyfikowanej usługi/produktu, skrócenie czasu obsługi klienta, wzrost efektywności pracy pracowników, wzrost sprzedaży, wzrost zatrudnienia itp.). Zarówno wskaźniki produktu jak i rezultatu musi wybrać z gotowej listy zawartej w generatorze. Nie możemy dodawać nowych wskaźników, nawet jeśli trudno nam na podstawie zawartych w generatorze wskaźników opisać naszą inwestycje.
Wyliczając wskaźniki należy pamiętać, iż musimy się oprzeć przede wszystkim na dokumentach o charakterze obiektywnym np. dane księgowe, nowa oferta handlowa, statystyki stron internetowych itp.
Pkt. 25 - Planowane wydatki w ramach projektu według podziału na kategorie kosztów.
Musimy pamiętać, że wydatki projektu są dzielone na dwie kategorie: koszty kwalifikowalne i koszty niekwalifikowane. Oceniający wymagają od nas umiejętności rozróżnienia tych kosztów. W uproszczeniu można przyjąć, że "koszty kwalifikowalne" to koszty wynikające bezpośrednio z realizacji projektu. Skoro projekt polega na zakupie środków trwałych, to w zasadzie wszystkie tego typu koszty (sprzęt, oprogramowanie, maszyny, zrobienie strony internetowej itp.) można uznać za kwalifikowalne. Tym niemniej, ponieważ występują tu pewne wyjatki, przed złożeniem wniosku warto przejrzeć uważnie Uzupełnienie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, działanie 3.4 "Mikroprzedsiębiorstwa"(http://www.zporr.gov.pl/Dokumenty/Uzupelnienie+Programu/), aby się upewnić. W razie wątpliwości, można także dopytać pracowników Instytucji Wdrażającej (Urząd Marszałkowski lub instytucja przez niego wybrana), do której składamy wniosek. Rozróżnienie kosztów jest bardzo istotne ze względu na budżet. Maksymalna wartość dofinansowania wynosi 200 000 PLN i nie więcej niż 65% (lub 55% lub 45%, patrz poniżej) kosztów kwalifikowanych! Pomylenie kosztów może spowodować odrzucenie naszego wniosku.
W pierwszej kolumnie należy wpisać wszystkie koszty, niezbędne do realizacji projektu Koszty kwalifikowalne i niekwalifikowane). W drugiej kolumnie określić całkowity koszt danej pozycji, w trzeciej zaś kwotę dofinansowania w rozbiciu na kategorie kosztowe. Dodatkowo kwoty wydatków należy wykazywać w rozbiciu na kwoty netto i kwotę VAT w kolejnym wierszu. W przypadku gdy wnioskodawca nie jest płatnikiem podatku VAT, można ten koszt ująć w całkowitych wydatkach kwalifikowalnych (bez rozbijania). Pamiętajmy, że wpisywane kategorie wydatków muszą być spójne z tymi przedstawionymi w Biznesplanie!!! (pozycja D-1 : Opis planowanej inwestycji.)
Pkt. 23 - Koszt całkowity realizacji Projektu (w PLN).
Tabelę nr 23 wniosku wypełniamy na podstawie danych z tabeli nr 25. Koszty kwalifikowalne przepisujemy z tabeli 25 "Razem Koszty kwalifikowalne". Koszty niekwalifikowane obliczamy odejmując od "Całkowitego kosztu realizacji Projektu" "Koszty Kwalifikowalne". W polu współfinansowanie Projektu ze środków publicznych należy wpisać odpowiedni %, w zależności od miejsca realizacji Projektu:
30% + 15% (za przynależność do sektora MSP) = 45% dla projektów realizowanych na obszarze podregionów 22 (Warszawa) i 42 (Poznań),
40% + 15% (za przynależność do sektora MSP) = 55% dla projektów realizowanych na obszarze podregionów 4 (Wrocław), 17 (Krakowa) i 30 (Trójmiasta Gdańsk - Gdynia - Sopot),
50% + 15% (za przynależność do sektora MSP) = 65% dla projektów realizowanych na obszarze pozostałych podregionów.
Firma starająca się o dofinansowanie może sama zmniejszyć poziom dofinansowania. Pozwoli to na uzyskanie dodatkowych punktów (patrz tabela oceny w Wytycznych).
Pkt. 24 - Źródła finansowania Projektu
W tym miejscu należy dokonać podziału na źródła, z jakich poniesione wydatki kwalifikowalne zostaną docelowo sfinansowane. W pierwszej kolejności obliczamy, ile środków musimy przeznaczyć łącznie na realizację projektu. Jest to procentowa różnica pomiędzy tym co dostaniemy w ramach projektu, a środkami własnymi. Odpowiednio wynosi to:
35% środki własne (dotacja do 65% kosztów) - tak jak w załączonym wniosku.
45% środki własne (dotacja do 55% kosztów),
55% środki własne (dotacja do 45% kosztów).
Następnie obliczamy środki otrzymane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zakładając, że jest to maksymalnie 35% kosztów kwalifikowanych Na samym końcu obliczamy środki z Budżetu Państwa zakładając, że jest to maksymalnie 30% kosztów kwalifikowanych (przy dotacji na poziomie 65%). Jeśli dotacja o jaką się ubiegamy wynosi przynajmniej 50%, udział środków EFRR wynosi zawsze 35%, poniżej tego poziomu konieczne jest obliczenie proporcji, w której w kwocie dotacji 3 środków powinno pochodzić z EFRR, a 1 z Budżetu.
Należy wypełniać tylko białe pola, zaś podawane kwoty liczbowe w poszczególnych polach należy wpisywać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Pkt. 26 - Trwałość Projektu
Teraz musimy przekonać oceniającego, że posiadamy środki na utrzymanie
(i rozwój) inwestycji po zakończeniu projektu np. na serwisowanie zakupionego sprzętu komputerowego oraz dokupowanie nowych elementów. Warto zadeklarować, że takie wydatki będą pokrywane z wypracowanego przez firmę (m.in. dzięki wdrożeniu projektu) zysku. Warto pamiętać, że środki trwałe nabyte z dotacji nie mogą być odsprzedane ani przekazane innym podmiotom przez 5 lat.
Pkt. 31 - Promocja Projektu
Każde przedsięwzięcie dofinansowane ze środków unijnych powinno być "pokazywane" publicznie. Charakter tej promocji zależy oczywiście od charakteru projektu. Jeśli zakupiliśmy sprzęt, należy go oznakować (naklejki z informacją o dofinansowaniu), w przypadku inwestycji budowlanej, postawić tablicę informacyjną z informacją i flagą UE). Zrealizowany przez nas projekt powinien być opisany na naszej stronie internetowej, a wzmianki o nim znaleźć się w materiałach informacyjnych i promocyjnych firmy. Wypełniając tę rubrykę wniosku można napisać, że promocja projektu dofinansowanego ze środków UE "będzie uwzględniać wymogi zawarte w Rozporządzeniu Komisji Europejskiej nr 1159/2000 w sprawie środków informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie odnośnie pomocy z funduszy strukturalnych". Więcej informacji na temat wizualizacji można znaleźć w "Szczegółowych wytycznych dotyczących promocji projektu w ramach ZPORR" znajdującego się na stronie:
http://www.zporr.gov.pl/Promocja+i+logo+ZPORR/Promocja+ZPORR/.
