Wiele przedsiębiorstw ma problemy z określeniem, które materiały powinny mieć charakter poufny, a które mogą być swobodnie udostępniane w Internecie. Wprawdzie powszechną praktyką jest tworzenie serwisów internetowych z sekcjami dostępnymi jedynie po zalogowaniu, ale dla małych przedsiębiorców takie rozwiązanie może okazać się, po prostu, zbyt kosztowne. By uniknąć kosztów i czasu związanego z tworzeniem takiego serwisu internetowego, coraz więcej firm decyduje się skorzystać z rozwiązania Microsoft SharePoint Services, które jest dołączone do Microsoft Small Business Server 2003.
Obsługa przez całą dobę
Jedną z wielkich zalet serwisu bazującego na rozwiązaniu SharePoint jest to, że umożliwia małym firmom obsługę klientów przez całą dobę. Choć z całą pewnością czasem osobisty kontakt jest konieczny, to jednak zastosowanie rozwiązania SharePoint jest niezwykle efektywne. Aby przekonać się, jak to funkcjonuje w praktyce, warto zacząć od prostego zadania: polecenia pracownikom zapisywania wszystkich telefonów od klientów i celu każdego połączenia we współdzielonym arkuszu Excela lub w dokumencie Worda. Informacje, które należy zebrać to nazwisko klienta, dzień i godzina połączenia, cel rozmowy. Po zgromadzeniu danych, należy poświęcić nieco czasu na ich pogrupowanie i analizę. Może okazać się, że wiele telefonów pochodzi od klientów, którzy chcą ustalić termin dostawy, poszukują dokumentów lub plików, składają zamówienia, lub - oby nie - chcą złożyć reklamację. Wyobraźmy sobie teraz, w jaki sposób serwis internetowy, udostępniony tylko tym osobom, które wskażesz, mógłby radzić sobie z takimi sprawami w sposób niemal automatyczny. Robi tak już wiele firm - dzięki technologiom internetowym, umożliwiają klientom samoobsługę.
Korzystając z SharePoint, możesz tworzyć dla klientów sekcje serwisu internetowego dostępne na hasło (podserwisy) i udostępniać im - przykładowo:
współdzielone dokumenty i pliki wszelkiego rodzaju;
formularze, dzięki którym będą mogli poprosić o spotkanie, cenniki, złożyć zamówienie lub zapytanie (a także reklamację);
informacje poufne dla klienta, np. cenniki i oferty specjalne;
pliki pomocy on line do konkretnych produktów i usług.
Dodatkowe korzyści wewnątrz firmy
SharePoint okazuje się niezwykle popularną platformą, wykorzystywaną przez firmy do wewnętrznej lub zewnętrznej współpracy. Small Business Server 2003 jest wyposażony w aplikację SharePoint i zaawansowaną obsługę szerokopasmowego dostępu do Internetu. Dzięki temu uruchomienie utrzymywanego wewnątrz firmy serwera SharePoint dla klientów powinno być stosunkowo prostym zadaniem dla informatyka.
Ostatnia uwaga. Choć SharePoint pozwala w dość szerokim zakresie dostosowywać się do indywidualnych potrzeb, to FrontPage 2003 to najlepsze z możliwych rozwiązań, dzięki którym Twój SharePoint będzie wyglądał dokładnie tak, jak tego oczekujesz.
