Wyobraża sobie pani dzisiaj pracę bez smartfonów z e-mailem, wideokonferencji i stałego dostępu do internetu?
Jakże dziś bez SMS- ów czy maili porozumieć się z kimkolwiek? Nie wydaje mi się, żebyśmy potrafili i chcieli wrócić do starych metod komunikacji. Jeszcze dziesięć lat temu zamiast maili wysyłało się faksy i umawiało rozmowę przez telefon na konkretny dzień i godzinę, żeby na pewno zastać daną osobę przy biurku. Spotkanie z kimś w innym mieście zamiast włączenia Skype'a wymagało rezerwacji hoteli, straty czasu na dojazd. Zamiast zwięzłych prezentacji przesłanych ma pendrivie czy mailem dostawaliśmy ciągle teczki z papierami, od których uginały się nasze biurka. Trudno za tym wszystkim tęsknić. Gdyby ktoś dziś ogłosił, że wyrzuca telefon, kasuje maila i będzie dostępny tylko osobiście, to nie miałby co liczyć na zrozumienie szefa, współpracowników i klientów. W takim świecie żyjemy.
Ale przecież świat dość długo dawał radę bez komórek i maili!
I co z tego? Dziś posiadanie telefonu komórkowego jest tak oczywiste jak oddychanie. Oczekujemy, że osoba po drugiej stronie natychmiast odbierze, a w najgorszym razie szybko oddzwoni. Wprowadziliśmy sobie nową miarę skuteczności załatwiania spraw, mówimy "wystarczył jeden telefon".
Jak się komuś rozładuje komórka, to musi być dramat.
Optymista pewnie ucieszy się, że na kilka godzin uwolnił się od szefa czy klientów. Naiwny!
Naiwny?
Jutro będzie miał więcej roboty. Dziś wszystko jest "na wczoraj". Do mojego gabinetu zgłaszają się menedżerowie w dołku psychicznym. Zaczynają od wyznania, że przestali nadążać. Wielu z nich próbowało zwolnić tempo. Wychodząc z pracy, nie odpowiadali na maile, wyłączali komórkę firmową i byli dostępni dopiero o 8 rano następnego dnia. Niestety, ta strategia nie przynosi dziś ulgi. Kontrahent, któremu nie uda się skontaktować z klientem w godzinach pracy, dzwoni do niego po 20. Na rynku jest duża konkurencja. Ktoś, kto myśli poważnie o swojej pracy, nie powie: "Przepraszam, ale jest 17.15 i od 15 minut mam wolne".
Ale właściwie dlaczego tak nie powiedzieć? Co jeśli zaryzykujemy i przeniesiemy rozmowę na następny dzień?
Usłyszymy, że klient idzie tam, gdzie będzie miał z kim pogadać nawet w nocy. Dzisiejszy świat każe nam wybierać - praca non stop wspierana przez gadżety i lepsze pieniądze albo więcej wolnego, mniej gadżetów i chudszy portfel.
Przepraszam, ale nie rozumiem. Przecież dzięki gadżetom mieliśmy oszczędzać czas, a teraz okazuje się, że mamy go coraz mniej.
Nowe technologie nie służą skróceniu czasu pracy, tylko przyspieszeniu jej realizacji. A im coś jest łatwiejsze do zrobienia, tym więcej od nas wymagają. Sami nakręcamy spiralę. Zwykle oczekujemy od ludzi, że będą zachowywali się tak jak my. Ma pani kolegów w pracy, którzy wysyłają maile o drugiej nad ranem?
Chyba dziś każdy ma.
To oczywiście sprawa tego kolegi, do której w nocy ślęczy nad komputerem, ale gdy każdy mail kończy się dopiskiem: "Pilne. Odpowiedz!", to znaczy, że kolega zakłada, że nie śpimy tak jak on. Co gorsza, przestaje nas to dziwić. Zachowania społeczne, które stają się codziennością, także te w sumie aspołeczne, przestają nas oburzać.
Czy granica między życiem służbowym a pracą nie zaciera się właśnie dlatego, że jesteśmy cały czas "pod komórką", "pod mailem" czy "na Facebooku"?
Dla wielu z nas nie ma już rozgraniczenia na "pracę" i "po pracy". Dzisiaj wyjście z biura wcale przecież nie oznacza, że skończyliśmy i mamy wolne. Wystarczy, że w kieszeni zabrzęczy służbowy telefon, a nasz mózg przełączy się na tryb służbowy. Niestety, przez to, że cały czas jest w gotowości do działania, ciężej mu uporządkować pewne informacje.
Czyli pracując non stop, stajemy się coraz gorszymi pracownikami?
W pierwszej kolejności spada kreatywność, szybkość myślenia, potem zaczynamy popełniać bezsensowne błędy. Mamy poczucie, że wszystko dzieje się za szybko i ze wszystkim jesteśmy spóźnieni. W stanie ciągłego napięcia i dostępności 24 godziny na dobę co prawda możemy być fizycznie zmobilizowani i zdeterminowani do pracy, ale będziemy działali poniżej swoich umiejętności, wiedzy oraz możliwości emocjonalnych. W najgorszym wypadku dopadnie nas załamanie nerwowe, wypalenie, a nawet depresja. Niestety, Polacy tak bardzo angażują się w pracę, że odwykli od wypoczynku. A w powiedzeniu "prześpij się z tym" jest dużo prawdy. Odpoczynek pozwala nabrać dystansu, właściwie ocenić problem, znaleźć rozwiązanie.
Może w takim razie warto ogłosić w firmach np. Dzień bez Telefonu czy Dzień bez Maila? Może jakaś zmiana w kodeksie pracy?
Nie wierzę w takie akcje. Jak się nagle zabrania czegoś, z czego wszyscy na co dzień korzystają, to się tylko ludzi drażni. Na wyścigi będą szukali sposobów, żeby obejść zakaz. Lepiej stopniowo, ale trwale zmieniać zasady pracy, np. ustalić z zespołem, że nie oczekuje się odpowiedzi na maile wysłane po godzinach. Można wprowadzić dyżury telefoniczne dla szefów czy klientów. W poniedziałek komórki po pracy nie wyłącza Kasia, we wtorek Basia itd. Na własną rękę możemy przetrenować technikę małych kroków, np. po godz. 20 nie logujemy się na służbową skrzynkę.
- Każdy, kto zbudował imperium albo zmienił świat, siedział pewnego dnia w tym samym miejscu gdzie ty teraz. I mógł dokonać wielkich rzeczy, właśnie dlatego, że tu siedział - taką formułką Ryan (George Clooney) pocieszał zwalnianych pracowników w filmie "W chmurach". Ryan wolał zwalniać twarzą w twarz. Jego młoda koleżanka Natalie (Anna Kendrick) promowała zwalnianie przez Skype'a, co oszczędziłoby firmie miliony na podróże
Oglądała pani film "Wysoko w chmurach" z George'em Clooneyem, w której ludzi zwalnia się przez Skype'a, żeby zaoszczędzić na czasie?
Ja sama używam Skype'a, choć nie do zwalniania ludzi. Mam klienta we Wrocławiu, dojazd z Warszawy to męka - pociąg jedzie na około aż przez Poznań, droga nr 8 rozkopana, ludzie stoją godzinami w korkach w szczerym polu. Sesja przez Skype'a to duża wygoda. Ciężko mi jednak sobie wyobrazić np. pełną terapię bez psychologa i pacjenta w jednym pomieszczeniu. Ale kto wie?! Postęp technologiczny jest tak szybki, że może wkrótce, zamiast wpatrywać się w monitor w trakcie rozmowy wideo, będziemy zakładali okulary, które dadzą złudzenie rzeczywistego kontaktu? To ludzka natura, że dążymy do ułatwień. Zwolnienie kogoś przez Skype'a czy maila może wydawać się łatwiejsze ludziom, którym brakuje odwagi, by znieść czyjś płacz, prośby, tłumaczenia.
Rozumiem, że można stchórzyć przed zwolnieniem twarzą w twarz, ale co jeśli w każdej sytuacji wysyłamy maile do koleżanki z biurka obok? Nie lepiej pójść na kawę?
Problem w tym, że żyjemy pod taką presją, że zaczęliśmy takie wypady na kawę traktować jak stratę czasu. Skoro można napisać maila czy wysłać krótką wiadomość, to po co się spotykać i rozciągać temat? Jeśli potrzebujemy jakiejś informacji, to po co rozmawiać, skoro i tak potem prosimy o przesłanie wszystkiego mailem.
Chyba, że chcemy poplotkować...
Wtedy do spotkania zapewne dojdzie. Mailami i SMS-ami zasłaniamy się często w sytuacjach wstydliwych. Przykładowo: programista nawalił z projektem. Dużo łatwiej mu wysłać maila: "Termin prac został przedłużony o dwa dni, za opóźnienie przepraszam", niż chociażby zadzwonić i się wytłumaczyć. Mail kupuje też czas na odpowiedź. Zanim klient odpowie, czy akceptuje opóźnienie, programista zyskuje czas na ułożenie planu awaryjnego. Może zaproponuje rabat? W kontakcie osobistym czasu na zastanowienie byłoby mniej.
Wady?
Mail, komunikator, telefon sprowadzają komunikację do wymiany informacji. Stajemy przed suchym komunikatem i możemy tylko zgadywać, jaki jest ton tej wypowiedzi. Rozmawiając twarzą w twarz, dostajemy wiadomość z całą otoczką, mimiką, gestykulacją, tonem głosu. Widzimy, czy współrozmówca jest zainteresowany, czy zniecierpliwiony, a może po jego charakterystycznym przewróceniu oczami zorientujemy się, że gadamy głupoty? Na pewno każdy nieraz spotkał się z sytuacją, kiedy źle zinterpretował nastrój osoby, z którą korespondował. Nie zrozumiał żartu albo obraził się za zdawkową formę, która w jego odbiorze była protekcjonalna, chociaż tak naprawdę wynikała z braku czasu piszącego.
Jak temu zaradzić?
Najlepiej kierować się zasadą, że im bardziej skomplikowaną sprawę mamy do przekazania, tym bardziej pożądane jest spotkanie. Firmom zalecałabym ogłoszenie Dnia Budowania Relacji. Można go roboczo nazwać "Dzień trzy razy p", czyli podejdź, poznaj i porozmawiaj. Brak żywego kontaktu i zależność oparta jedynie na zarabianiu pieniędzy i realizowaniu celów nie zbuduje trwałej więzi. Taki pracownik nigdy nie poczuje się częścią zespołu i łatwiej będzie mu go opuścić.
Izabela Kielczyk jest psychologiem biznesu i trenerem wyższej kadry menedżerskiej. Wiceprezes agencji kreacji wizerunku biznesowego Ypsilon Media oraz właścicielka Pracowni Psychoterapii w Warszawie. Współautorka polskiego wydania książki "Grzeczne dziewczynki nie awansują"
