Jak sama nazwa urlopu wskazuje, urlop bezpłatny jest to urlop, podczas którego pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty pracownikowi i opłacania innych świadczeń. W czasie korzystania z urlopu bezpłatnego, pracownikowi nie przysługują świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego, chorobowego czy zasiłku opiekuńczego.
Pracodawca może wysłać pracownika na urlop bezpłatny wyłącznie na wniosek pracownika - nie może tego zrobić z własnej woli, wbrew woli pracownika, niezależnie od sytuacji finansowej jego przedsiębiorstwa. Co więcej, są sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek udzielenia bezpłatnego urlopu, np. bezpłatny urlop dla młodocianego pracownika w czasie ferii, urlop wychowawczy (gdy pracownik spełnia wszystkie wymogi i poprawnie złoży wniosek), na czas odbywania ćwiczeń wojskowych, dla posłów i senatorów, na pełnienie funkcji z wyboru w jednostkach samorządu terytorialnego, etc.
Prawo do urlopu bezpłatnego ma pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Kiedy może starać się o urlop bezpłatny? Żadne przepisy nie regulują kwestii sytuacji, w których pracownik może ubiegać się o taką formę urlopu. Najczęściej wykorzystywany jest w przypadkach, gdy pracownik:
Wniosek o urlop bezpłatny należy złożyć pracodawcy odpowiednio wcześnie. Należy zawrzeć w nim komplet informacji (dane osobowe, stanowisko pracy), prośbę o udzielenie bezpłatnego urlopu, którą dodatkowo można umotywować (jeśli pracownik nie chce tego robić, wystarczy adnotacja "przyczyny osobiste").