Instytucje finansowe i kontrahenci coraz częściej oczekują formalnego potwierdzenia, że firma terminowo reguluje zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Procedura uzyskania zaświadczenia jest jasno określona, ale wymaga pełnej zgodności rozliczeń z ewidencją ZUS. W praktyce oznacza to konieczność dopilnowania zarówno dokumentów, jak i wpłat.
Zaświadczenie o niezaleganiu ZUS. Kto może je otrzymać i jakie składki obejmuje?
O dokument mogą wystąpić wszyscy płatnicy składek, czyli przedsiębiorcy, spółki oraz inne podmioty opłacające składki za siebie lub pracowników. Zaświadczenie obejmuje należności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz wpłaty na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych. Decydujące znaczenie ma brak jakiejkolwiek zaległości dokładnie w dniu wystawienia zaświadczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zadłużenie zostało objęte układem ratalnym i jest spłacane terminowo, ponieważ w takiej sytuacji ZUS może uznać, że płatnik nie zalega ze składkami. Dokument dotyczy każdego podmiotu, który złoży wniosek, a potwierdzenie odzwierciedla wyłącznie stan konta w chwili sporządzenia dokumentu. Późniejsza spłata zaległości nie zmienia treści już wydanej decyzji.
Wniosek RWN o zaświadczenie z ZUS. Jak złożyć i ile się czeka?
Podstawą jest złożenie formularza RWN, czyli oficjalnego wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Wniosek można przekazać pocztą albo elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Działanie jest możliwe osobiście lub przez pełnomocnika. Warunkiem pozytywnego rozpatrzenia jest poprawnie wypełniony wniosek oraz komplet prawidłowych dokumentów rozliczeniowych widocznych w systemie ZUS. W praktyce oznacza to konieczność prawidłowego wypełnienia wniosku, ewentualnego dołączenia pełnomocnictwa oraz wcześniejszego złożenia wszystkich wymaganych deklaracji i opłacenia składek. W sprawach bez wątpliwości dokument może zostać wydany niezwłocznie, natomiast maksymalny termin realizacji to 7 dni od dnia złożenia wniosku. Gotowy dokument można odebrać w placówce w wersji papierowej albo otrzymać elektronicznie jako plik XML opatrzony kwalifikowanym podpisem. Taki plik ma formę ustrukturyzowanego dokumentu elektronicznego, który może być automatycznie odczytany przez systemy banków lub urzędów i ma pełną moc prawną.
Odmowa wydania zaświadczenia o niezaleganiu ZUS. Jakie są najczęstsze przyczyny?
W przypadku stwierdzenia zadłużenia ZUS wydaje decyzję odmowną, od której przysługuje odwołanie do sądu. Najczęstsze przyczyny problemów to niezaksięgowane wpłaty, błędy w deklaracjach lub rozbieżności w rozliczeniach. Popularnym błędem jest również zbyt szybkie złożenie wniosku po wykonaniu przelewu, gdy wpłata nie została jeszcze zaksięgowana. Problemy powoduje także brak korekty dokumentów albo pomyłki w wyliczeniach, co może skutkować wstrzymaniem udziału w przetargu, opóźnieniem wypłaty finansowania lub utratą kontraktu. Nie obowiązuje żaden próg kwotowy, ponieważ nawet minimalna zaległość uniemożliwia uzyskanie dokumentu. Najważniejsze do zapamiętania jest to, że liczy się pełna zgodność rozliczeń z ewidencją ZUS w dniu wydania zaświadczenia.
