Na dłuższą metę takie podejście przyniesie olbrzymie korzyści. Od czego jednak zacząć? Niezależnie od tego, czy dopiero budujesz nową firmę czy chcesz przeprowadzić informatyzację istniejącego już przedsiębiorstwa, wyznaczenie planu prowadzącego do efektywnego wykorzystania technologii nie jest łatwym przedsięwzięciem. Uda Ci się to, jeśli będziesz pamiętał o kilku podstawowych zasadach.
Skup się na celach biznesowych, nie na technologii
Powyższe stwierdzenie może wydawać się oczywiste, ale firmy - zarówno duże, jak i małe - często traktują technologię i rozwiązania związane z Internetem, takie jak serwisy WWW czy Intranety, jako cel sam w sobie, nie zaś jako sposób na osiąganie jasno określonych celów biznesowych. Te cele może określić tylko właściciel, nie zaś informatyk czy też handlowiec w sklepie, który realizuje przecież własne cele biznesowe. Jeśli Twoja strategia informatyzacji ma być efektywna, musi wynikać z nadrzędnej wobec niej strategii biznesowej. Warto więc rozpocząć cały proces od spisania listy najważniejszych celów firmy.
Przykładowo, jeśli prowadzisz sklep, cele te mogłyby wyglądać następująco:
zwiększyć sprzedaż
poprawić poziom obsługi klientów
obniżyć koszty administracyjne
Gdy już stworzysz taką listę, wtedy możesz zacząć konstruktywnie myśleć o tym, w jaki sposób technologia mogłaby pomóc zrealizować wyznaczone cele. Obok każdego z nich, sporządź listę nadających się rozwiązań informatycznych oraz e-biznesowych. Używając dalej sklepu jako przykładu, można rozważyć następujące pomysły:
Zwiększenie sprzedaży:
sklep internetowy, pozwalający klientom z całego kraju lub nawet zza granicy składać zamówienia drogą elektroniczną, realizowane potem w formie przesyłki pocztowej;
kampanie marketingowe realizowane za pomocą poczty elektronicznej;
baza klientów, dzięki której będziesz mógł błyskawicznie sięgnąć po gotowe do wykorzystania szczegółowe dane na temat klientów i historii ich obsługi, wykorzystując je do wyszukiwania możliwości rynkowych.
Poprawa poziomu obsługi klientów:
Wzrost jakości obsługi klienta może wymagać zastosowania innego zestawu rozwiązań:
informacja o usługach udostępniania przez e-mail;
sekcja FAQ (najczęściej zadawanych pytań) na Twojej stronie internetowej;
udostępnienie na stronie internetowej materiałów instruktażowych (np. instrukcja obsługi, przewodniki dla użytkownika itd.);
monitorowanie zamówień on line;
cykliczny biuletyn elektroniczny;
stały kontakt elektroniczny z dostawcami, przyspieszający proces zamawiania i zarządzania zasobami magazynowymi (niektórzy dostawcy umożliwiają dostęp do swoich wewnętrznych baz danych, dzięki czemu możesz sprawdzić poziom zapasów za pośrednictwem zabezpieczonej hasłem strony internetowej);
zintegrowany z bazą danych system telefoniczny, który automatycznie wyświetla dane o kliencie, który do nas dzwoni.
Obniżenie kosztów administracyjnych:
To zadanie wymaga zastosowania jeszcze innych rozwiązań e-biznesowych:
elektroniczne płatności (rachunki od dostawców i wypłaty pensji dla pracowników), fakturowanie i bankwość elektroniczna - wszystkie te rozwiązania moga pozwolić zaoszczędzić pieniądze i czas przeznaczony na prace administracyjne.
Intranet - wewnętrzny serwis WWW działający w firmowej sieci lokalnej, w którym udostępniane są różnego rodzjau formularze wewnętrzne, wzory pism, plany urlopowe, informacje o klientach, dane kontaktowe dostawców itd. Dokumenty te przechowywane są centralnie, zaś dostęp do nich możliwy jest przez Internet.
elektroniczne zaopatrzenie. Proces wyszukiwania nowych dostawców może zostać przyspieszony dzięki Internetowi. W Internecie uzyskujesz dostęp do globalnego rynku, możesz znaleźć większy wybór produktów i skorzystać z elektronicznych rynków i serwisów aukcyjnych, żeby maksymalnie obniżyć ceny zakupów.
komunikacja z urzędem skarbowym, z ZUS-em itd.
oprogramowanie wspierające prowadzenie firmy i zarządzanie (księgowość dział personalny, zasoby magazynowe, bazy danych, sprzedaż);
programy używane przez kontrahentów, dostawców, urzędy:
produkcja materiałów marketingowych we własnym zakresie.
Inwestuj "na wyrost"
Gdy określisz podstawowe cele swojej firmy, możesz spojrzeć nieco szerzej. Stwórz swój idealny scenariusz, który zakładałby, na przykład: ograniczenie pracy "papierkowej" do minimum, jak najniższy poziom zapasów magazynowych, stała płynność finansowa itd. Następnie spróbuj ustalić w jaki sposób informatyka oraz rozwiązania e-biznesu mogą mogą pomóc w osiągnięciu tych celów.
Jest wiele rozwiązań informatycznych i e-biznesowych, z których już teraz korzystają Twoi konkurenci. Niektórzy z nich na przykład mogą wykorzystywać telefony komórkowe jako sposób dotarcia do klientów. Inni z kolei korzystają z rozwiązań pozwalających na pracę grupową, czy to w formie konferencji audiowizualnych, czy równoczesnej pracy kilku osób nad jednym dokumentem udostępnianym na serwerze firmowym czy w Internecie. Ty też bądź otwarty na różnego rodzaju rozwiązania technologiczne, które możesz stosować już dziś. Najpierw jednak oceń potencjalne korzyści i prawdopodobieństwo zwrotu inwestycji. Inwestuj z rozwagą w to, co może być dla Ciebie przydatne nie tylko teraz, ale i w przyszłości.
Wdrażaj nowe rozwiązania krok po kroku - nie rób wszystkie na raz
Po dokonaniu wyboru rozwiązań informatycznych przydatnych w prowadzeniu firmy, należy zrobić selekcję i ustalić hierarchię potrzeb. Zastanów się, co może przynieść Twojej firmie największe korzyści? Które rozwiązania poprawią wydajność firmy? Co może zwiększyć przychody, a co obniżyć koszty? Taka uporządkowana lista będzie podstawą planu wdrożenia. W przypadku firmy dopiero rozpoczynającej działalność, pierwszym krokiem będzie zakup komputerów i oprogramowania i zapewnienie szybkiego i niezawodnego łącza internetowego, a następnie zintegrowanie posiadanego sprzętu w lokalną sieć komputerową. Na tym etapie nie ma sensu inwestować w zaawansowaną i okazałą stronę WWW, jeśli firma jest dopiero na dorobku. Twoja strona WWW nie musi być efektowna, ważne żeby była efektywna. Nie musisz od razu inwestować w najdroższe matryce ciepłokrystaliczne - wystarczy, że kupisz zwykłe monitory, ale z gwarancją i wsparciem serwisowym ze strony producenta lub dystrybutora.
