Jak po mistrzowsku zapanować nad e-mailami. 6 porad
Microsoft odświeża Outlook Fot. Microsoft
Poznaj swojego wroga
Spora część użytkowników korzysta z programu, który otrzymują razem z pakietem biurowym. Wielu użytkowników korzysta tylko z najbardziej oczywistych funkcji aplikacji, gdy tymczasem Outlook jest niezwykle rozbudowany.
Przeczytaj też: "Sonda" tłumaczy jak wysyłać e-mail. Rok... 1984!
Warto zatem "poznać swojego wroga" i sprawdzić jakie funkcje ukryte w Outlooku mogą okazać się dla nas prawdziwym wybawieniem. A jest ich całkiem sporo.
Wysyłanie wiadomości w określonym terminie. Siedzicie nad jakimś zadaniem późnym wieczorem. Chcecie wysłać wiadomość do klienta, szefa czy współpracowników, ale nie chcecie, by otrzymali ją od razu. Nie chcecie przeszkadzać o późnej porze, zdradzać, że pracujecie po nocach. Outlook umożliwia zaprogramowanie godziny wysyłki. E-mail można wysłać o 7.20 rano. Szef ucieszy się, że tak wcześnie bierzemy się do pracy.
Przy okazji warto wspomnieć o zewnętrznym serwisie, który służy do wysyłania wiadomości o określonej porze. Serwis lettermelater.com pozwala odłożyć wysyłanie poczty o dowolną ilość dni czy godzin.
Wyłącz podpowiedź adresu. Wbrew pozorom to jedna z... najgorszych funkcji Outlooka i kilku innych programów pocztowych. Może się bowiem zdarzyć, że ważny, pełen tajnych informacji dokument wyślemy nie tam, gdzie chcieliśmy. Outlook umożliwia wyłączenie automatycznego wypełniania pola odbiorcy. Często wysyłasz wiadomości nie tam, gdzie chciałeś? Może warto skorzystać z tej rady.
Twórz grupy. Jak w Messengerze. Jedna z ciekawszych funkcji Outlooka pozwala na określenie grupy odbiorców np. Klienci, Projekt"A", Wyceny.
Nie ujawniaj adresatów. Pamiętaj też o ochronie danych osobowych i bazy swoich kontaktów. Outlook umożliwia wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców jednocześnie z jednoczesnym ukryciem ich przed innymi.
Udziel dostępu. Wśród olbrzymiej ilości funkcji wbudowanych w Outlooka jest też możliwość udzielenia dostępu do określonych maili. Wystarczy wybrać osobę z listy i wskazać zakres informacji, do których ma mieć dostęp. Jego udzielenie może mieć charakter tymczasowy. Na przykład, kiedy udajemy się na krótki urlop, wyjazd, kiedy przekazujemy obowiązki i chcemy kogoś wprowadzić w określoną tematykę.
Fot. Microsoft
x
Zmień partnera
Czasami dobrym rozwiązaniem jest zmiana. Jeśli czujesz, że twój program pocztowy nie radzi sobie tak jak powinien, może powinieneś go zmienić.
Warto więc wybrać dostawcę usługi pocztowej. Outlook i Gmail to wybory najbardziej oczywiste, tym bardziej, że obsługują serwery zewnętrzne. Dobrą alternatywą jest też InBox by Gmail ? aplikacja nastawiona na wykorzystanie jej w pracy. Przede wszystkim przez szybkie grupowanie i oznaczanie wiadomości.
Całkiem rozsądnym narzędziem jest Thundebird, który pozwala oflagowywać wiadomości. Oprócz ich segregowania w odpowiednich folderach w prosty sposób możemy je oznaczać - np. Kolorem czerwonym wiadomości szczególnie pilne, kolorem szarym nieistotne, zielonym przydatne. Wyrobienie w sobie nawyku oznaczania wiadomości dosłownie kilkoma kolorami znacznie podnosi efektywność. Niestety całkiem dobry program pocztowy nie jest już "oczkiem w głowie" twórcy. Jak już pisaliśmy prezes fundacji Mozilla stwierdziła, że "Czas poświęcony na ulepszenie Thunderbirda nie został dobrze wykorzystany". Organizacja nie będzie już pracować nad swoim programem pocztowym. Projekt najpewniej zostanie przejęty.
Warte uwagi są też inne aplikacje takie jak lekki Mailbird. Jedną z jego zalet jest dostosowanie do dotykowego interfejsu - może być wygodnym narzędziem, dla tych, którzy chcą obsługiwać pocztę na przykład na tablecie.
Odbieranie rozmów na komputerze Fot. Microsoft
Zmień cały ekosystem
Synchronizacja wiadomości to jedna z głównych zalet Windows 10. System zyska jeszcze bardziej po zapowiadanej na lato tego roku ważnej aktualizacji. Dzięki niej synchronizacja pomiędzy komputerem, a dowolnym smartfonem (zarówno tym wyposażonym w Androida jak i Windows Phone czy Windows 10) ma być bardzo prosta i efektywna.
Już dziś Windows 10 pozwala synchronizować z programem pocztowym wbudowanym w system zewnętrzne konta. Wystarczy ustawić odpowiedni system powiadomień, by komputer z Windows 10 stał się wygodnym narzędziem do obsługi poczty.
A może Apple?
Warta rozważenia jest też przesiadka na system Apple. Do wyboru mamy: OS X sprzężony z iOS oraz Windows 10 zsynchronizowany z Windows Phone lub Androidem.
Google ulepsza Gmail Fot. Pexel
Stosuj proste zasady: sortowanie przede wszystkim
Nad programem pocztowym łatwiej zapanować stosując proste zasady. Warto ustalić je według swoich upodobań i często stosować.
Stosuj flagi. oznaczanie wątków jako pilne oznaczaj na czerwono, do zrobienia w do końca dnia na, mało istotne etc.
Uważaj komu udostępniasz adres. To złota zasada porządku w skrzynce pocztowej. Trzeba chronić ją przed spamem, dlatego do rejestracji z zewnętrznych serwisach warto mieć osobny, "bezpieczny" adres.
Fot. FRANCOIS GLORIES/REUTERS/ Robert Kędzierski
Traktuj foldery jak szuflady. Czasami najprostsze metody są najbardziej skuteczne. Tworzenie odpowiednich zasad pozwoli trafić poczcie do odpowiedniego folderu - "szuflady" w naszym wirtualnym biurku. Poczta, która samoczynnie się segreguje? To połowa drogi do sukcesu!
Kiedy już ustalisz wszystkie niezbędne reguły łatwiej będzie ci sprawdzić ile w twojej poczcie spamu, ile wiadomości, które nie powinny do ciebie trafiać (na przykład ktoś z innego działu dopisał cię do listy mailingowej).
Spam Fot.
Podziękuj newsletterom
Robiąc porządek w poczcie warto zastanowić się, czy te wszystkie newslettery, do których tak ochoczo się zapisaliśmy wciąż nam są potrzebne. Wystarczy odrobina determinacji, by używając standardowego przycisku "unsubscribe", który znajduje się u dołu każdej masowo rozsyłanej wiadomości, pozbyć się tony niechcianej poczty.
Bardzo pomocna jest też strona Unroll.me. Współpracuje z Gmailem i ułatwia wypisywanie się z newsletterów. Zamiast kilkunastu-kilkudziesięciu e-maili będziemy otrzymywać jeden zbiorczy, informujący nas o nowościach z wielu źródeł.
Jak zabezpieczyć się przed atakami? fot. Shutterstock/Gmail
Wymieć spam
Najgorszą rzeczą, jaka może się zdarzyć dbającym o pocztę to spam. Szczególnie ten agresywny, zasypujący skrzynkę dziesiątkami informacji dziennie.
Przed spamem chroni odpowiednia "higiena" czyli nieudostępnianie naszego adresu w serwisach zewnętrznych, szczególnie takich, które oferują "legalne inaczej" treści. Pamiętajmy, że nasz adres pocztowy jest dla spamerów i przestępców niezwykle cenny. I to właśnie ten służbowy, z którego MUSIMY korzystać.
Jedno z najdoskonalszych zabezpieczeń antyspamowych zostało wbudowane w Gmail. Polityka Google w tym względzie to "0 tolerancji" - wszystko, co podejrzane ląduje w skrzynce spam. Kiedy do poczty na O2.pl czy WP.pl "przedostaje się" kilkadziesiąt szkodliwych wiadomości dziennie Gmail przepuści jedną czy dwie na tydzień. Różnica jest spora również wtedy, gdy na naszą skrzynkę spam już zaczął przychodzić i to w hurtowych ilościach (dzieje się tak gdy na przykład na komputerze jednego z naszych odbiorców grasuje wirus, którego jednym z głównych celów jest kradzież adresów e-mailowych). Przesiadka na Gmail może zmniejszyć ilość spamu.
Warto też przeskanować swoją skrzynkę programem do wykrywania spamu. Jednym z nich jest eMailTrackerPro 9.0 lub MailWasher Pro 7.2.0.
Fot. Robert Kędzierski/BZWBK
W spamie często znajdują się też szkodliwe wiadomości, takie, które umożliwiają przejęcie kontroli nad naszą maszyną. Wystarczy chwila nieuwagi, by stracić pieniądze zgromadzone na koncie, albo narazić swoją prywatność na szwank.
