ZUS chce być wirtualnym biurem rachunkowym. Ekspert: To niewykonalne i bezsensowne. ZUS się spóźnił [WYWIAD]

ZUS planuje zostać wirtualnym biurem rachunkowym. Doradca podatkowy Marek Kolibski uważa, że plan ten jest nierealny i zupełnie bezsensowny. Kilkanaście lat temu może byłoby to opłacalne, ale ZUS się spóźnił, mówi nasz rozmówca.

ZUS w strategii rozwoju na lata 2021-2023 zawarł plan dogłębnej transformacji. Instytucja chciałaby sama przygotowywać dokumenty do rozliczenia z pracodawcami, co miałoby przyspieszyć proces i wyeliminować liczbę błędów. O sens tego rozwiązania spytaliśmy doradcę podatkowego i radcę prawnego Marka Kolibskiego z Kancelarii Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy.

Kacper Kolibabski: Czy pomysł ZUS, by rozliczać te wszystkie umowy, jest w ogóle realny?

Marek Kolibski, doradca podatkowy: Ktokolwiek ma do czynienia z biznesem i jego obsługą, powie, że pomysł ZUS jest niewykonalny. Aż mi się nie chce wierzyć, że ktoś gdzieś w kręgach rządowych, w kierownictwie ZUS-u ma taki pomysł. Tego po prostu nie da się zrobić. Samo raportowanie tytułów zatrudnienia, o czym też słyszałem, w szczególności tych nietypowych tytułów zatrudnienia, jest jeszcze do zrobienia. Bo to nie oznacza, że ZUS coś z tym zrobi. Najwyżej będzie przetwarzał dane i będzie miał elementy wskazujące gdzie przyjść na kontrolę, do jakiego pracodawcy. Natomiast samo rozliczanie... trudno mi to sobie wyobrazić. Samych płatników podatku dochodowego jest przecież dwadzieścia kilka milionów, a osób, które rozliczają PIT z działalności wykonywanej osobiście, a tam są zlecenia o dzieło i o pracę, jest 17,5 mln. To jest więc rzecz niewykonalna. Można jedynie zrobić to, co robi urząd skarbowy od kilku lat w sprawie rozliczenia PIT-u za pracowników i zleceniobiorców. To praca czysto techniczna - fiskus w tym systemie podatkowym kopiuje dane, które otrzymał od pracodawcy. Na podstawie tych danych generuje deklarację podatkową za płatników. Jest to pomocny system, ale wprowadzony za późno, bo technologia już od dawna pozwala łatwo rozliczyć te PIT-y bez pomocy ZUS.

ZUS może więc chce powtórzyć tę metodę elektronicznego wypełniania deklaracji, ale co to tak naprawdę da? To jest tylko przetwarzanie i kopiowanie danych, które i tak wytwarza pracodawca. Jak pracodawca deklaruje dzisiaj do urzędu skarbowego, ile wypłacił przychodów z wynagrodzenia na pracę i wysyła te informacje, aby potem system komputerowy stworzył projekt deklaracji, który można zatwierdzić, to jest to wykonalne tylko dlatego, że jest dzisiaj dostępna odpowiednia technologia i komputery o dużych mocach obliczeniowych. Jeśli ZUS coś chciałby sam zrobić, to zrobią to komputery. Czy to coś da?

Chciałbym poznać więcej szczegółów. Jedyne co mi przychodzi do głowy to może próba skopiowania rozliczenia PIT-u przez fiskusa na poziom ZUS-u. To jest jedyne, co jest wykonalne. To jednak niewiele zmienia, bo cały wsad jest wprowadzany przez pracodawcę, który wytwarza te dane.

Czy taki system nie odwróci po prostu kolejności działania? Bo to biuro rachunkowe odpowiada za finanse, właściciel się w tym nie orientuje. ZUS więc wykonałby obliczenia, a pracodawca, czyli jego biuro rachunkowe, tylko je sprawdzi. Odwrotnie niż wygląda to dzisiaj.

Jeśli ZUS ma coś zrobić to i tak musi dostać informacje od pracodawcy: całą listę płac, całe zestawienie, wszystkie potrącone składki, wszystkie rozliczone świadczenia z tytułu zwolnień m.in. lekarskich, czy zasiłków. To wszystko musi wyjść od pracodawcy, czym zajmują się księgowe i księgowi na etatach w firmach oraz biura rachunkowe. Tego ZUS nie jest w stanie zrobić. To jest niewykonalne, a mogę się założyć, że innego pomysłu nikt tam nie może mieć. Jeśli mamy firmę, która zatrudnia 50 czy 150 osób to i tak księgowa w tej firmie musi wysłać w jakiejkolwiek formie całe zestawienie, całą listę płac, wszystkie rozliczenie z pracownikami. Jeśli ZUS będzie to przetwarzał na wyższym poziomie i powiedzmy trochę odciąży pracodawcę, to zrobi to tylko minimalnie, szczególnie że dzisiaj mamy świetnie programy księgowe, o których 15-20 lat temu księgowym się nie śniło. O niesamowitych mocach przerobowych i z instrumentami przetwarzania danych o pracownikach, jakich kiedyś nie było.

Czyli jeśli ten ruch technicznie byłby wykonalny, to i tak ma on niewiele sensu?

Mamy firmę, firma podpisuje umowy z pracownikami, wypłaca wynagrodzenia, gdy pracownicy są chorzy wypłaca im różne świadczenia. I to firma wprowadza to do systemu. Może ZUS to ułatwi i powstanie jakiś program z uproszczonym interfejsem? Tyle że jeśli nikt nie wprowadzi z dołu danych wejściowych - a tylko biuro rachunkowe jest w stanie to zrobić (albo sami właściciele w mniejszych firmach) - to system ten nie zadziała. Skąd ZUS ma wiedzieć, że np. 8 października została podpisana umowa o pracę, a jutro ten ktoś otrzyma zaliczkę? Od tej zaliczki są potrącone jakieś składki. Kto o tym wie? Firma. Kto wyśle do ZUS-u informacje? Księgowa. Tylko z tej firmy ta informacje możesz wyjść, mniej lub bardziej przetworzona.

Czy to rozwiązanie może generować jeszcze więcej błędów? Czy nie boi się Pan jako ekspert powierzyć więcej kompetencji ZUS-owi?

Przede wszystkim nie ma potrzeby, żeby to zrobić. Programów księgowych - i to tanich, bo drogie były od dawna, a teraz jest dużo tanich programów księgowych - jest dużo. Tak samo księgowych, którzy nie są drodzy. Mamy też komputery o zupełnie innych mocach przerobowych, mamy zupełnie inny obieg dokumentów w firmach niż kiedyś, wszędzie pracuje się na skanach, czy w ogóle na dokumentach w formie elektronicznej. To wszystko jest robione za późno, dzisiaj to nie ma żadnego sensu.

ZUS chciałby wprowadzić pewną centralizację tych rozliczeń, zamiast rozproszonych biur…

Próbuje sobie wyobrazić jak będzie wyglądała ta zmiana w ZUS-ie. Wiem jak to wygląda, gdy firmy przechodzą na nowoczesny system księgowy, a stać na to coraz więcej firm. Widzę jak to jest trudne w przedsiębiorstwie, które zatrudnia 100 osób, a co dopiero takim, które zatrudnia 500 osób. Obserwuję, ile Ci pracownicy muszą przechodzić szkoleń organizowanych przez dostawców oprogramowania księgowego, ile potem popełniają błędów. Bo to, że jakieś narzędzie księgowe jest dobre, nie znaczy, że ono od razu działa. To tak, jakby niedoświadczonemu kierowcy dać prowadzić automat - na początku wcale nie będzie lepiej, a będzie gorzej. Trzeba się nauczyć jeździć automatem, tak samo jak trzeba nauczyć się obsługi programu księgowe. A ja podaje przykład firmy ledwie 100-osobowej, która wdraża nowe oprogramowanie księgowe, tj. program do obsługi kadr. Jakby to miało wyglądać w ZUS-ie, gdzie miałby zostać wdrożony program, który ma objąć 2,5 mln osób? Niewyobrażalne.

A co z małymi firmami? Czy takim małym kilkuosobowy przedsiębiorstwom taka zmiana byłaby na rękę? Czy koszty prowadzenia biura rachunkowego przeszłyby na ZUS? Czy dla nich to byłby jakiś zysk?

Nadal tego nie widzę, bo firmy jednoosobowe od wielu lat nie sporządzają rocznych deklaracji, ani miesięcznych. Wpłacają co miesiąc ryczałtowaną kwotą do ZUS-u i tyle. Takich osób jest wg moje wiedzy 800 tys. i oni nie potrzebuję księgowości. Jeśli kogoś zatrudniają, to dopiero wtedy muszą złożyć deklarację, ale znów muszę to powtórzyć - dzisiaj jest to bardzo proste. Jeśli pracodawca może pozwolić sobie na pracownika, to i tak korzysta z usług księgowej, bo rozliczenie VAT-u w naszym kraju jest tak trudne, że nie da się zrobić tego samemu. Zresztą nawet przedsiębiorca, który nikogo nie zatrudnia i tak korzysta z biura księgowego, żeby rozliczało mu VAT. A rozliczenie podatku dochodowego również jest na tyle skomplikowane, że przedsiębiorca musi korzystać z usług księgowości. Więc zatrudniając kogoś nowego, dla biura księgowego to żaden problem i prawie żaden koszt - może 100 zł miesięcznie - żeby rozliczyć jeszcze tego pracownika. Jak zrobi się z nich pięciu, to nadal nie są to duże koszty. Nie widzę, kto miałby być beneficjentem nowego systemu ZUS-u

W zasadzie jak teraz rozmawiamy, to tworzenie takich globalnych rozwiązań ma w zasadzie sens tylko jeśli chodzi o permanentną inwigilację online ze strony ZUS na niespotykaną skalę. To byłaby jedyna jego wartość.

Właśnie, czy w takim przypadku można w ogóle mówić o wartości dodanej?

Mowa oczywiście o wartości dodanej dla państwa. Wyobraźmy sobie, że jest system, w którym ZUS ma 2,5 mln płatników rozliczanych aktywnie - do tego superprogramu musiałyby być przez te firmy na bieżąco wprowadzane dane. Oczywiście musieliby to robić księgowe i księgowi, bo prezes ma pilnować biznesu, a nie siedzieć przed komputerem i wklepywać dane. Prawdopodobnie musiałyby to robić na bieżąco, jak najszybciej. Dzięki temu w ZUS-ie można by wszystko obserwować w czasie rzeczywistym - tu kogoś zwolniono, tam kogoś zatrudniono, tu poszedł na zwolnienie. ZUS wiedziałby o wszystkim, co się dzieje w firmach. I może o to właśnie tak naprawdę chodzi. W przypadku umów o dzieło i zlecenia pewnie byłoby wiadomo, że w jakieś firmie zatrudniono pana X na umowę zlecenie bez ZUS-u. Bo taki ogólnopolski program, zapewne chciałby, żeby raportować do systemu również zdarzenia, które nie do końca mają znacznie - tak jak dzisiaj umowy zlecenia będące poza ZUS-em - ale mogą mieć znaczenie w przyszłości. Jeśli komuś dajemy ankietę do wypełnienia w takim system, to zamiast pięciu pytań, można zrobić łatwo dziesięć i dodać tam pytanie o miejsce ostatniego urlopu - tutaj wyolbrzymiam oczywiście - czy szybko dodać konieczność raportowania zatrudnionych na umowę o dzieło osób do 24. roku życia. Od razu ZUS miałby informacji, że w tej grupie wiekowej jest tyle zatrudnionych na umowie o dzieło, woj. mazowieckim tyle, a w łódzkim tyle. To byłoby narzędzie niesamowitej kontroli.

Czyli biura rachunkowe nie zadrżały na informację, że ZUS chce zając się rozliczeniami?

Nie, bo ostatecznie ktoś musi siedzieć i wprowadzać dane do tego systemu i na pewno nie będą to pracownicy ZUS-u. Dzisiaj księgowych mamy około 30 tys., więc w ZUS-ie trzeba byłoby o tyle zwiększyć zatrudnienie. Co za różnica, czy księgowa wprowadza dane we własnym systemie księgowym, bo firma go wykupiła, a następnie jest to przesyłane do ZUS, który od razu to zasysa i ma to w swoim systemie, czy będzie to jeden wielki system, do którego i tak trzeba wprowadzić dane, z tym że dane te będzie obrabiał nowo zatrudniony urzędnik w ZUS-ie?