Sprawozdanie finansowe to nic innego jak oficjalny raport, który pokazuje czarno na białym, w jakiej kondycji jest przedsiębiorstwo. Choć wielu właścicieli firm kojarzy ten obowiązek głównie z dodatkową pracą dla księgowości, warto podejść do niego jak do rzetelnego sprawdzenia stanu biznesu. W ostatnich latach zasady mocno się zmieniły, zapomnieliśmy już o papierowych dokumentach i pieczątkach, a wszystko załatwiamy przez internet w formie e-sprawozdań.
Kto robi sprawozdanie finansowe? Zobacz czy masz obowiązek do jego sporządzania
Jak informuje biznes.gov.pl, zgodnie z polskimi przepisami, sprawozdanie finansowe to zestawienie obrazujące roczną aktywność firmy w ujęciu pieniężnym. Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim jednostek, które prowadzą księgi rachunkowe, czyli tak zwaną pełną księgowość. Dotyczy to zarówno spółek kapitałowych, jak i niektórych organizacji osobowych oraz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jeśli przekroczyły one określone limity przychodów. Co istotne, dla konieczności raportowania kluczowa jest metoda ewidencjonowania kosztów, a nie sama forma prawna biznesu. Wszystkie dane zbiera się i podsumowuje na konkretny dzień, zwany dniem bilansowym, który zazwyczaj wypada 31 grudnia.
Istnieje grupa przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z uciążliwego obowiązku tworzenia pełnego sprawozdania finansowego. Dotyczy to głównie spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, pod warunkiem że ich przychody netto nie przekroczyły równowartości 2,5 mln euro. Takie podmioty muszą jednak pamiętać o ważnej formalności, zamiast pełnego raportu składają w Krajowym Rejestrze Sądowym stosowne oświadczenie o braku takiego wymogu. Na wykonanie tego kroku mają 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a cały proces odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną przez Portal Rejestrów Sądowych.
Czy księgowi przygotowują sprawozdania finansowe? Odpowiedzialność kierownictwa i zarządu
Za przygotowanie rocznego zestawienia odpowiadają osoby zarządzające firmą, określane w ustawie mianem kierowników jednostki. W spółkach z o.o. są to członkowie zarządu, w spółkach jawnych wspólnicy prowadzący sprawy firmy, a w przypadku działalności jednoosobowej sam właściciel. To na ich barkach spoczywa odpowiedzialność za rzetelność danych zawartych w księgach. Sprawozdanie musi zostać sporządzone w języku polskim oraz w rodzimej walucie, a jego struktura obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. W określonych przypadkach do kompletu dokumentacji należy dołączyć sprawozdanie z działalności oraz opinię biegłego rewidenta.
Proces raportowania jest ściśle ograniczony czasowo i wymaga dobrej organizacji pracy. Spółki widniejące w KRS mają 3 miesiące od dnia bilansowego na sporządzenie dokumentu, co w standardowym trybie oznacza datę 31 marca. Kolejnym krokiem jest oficjalne zatwierdzenie sprawozdania przez odpowiedni organ, na przykład walne zgromadzenie wspólników, co musi nastąpić do końca czerwca. Dopiero po uzyskaniu takiej akceptacji dokument staje się podstawą do dalszych zgłoszeń urzędowych. Należy pilnować tych dat, ponieważ ich przekroczenie może uruchomić procedury dyscyplinujące ze strony rejestrów sądowych.
Sprawozdanie finansowe online. Przygotowanie plików i podpisów elektronicznych
Obecnie dokumentacja finansowa funkcjonuje wyłącznie w formie cyfrowej, czyli jako tak zwane e-sprawozdania. Pliki muszą posiadać ustrukturyzowany format XML, który jest zgodny z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów. Raport powinien zostać opatrzony podpisami elektronicznymi zarówno przez kierownika jednostki, jak i osobę prowadzącą księgi, np. głównego księgowego. Do autoryzacji można wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany lub podpis osobisty zawarty w e-dowodzie. W przypadku zarządów wieloosobowych dopuszcza się podpisanie dokumentu przez jednego członka, o ile pozostali złożą pisemne oświadczenia o jego prawidłowości.
Adresat, do którego trafia gotowy plik, zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przesyłają dane do Repozytorium Dokumentów Finansowych w ciągu 15 dni od ich zatwierdzenia. Z kolei podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców oraz osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe kierują swoje dokumenty do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Warto zaznaczyć, że dla większości podmiotów posiadających reprezentanta z numerem PESEL w rejestrze, złożenie papierów w systemie jest operacją bezpłatną. Ustawodawca przewidział bardzo dotkliwe kary za ignorowanie obowiązków sprawozdawczych. Kierownikowi jednostki grozi grzywna (od 10 do nawet 720 stawek dziennych) lub kara ograniczenia wolności. Ponadto sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, nałożyć grzywny na spółkę, a w skrajnych przypadkach, gdy sprawozdań nie złożono za dwa kolejne lata, orzec o rozwiązaniu podmiotu i wykreśleniu go z KRS bez likwidacji.
