Jak czytamy w Kodeksie pracy (art. 171), w przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Jego wysokość zależy od zarobków oraz określonego w umowie wymiaru czasu pracy. Nie ma zatem określonej kwoty ekwiwalentu, który pracownik powinien otrzymać.
Między pracodawcą a pracownikiem może dojść do rozwiązania stosunku pracy m.in. w związku z wypowiedzeniem, porozumieniem stron czy zakończeniem umowy w związku z wyznaczonym w niej terminem. Wówczas pracownik ma prawo do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za urlop, którego nie zdążył wykorzystać. Jeśli jednak nadal jest zatrudniony w danej firmie, a do końca roku nie wykorzystał dni wolnych, wówczas przechodzą one na kolejny rok.
Pracodawca nie musi jednak wypłacić ekwiwalentu za pracę w dwóch przypadkach. Gdy wraz z pracownikiem podejmie decyzję, że zaległy urlop zostanie wykorzystany w czasie kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje o wysłaniu pracownika na urlop w trakcie okresu wypowiedzenia. Tę decyzję może samodzielnie podjąć pracodawca, bez konsultacji z osobą zatrudnioną.
Jeśli jednak pracodawca nie ma podstaw do zastosowania powyższych punktów, jest zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu. Nie ma jednak określonego terminu, w którym środki powinny trafić na konto pracownika. Najczęściej dochodzi do tego ostatniego dnia pracy lub wraz z ostatnim wynagrodzeniem.
Podczas wyliczenia sumy ekwiwalentu pod uwagę są brane warunki zatrudnienia oraz współczynnik ekwiwalentu. Ulega on zmianie co 12 miesięcy. W 2024 roku oblicza się go poprzez odjęcie od wszystkich dni w roku: niedziel, świąt oraz dni ustawowo wolnych od pracy, a następnie uzyskaną sumę należy podzielić przez 12. W tym roku współczynnik wynosi więc 20,92. W przypadku osób zatrudnionych na niepełny etat będzie on odpowiednio pomniejszony. Wyniesie on kolejno:
Jak czytamy w Kodeksie pracy, ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się, dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentu. Następnie wynik (otrzymamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu) należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy, obowiązującej pracownika. Później trzeba pomnożyć otrzymaną liczbę przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.