Praca zdalna nie jest już pojęciem abstrakcyjnym z punktu widzenia przepisów prawa. 7 kwietnia została wprowadzona nowelizacja Kodeksu pracy, ustalająca nowe zasady dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej. Pracodawcy są zobowiązani do udzielenia rodzicom dzieci do 4. roku życia zgody na pracę zdalną, jeśli zajmowane stanowisko to umożliwia. Pracownicy otrzymali też możliwość korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej 24 dni w roku. Zmian jest na tyle dużo, że Ministerstwo Pracy zdecydowało się opublikować szczegółowy poradnik. Resort podkreśla, że jedną z najważniejszych zmian jest fakt, iż praca zdalna doczekała się prawnej definicji. To praca polegająca na wykonywaniu zadań całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.
Praca zdalna z kawiarni albo hotelu? Resort pracy wyjaśnia
Jedną z najważniejszych kwestii jest to, czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca. Resort precyzuje, że zawarta w Kodeksie pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza takiej możliwości - o ile miejsca te będą każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Resort wprost odpowiada też na inne ważne z puntu widzenia pracownika pytanie: czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej? Tu resort wyjaśnia, że miejsce "zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami". "Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę" - czytamy na oficjalnej rządowej stronie.
Praca zdalna dla rodziców małych dzieci. Wielka zmiana od 7 kwietnia
Sporo wątpliwości narosło też wokół tego, czy wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący. Są sytuacje, w których odmówić pracy zdalnej nie może. Zatwierdzone powinny być wnioski: rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad bliskim, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności. Czasami jednak sytuacja jest odwrotna i to pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej bez uzgodnienia z pracownikiem. Katalog sytuacji tego typu jest jednak dość wąski. Możliwe jest to bowiem w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).
Istotną zmianą jest też to, że pracodawcy powinni zmienić regulaminy i zawrzeć porozumienia - czy to grupowe, czy indywidualne - które określają zasady pracy zdalnej. Na jakiej zasadzie to porozumienie można jednak zawrzeć? Porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). Nie w każdym zakładzie funkcjonuje bowiem regulamin i właśnie wtedy zasady pracy zdalnej muszą być ustalone z każdym z pracowników.
Pracodawca może cofnąć zgodę na pracę zdalną. Pracownik też może uznać, że to nie dla niego
Inna wątpliwość polega na prawie do "odwołania" nas z pracy zdalnej. Czy pracodawca może nakazać powrót do biura? I to regulują przepisy. Okazuje się bowiem, że "w przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym momencie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem." Praca zdalna nie jest też na zawsze. W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Praca zdalna i koszty. Ministerstwo wyjaśnia, co musi pracodawca
Rządowa strona precyzuje też, czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną. Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu. W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę pewne zdroworozsądkowe czynniki takie jak na przykład wielkość zużycia prądu przez urządzenie, na którym pracownik pracuje czy ceny elektryczności. Kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości rekompensaty są ustalane w porozumieniu.
Resort wyjaśnia też, czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową. Okazuje się, że obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Nie obejmuje ono zatem kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu. I tu znów jest pewne "ale". Zwrot wszelkich innych kosztów takich jak energia czy internet jest możliwy - jeśli pracodawca dobrowolnie się na niego zgodzi. Z tych samych względów trzeba odpowiedzieć na pytanie o wyposażenie miejsca pracy. Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło? Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej - pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Przekładając to na język praktyczny: pracownik oświadczy, że ma w domu biurko i krzesło. Dodatkowo zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej - jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.
Praca zdalna okazjonalna. Czy pracodawca musi się zgodzić?
Istotnym elementem zmiany jest wprowadzenie specjalnego trybu pracy zdalnej. To tzw. praca zdalna okazjonalna. Przysługuje maksymalnie przez 24 dni w roku. Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika w tym zakresie? I tu resort mówi wprost. Wniosek pracownika, dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej, nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia. A co z ilością dni na "pracy zdalnej"? Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest uzależniony od wymiaru czasu pracy? Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu).
Badanie trzeźwości podczas pracy zdalnej? Resort wyjaśnia
Ostatnią kwestią, o której czytamy na rządowej stronie, jest kwestia kontroli trzeźwości. Resort twierdzi, że nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. "Co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia" - pisze resort. Wyjaśnia jednocześnie, że gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą.
Wejście w życie przepisów skomentowała Marlena Maląg. - To ważny dzień dla rynku pracy w Polsce - dzisiaj wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej. Zmiany w Kodeksie pracy obejmują przede wszystkim wprowadzenie definicji pracy zdalnej, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy. Ustawa w pełni reguluje kwestie związane z pracą zdalną dotychczas określone w tzw. specustawie COVID-owej - oraz takie, których w niej brakowało. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów za energię elektryczną - stwierdza w oficjalnym komunikacie.
